Software voor opleidingsinstituten

software voor opleidingsinstituten

Waarom standaardsoftware zelden past bij een opleidingsinstituut

Een opleidingsinstituut verkoopt twee heel verschillende dingen tegelijk: losse plekken in een cursusronde met open inschrijving, en een maatwerktraject dat je incompany bij één opdrachtgever verzorgt. Beide leunen op dezelfde schaarse hulpbron, een docent en een lokaal, maar de rekensom erachter is compleet anders. Een open cursus is pas rendabel boven de minimumdeelname, terwijl een incompany-traject vaak al vanaf de eerste deelnemer winst maakt. Staan beide soorten planning in dezelfde spreadsheet, dan ontdek je een week voor de startdatum dat een groep onder het minimum blijft steken en je moet verzetten, afzeggen of met verlies laten doorgaan.

GrowMate is geen vast cursusregistratiesysteem, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: cursusrondes met groepsgrootte en minimumdeelname, een aparte planning voor incompany-trajecten, freelance docenten met eigen tarief en beschikbaarheid, en certificaten die pas worden aangemaakt zodra de presentielijst van elk dagdeel compleet is. Onze consultants richten dat in op jouw cursusaanbod, en dat staat binnen één tot drie weken.

De praktijk

Waar het misgaat bij opleidings- en trainingsinstituten

Zes knelpunten die we bij vrijwel elk opleidingsinstituut terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.

Een cursus die net niet vol raakt

Acht weken voor de startdatum staan er vijf inschrijvingen op een cursusronde met een minimum van acht deelnemers, en het besluit om door te laten gaan, te verzetten of af te zeggen wordt vaak op gevoel genomen. Ken je de vulgraad van eerdere rondes niet, dan verlies je geld aan een docent en een lokaal die al vaststaan, of zeg je een cursus af die er met wat geduld toch was gekomen. Bezetting per ronde naast historische vulgraad laat op tijd zien of bijsturen nodig is.

No-shows die je toch moet doorberekenen

Een deelnemer meldt zich niet af en verschijnt simpelweg niet, terwijl het lokaal, de koffie en de docent al voor hem gereserveerd stonden. Bij open inschrijving reken je meestal het volledige bedrag, maar zonder een vastgelegde annuleringstermijn ontstaat elke keer discussie achteraf. Heldere annuleringsvoorwaarden per cursustype, gekoppeld aan de inschrijving zelf, maken dat gesprek voorspelbaar in plaats van een welles-nietes per mail.

Een docent die op het laatste moment afzegt

Twee dagen voor een cursusronde meldt de ingehuurde docent zich ziek, en dan moet er snel een vervanger komen die hetzelfde programma kan geven en op tijd in het lokaal staat. Zonder overzicht van wie welke module kan doceren en wanneer beschikbaar is, wordt dat elke keer rondbellen langs je netwerk. Een actueel overzicht van docentbeschikbaarheid en specialisme maakt vervanging een kwestie van minuten.

Certificaten zonder bewijs van aanwezigheid

Een certificaat wordt uitgereikt omdat een cursist er 'volgens de planning' bij was, terwijl niemand een presentielijst heeft laten aftekenen. Bij een CRKBO-audit of een vraag van een beroepsorganisatie over toegekende punten sta je dan met lege handen. Als het certificaat pas wordt aangemaakt zodra de presentielijst van alle dagdelen is afgetekend, kan die vraag je niet meer verrassen.

Incompany-trajecten die buiten de offerte lopen

Een opdrachtgever vraagt tijdens een incompany-traject om een extra sessie of een aangepast onderdeel, en dat wordt vaak stilzwijgend gedaan zonder de offerte bij te werken. Aan het einde van het traject blijkt het aantal gewerkte dagdelen niet meer te matchen met wat ooit is afgesproken. Meerwerk direct vastleggen zodra het gevraagd wordt, voorkomt dat een inhoudelijk goed traject financieel toch tegenvalt.

Twee geldstromen door elkaar in de administratie

Een particuliere cursist betaalt vooraf met iDEAL, terwijl een bedrijf voor een incompany-traject een factuur met een betaaltermijn krijgt, en beide routes lopen vaak door elkaar in dezelfde administratie. Zonder onderscheid tussen die twee geldstromen duurt het maanden voordat duidelijk is welke opdrachtgevers structureel laat betalen. Aparte facturatiestromen per klanttype geven direct zicht op wie de afspraak niet nakomt.

