Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om meteen agenda, triage, ketenzorg, declaratie en kwaliteitsrapportage tegelijk aan te zetten. Bij een huisartsenpraktijk werkt dat averechts, omdat de doktersassistentes de groep zijn die dagelijks met patiënten aan de telefoon zit en die de meeste nieuwe schermen te verwerken krijgt. Worden zij op dag één geconfronteerd met uitgebreide rapportagemodules die voor hun werk niet direct nodig zijn, dan komt de triage zelf, waar de patiëntveiligheid van afhangt, in de verdrukking. Daarom bouwen we eerst het fundament dat elke dag wordt gebruikt.
Eerst richten we de agenda met triage-ondersteuning en het patiëntoverzicht in, zodat de telefonische intake en het spreekuur meteen beter lopen. Draait dat een paar weken betrouwbaar, dan volgen ketenzorgplanning en declaratieverwerking, want een controle die niet op tijd wordt gepland of een declaratie die niet klopt, kost je pas maanden later tijd, wanneer herstellen een stuk lastiger is dan vooraf goed inrichten.
De modulesets voor een huisartsenpraktijk
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: praktijkorganisatie en triage
Het fundament van een huisartsenpraktijk: een actueel patiëntoverzicht, een agenda die triage en spreekuur combineert, en documentatie die aan de dossierplicht voldoet.
Ketenzorg en programma's
Voor het bewaken van chronische zorgtrajecten die jaren doorlopen, met controlemomenten die niet mogen verdwijnen tussen de acute vragen van de dag door, ook niet bij drukte.
Declaratie en financieel
Voor het correct en volledig declareren van verrichtingen bij zorgverzekeraars en het bewaken van wat daarvan nog openstaat of is afgewezen en gecorrigeerd moet worden.
Kwaliteit en verantwoording
Voor praktijken die bij een visitatie of accreditatie moeten kunnen aantonen hoe klachten worden afgehandeld en hoe ketenzorg wordt gevolgd, met toegang die per rol is afgeschermd.
Wat elke module doet voor huisartsenpraktijken
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een huisartsenpraktijk betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Elke patiënt krijgt een kaart met contactgegevens, lopende ketenzorgtrajecten en contactmomenten, zodat een assistente in één oogopslag ziet wat er speelt zonder in losse notities of oude telefoonnotities te hoeven zoeken. |
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Patiënten en assistentes plannen consulten in dezelfde agenda als de ketenzorgcontroles, zodat een dubbele afspraak of een gemiste controle vroeg opvalt in plaats van pas als de patiënt er zelf naar vraagt. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Verwijsbrieven, uitslagen en correspondentie rond een patiënt staan op één plek binnen de praktijkorganisatie, met bewaring conform de dossierplicht uit de WGBO en een duidelijke herkomst en datum per stuk, ook jaren later. |
| Afspraakherinneringen | Agenda & Planning | Automatische herinneringen per sms of mail verminderen no-shows bij ketenzorgcontroles, waar een gemiste afspraak een hele kwartaalcyclus kan verstoren en de volgende controle daardoor weer maanden opschuift dan bedoeld. |
| Terugkerende afspraken | Agenda & Planning | Een kwartaalcontrole voor diabetes of COPD wordt automatisch als reeks ingepland, zodat de volgende afspraak niet elke keer handmatig hoeft te worden aangemaakt door een assistente die het er even bij doet. |
| Wachtlijsten | Agenda & Planning | Komt er een plek vrij in het spreekuur door een afzegging, dan wordt die automatisch aangeboden aan een patiënt die al op de wachtlijst voor een eerdere afspraak stond, in plaats van dat de plek leeg blijft. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Patiënten vragen zelf een herhaalrecept aan of verzetten een afspraak, wat de telefonische drukte bij de balie merkbaar vermindert tijdens de spitsuren van de ochtend, wanneer de triagelijn het drukst is. |
| Klanttevredenheid (NPS) | CRM & Relatiebeheer | Korte tevredenheidsuitvragen na een consult geven de praktijk een signaal over de ervaren toegankelijkheid en bejegening, bruikbaar bij het jaarlijkse kwaliteitsoverleg van de praktijk of een visitatie door de zorggroep. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Verrichtingen die niet via de zorgverzekeraar maar rechtstreeks aan de patiënt worden gefactureerd, zoals een reisverklaring of een keuring, lopen via dezelfde nette facturatie als de rest van de praktijk. |
| Betaalstatus-tracking | Facturatie & Betalingen | Realtime zicht op welke declaraties bij de zorgverzekeraar zijn goedgekeurd, afgewezen of nog in behandeling zijn, zodat een afwijzing niet pas bij de kwartaalafsluiting van de praktijk wordt opgemerkt. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Aantal triagegesprekken, openstaande ketenzorgcontroles en declaratiestatus op één scherm, de cijfers die een praktijkmanager wekelijks nodig heeft zonder dat apart te moeten optellen uit losse lijsten. |
| Klachtenregistratie | Kwaliteit & Certificering | Een klacht wordt een dossier met datum, aard en afhandeling, zodat de praktijk bij de jaarlijkse verantwoording over de Wkkgz-klachtregeling op feiten kan terugvallen in plaats van op een vaag geheugen. |
| Gebruikers & rollen | Beheer & Compliance | Rechten tot op functieniveau geregeld, zodat een assistente andere gegevens ziet dan een waarnemend huisarts, in lijn met de eisen die NEN 7510 aan toegang tot patiëntgegevens stelt binnen de praktijk. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Inzage- en correctieverzoeken van patiënten over hun gegevens worden gestructureerd afgehandeld, met een vastgelegd spoor van wie wat heeft opgevraagd en wanneer dat verzoek is afgerond door de praktijk. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een huisartsenpraktijk, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een huisartsenpraktijk, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste praktijken starten met de agenda, triage-ondersteuning en het patiëntoverzicht. Ketenzorgplanning en uitgebreide declaratierapportage komen vaak in een tweede fase.
Wat als ons triageprotocol afwijkt van een standaardaanpak?
Dan richten we de checklist in op het protocol dat jouw praktijk al gebruikt. GrowMate schrijft geen medisch protocol voor, het ondersteunt het protocol dat de praktijk zelf hanteert.
Kunnen we later een ketenzorgmodule toevoegen zonder alles opnieuw in te richten?
Ja. Een nieuwe module sluit aan op de bestaande patiëntenkaarten en agenda. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van die module, niet een nieuwe migratie van je hele patiëntenbestand.
Is er een aparte module voor de declaratie bij meerdere zorgverzekeraars?
Er is geen losse module per verzekeraar. De declaratieverwerking sluit aan op de standaard die binnen de sector wordt gebruikt om verrichtingen bij uiteenlopende zorgverzekeraars aan te bieden.