Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om agenda, dossiers, verslaglegging, declaratie, ouderportaal en dashboards tegelijk aan te zetten. Bij een logopediepraktijk is dat onhandig, omdat kinderen en volwassenen door elkaar op de agenda staan en elk hun eigen behandelplan en verwijzing hebben. Worden op dag één vier nieuwe schermen tegelijk geïntroduceerd, dan schiet precies het onderscheid tussen kind en volwassene er als eerste bij in, en dat onderscheid is waar de hele inrichting op steunt.
Daarom richten we eerst de agenda met behandelseries en het cliëntdossier met behandelplansjablonen in, zodat het dagelijkse werk meteen overzichtelijker wordt. Zodra dat staat, sluiten we verwijzingsbewaking, verslaglegging aan school en declaratie aan, want die zijn pas betrouwbaar als de behandelgegevens eronder kloppen. Ouderportaal en kwaliteitsregistratie komen als laatste.
De modulesets voor een logopediepraktijk
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: agenda, dossier en behandelserie
De kern voor elke logopediepraktijk: een agenda die een hele behandelserie in één keer inplant en een dossier dat verwijzing, doelen en voortgang bij elkaar houdt.
Verwijzing, verslaglegging en declaratie
Voor het bewaken van aflopende verwijzingen, het opstellen van verslagen aan school of huisarts, en het declareren van de behandelserie.
Ouderportaal en kwaliteit
Zodra de basis staat, geeft een portaal ouders inzicht in de voortgang en houdt klachtenregistratie de kwaliteitsverantwoording op orde.
Personeel en registratie
Bij meerdere logopedisten met elk hun eigen caseload van kinderen en volwassenen vragen registraties en nascholing om structurele bewaking.
Wat elke module doet voor logopediepraktijken
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een logopediepraktijk betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Het cliëntdossier houdt verwijzing, behandeldoelen en het onderscheid tussen kind en volwassene bij elkaar, zodat een zitting begint met het juiste behandelplan in beeld. |
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Ouders of volwassen cliënten boeken zelf binnen de beschikbare ruimte van de behandelaar, zonder dat de balie elke zitting los inplant tussen andere series door. |
| Terugkerende afspraken | Agenda & Planning | Een volledige behandelserie wordt in één keer met het juiste interval ingepland, in plaats van dat elke volgende zitting apart wordt geboekt. |
| Afspraakherinneringen | Agenda & Planning | Een herinnering richting ouders de dag vóór een zitting van hun kind beperkt het aantal gemiste afspraken die bij een volle caseload lastig zijn in te halen. |
| Formulierenbouwer | Documenten & Workflow | Intakevragenlijsten voor ouders en observatieformulieren voor school worden hiermee gebouwd en landen direct bij het juiste cliëntdossier. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Verwijsbrieven, eerdere verslagen en correspondentie met school of huisarts staan bij het dossier, zodat niets wordt kwijtgeraakt tussen twee behandelseries in. |
| Sjablonenbeheer | Documenten & Workflow | Verslagen aan school of verwijzer worden opgebouwd uit vaste sjablonen per doelgroep, gevuld met de behandeldoelen en voortgang die al zijn vastgelegd. |
| Declaratiebeheer | Financieel & Boekhouding | Elke gedeclareerde zitting wordt afgeboekt van het aantal dat de verwijzing dekt, zodat je op tijd ziet wanneer een nieuwe verwijzing nodig wordt. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Samenwerkingsafspraken met scholen en zorggroepen over verslaglegging en overleg staan hierin vast, met een looptijd in plaats van een mondelinge afspraak van jaren geleden. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Ouders zien de geplande zittingen en algemene voortgang van hun kind, wat een deel van de telefonische navraag bij de balie wegneemt. |
| Klachtenregistratie | Kwaliteit & Certificering | Een klacht van een ouder of volwassen cliënt wordt met datum, aard en afhandeling vastgelegd, zodat de praktijk aantoonbaar aan de Wkkgz-klachtplicht voldoet. |
| Klanttevredenheid (NPS) | CRM & Relatiebeheer | Een korte uitvraag na afronding van een serie laat zien hoe ouders en volwassen cliënten de begeleiding ervaren hebben, nuttig bij het contact met verwijzers. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Diploma's, aantekeningen en de registratiestatus in het Kwaliteitsregister Paramedici staan per logopedist op één plek, direct te raadplegen bij een vraag van een verzekeraar. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Een signaal vóór de herregistratie in het Kwaliteitsregister Paramedici verloopt, zodat nascholing tijdig wordt ingepland in plaats van in de laatste weken. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Toestemmingen van ouders en inzageverzoeken over het dossier van hun kind worden gestructureerd afgehandeld en zijn achteraf te herleiden. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Aantal lopende series, bijna aflopende verwijzingen en achterstallige verslagen staan op één scherm in plaats van verspreid over losse mapjes. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een logopediepraktijk, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een logopediepraktijk, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alles in één keer inrichten?
Nee. De meeste praktijken beginnen met agenda, cliëntdossier en behandelserie. Verslaglegging aan school, het ouderportaal en kwaliteitsregistratie volgen doorgaans in een tweede fase.
Is er een aparte module voor de samenwerking met scholen?
Samenwerking met scholen loopt via sjablonen voor verslagen en documentbeheer, niet via een losse schoolmodule. Zo blijft het verslag onderdeel van hetzelfde dossier in plaats van een aparte administratie ernaast.
Kunnen we later een collega-logopedist toevoegen?
Ja. Een nieuwe behandelaar krijgt een eigen agenda en caseload binnen dezelfde inrichting, met eigen rechten op dossiers van kinderen of volwassenen. Je betaalt alleen de inrichtingsuren voor wat erbij komt.
Wat als een sjabloon niet aansluit op wat een school of huisarts verwacht?
Sjablonen voor verslagen worden bij de implementatie op jouw regio en samenwerkingspartners afgestemd. Wijzigt een format later, dan passen onze consultants het sjabloon aan zonder de rest van de inrichting te raken.