Zo werkt het

Van planning tot factuur, in één keten

Zo loopt een cursusronde door GrowMate, van eerste inschrijving tot certificaat:

Inschrijving of offerte vastleggen

Een open inschrijving komt binnen via de cursuskalender, een incompany-traject start met een offerte inclusief aantal dagdelen en groepsgrootte. Beide routes komen samen in hetzelfde overzicht van geplande cursusrondes.

Groep en docent inplannen

Zodra de minimumdeelname in zicht komt, wordt een docent toegewezen op basis van specialisme en beschikbaarheid, en het lokaal of de online sessie vastgelegd. Onder het minimum blijft de ronde als voorlopig gemarkeerd.

Cursusronde uitvoeren met presentielijst

Per dagdeel wordt een digitale presentielijst afgetekend, op locatie via tablet of telefoon. Meerwerk of een aanpassing in het programma wordt direct bij de ronde genoteerd, niet pas achteraf.

Certificaat en evaluatie

Zodra de presentielijst van alle dagdelen compleet is, wordt het certificaat automatisch aangemaakt en verstuurd. Een korte evaluatie na afloop voedt de planning van de volgende ronde.

Factureren per klanttype

Particuliere cursisten worden vooraf via iDEAL afgerekend, bedrijven ontvangen een factuur met betaaltermijn na afronding van het incompany-traject. Beide stromen zijn los van elkaar te volgen op betaalstatus.

Op locatie

Wat je mensen buiten de deur op hun telefoon zien

De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.

Boekhoudpakket
Facturen aan particulieren en bedrijven sluiten aan op het boekhoudpakket, zonder dat een cursusronde twee keer wordt ingevoerd.
Betaalproviders voor open inschrijving
Particuliere cursisten rekenen direct af bij inschrijving via een betaallink, in plaats van dat je losse overschrijvingen moet natrekken.
Agenda-synchronisatie voor docenten
Cursusrondes van freelance docenten verschijnen automatisch in hun eigen agenda, zodat een dubbele boeking bij een andere opdrachtgever zichtbaar wordt.
Klantportaal voor opdrachtgevers
Bedrijven die een incompany-traject afnemen zien voortgang, presentie en certificaten van hun eigen medewerkers, zonder daarvoor te hoeven bellen.

De GrowMate-app, ingericht voor een opleidingsinstituut

Regels & verantwoording

De eisen die specifiek voor jouw branche gelden

Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.

Btw-vrijstelling onderwijs en CRKBO-registratie

Kort beroepsonderwijs komt onder voorwaarden in aanmerking voor vrijstelling van btw, mits het instituut als zodanig geregistreerd staat. Bij een controle moet je per cursusronde kunnen aantonen wie deelnam, wanneer en aan welk programma. Een presentielijst en cursusdossier per ronde, direct gekoppeld aan de inschrijving, houdt die onderbouwing compleet in plaats van verspreid over losse formulieren.

Annuleringsvoorwaarden en no-show-beleid

Wat een deelnemer verschuldigd is bij afmelden vlak voor de start, of bij niet verschijnen, verschilt vaak per cursustype en klantsoort. Zonder eenduidige voorwaarden per inschrijving ontstaat telkens opnieuw discussie over wat redelijk is. Annuleringstermijnen die vastliggen bij het cursustype zelf, maken die afspraak identiek voor elke inschrijving.

AVG bij cursist- en opdrachtgevergegevens

Contactgegevens van cursisten, voortgang, en soms gevoelige informatie zoals dieetwensen of een leerbeperking, moeten afgeschermd worden bewaard en na afloop van een traject niet onbeperkt blijven staan. Rollen en rechten per medewerker, met een bewaartermijn per gegevenstype, voorkomen dat oude cursistdossiers overal inzichtelijk blijven.

Bewaarplicht van certificaten en presentielijsten

Beroepsorganisaties en opdrachtgevers vragen soms jaren later nog om een bewijs van deelname of een kopie van een certificaat. Zonder centrale archivering per cursusronde moet je dat dan uit een oude mailbox of een verhuisde medewerker terughalen. Een archief waarin elk certificaat aan de bijbehorende presentielijst gekoppeld blijft, maakt dat een kwestie van opzoeken.

Modules

Het pakket dat wij een opleidingsinstituut adviseren

Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste opleidings- en trainingsinstituten mee beginnen.

Basis: cursusrondes, groepen en agenda

Dit is de kern van elk opleidingsinstituut. Zonder zicht op groepsgrootte, minimumdeelname en docentplanning blijft elke beslissing over doorgaan of afzeggen giswerk.

Onderwijs & cursussenOnline afsprakenplannerBezettingsplanningWachtlijstenKlantprofiel 360°

Docenten en certificering

Voor het inhuren van freelance docenten en het uitgeven van certificaten die aantoonbaar aan een presentielijst hangen.

LeveranciersbeheerFoto- & handtekeningregistratiePDF-generatieDocumentbeheer (DMS)

Geld: facturatie en marge

Zodat particuliere betalingen en incompany-facturen naast elkaar lopen en meerwerk in een traject niet wegvalt.

VerkoopfactureniDEAL-betaallinksContractbeheerProjectwinstgevendheid

Kwaliteit en vooruitzicht

Voor instituten die willen aantonen dat hun aanbod aantoonbaar kwalitatief is en willen zien welke cursussen structureel goed scoren.

CertificaatbewakingAVG-toolkitKlanttevredenheid (NPS)Realtime dashboards

Alle modules voor opleidings- en trainingsinstituten

Vakjargon

Wij spreken de taal van je sector

Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.

CRKBO-registratie

De registratie in het Centraal Register Kort Beroepsonderwijs, een voorwaarde voor btw-vrijstelling van bepaalde cursussen en trainingen.

Minimumdeelname

Het minimale aantal inschrijvingen waarbij een cursusronde financieel rendabel is en dus doorgaat.

Dagdeel

Een ochtend, middag of avond als vaste tijdseenheid waarin een cursus of incompany-traject wordt ingedeeld en gefactureerd.

Incompany-traject

Een training die op maat voor één opdrachtgever wordt verzorgd, met eigen deelnemers, planning en offerte, in tegenstelling tot open inschrijving.

Presentielijst

De ondertekende lijst van aanwezige deelnemers per dagdeel, vaak de onderbouwing voor een uitgegeven certificaat of toegekende punten.

Veelgestelde vragen

Vragen van opleidings- en trainingsinstituten

Kan GrowMate bewaken of een cursusronde de minimumdeelname haalt?

Ja. Per cursusronde stel je een minimumdeelname in, en de bezetting is zichtbaar naast de historische vulgraad van vergelijkbare rondes. Zo neem je het besluit om door te laten gaan, te verzetten of af te zeggen op cijfers in plaats van op gevoel, ruim voor de startdatum.

Wat kost GrowMate voor een opleidingsinstituut van onze omvang?

De eenmalige implementatie werk je uit tegen een vast tarief van € 90 per uur, ongeacht hoeveel cursisten of docenten je hebt. Een instituut met cursusplanning, docentbeheer en certificaatuitgifte landt doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn voor een opleidingsinstituut een losse keuze.

Kunnen we onze bestaande cursistgegevens en inschrijvingen migreren?

Ja. Cursistgegevens, historische inschrijvingen en lopende incompany-trajecten uit Excel of een ander systeem worden bij de implementatie ingelezen, zodat je niet opnieuw begint met het invoeren van je cursistenbestand.

Hoe zit het met btw-vrijstelling en onze CRKBO-registratie?

GrowMate legt vast welke cursusrondes onder de vrijstelling vallen en bewaart per ronde de presentielijst die als onderbouwing dient. De uiteindelijke fiscale beoordeling blijft aan je eigen administratie of accountant, GrowMate levert de vastlegging die daarbij nodig is.

Werkt dit voor zowel open inschrijving als incompany-trajecten?

Ja, dat zijn twee aparte routes in dezelfde planning. Open inschrijving loopt via de cursuskalender met minimumdeelname, een incompany-traject start met een offerte per opdrachtgever. Beide komen samen in hetzelfde overzicht van docenten en lokalen.

Kunnen freelance docenten hun eigen beschikbaarheid bijhouden?

Ja. Elke docent heeft een eigen profiel met specialisme, tarief per dagdeel en beschikbaarheid. Bij uitval door ziekte zie je direct wie hetzelfde programma kan overnemen, in plaats van dat je zelf langs je netwerk gaat bellen.

Hoe voorkomen we discussie over no-shows en late annuleringen?

Annuleringsvoorwaarden en de termijn waarbinnen kosteloos afmelden kan, liggen per cursustype vast bij de inschrijving zelf. Meldt een cursist zich te laat af, dan past het systeem automatisch toe wat vooraf is afgesproken, in plaats van dat je dat per geval opnieuw bepaalt.

Aanverwante sectoren

Werk je ook in deze branches?

Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een opleidingsinstituut.

Coaches en consultants Muziek- en kunstscholen Rijscholen Recruitment- en searchbureaus

Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren