Software voor webdesignbureaus

software voor webdesignbureaus

Waarom standaardsoftware zelden past bij een digital agency

Een webdesignbureau bouwt een site of applicatie in sprints, met een backlog die aan het begin is vastgesteld en een team dat er in blokken van twee weken doorheen werkt. In de praktijk blijft die backlog zelden ongewijzigd: de klant ziet tijdens een sprintreview iets dat toch anders moet, en dat wordt vaak stilzwijgend meegenomen zonder de offerte bij te werken. Na oplevering verandert het businessmodel bovendien van projectwerk naar een abonnement: hosting, updates en kleine aanpassingen leveren maandelijkse omzet op, mits iemand die na de laatste projectfactuur ook daadwerkelijk blijft factureren.

GrowMate is geen los ticketsysteem, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: sprints met een vaste scope, meerwerk dat je vastlegt zodra het ontstaat, en hosting- en onderhoudsabonnementen die na oplevering vanzelf blijven doorlopen in de facturatie. Onze consultants richten dat in op jouw manier van werken, van projectfase tot beheerfase, en dat staat binnen één tot drie weken.

De praktijk

Waar het misgaat bij webdesign- en digital agencies

Zes knelpunten die we bij vrijwel elk digital agency terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.

Een sprint waar tijdens de rit iets bij komt

Tijdens een sprintreview vraagt de klant om een extra formulier of een ander onderdeel in het menu, en de developer bouwt dat vaak gewoon mee omdat het ogenschijnlijk klein is. Na een paar sprints blijkt de opgetelde extra tijd behoorlijk op te lopen, zonder dat er ooit een aparte regel voor is gefactureerd. Een vastgelegde sprintscope, met wijzigingen die apart worden vastgelegd, laat zien wat er is bijgekomen ten opzichte van de oorspronkelijke backlog.

Meerwerk dat buiten de offerte wordt uitgevoerd

Een derde ontwerpronde, een koppeling die niet in de offerte stond, of een integratie die achteraf toch nodig blijkt: het wordt gebouwd omdat de deadline dichterbij komt dan de discussie over meerprijs. Meerwerk direct registreren en laten goedkeuren voordat het wordt opgepakt, voorkomt dat een project inhoudelijk goed afloopt maar financieel toch verlies draait.

Hosting die na oplevering niet meer gefactureerd wordt

Zodra een site live staat, verschuift de aandacht van het team naar het volgende project, en het hostingabonnement van de vorige klant wordt soms maandenlang niet meer gefactureerd. Terugkerende hosting- en onderhoudsfacturen die automatisch doorlopen na oplevering, in plaats van los bijgehouden te worden, voorkomen dat je die vaste omzet stilletjes laat liggen.

Onduidelijke grens tussen bugfix en nieuwe feature

Een klant meldt iets dat 'niet werkt', maar of dat een bug is die onder het onderhoudscontract valt of een nieuwe wens die apart gefactureerd moet worden, is niet altijd meteen duidelijk. Storingsmeldingen die je registreert met oorzaak en afhandeling, gekoppeld aan het onderhoudscontract, maken die grens navolgbaar in plaats van telkens opnieuw ter discussie.

Meerdere sprints tegelijk voor meerdere klanten

Een developer werkt in dezelfde week aan een sprint voor klant A en een spoedklus voor klant B, en zonder overzicht van wie waarmee bezig is, wordt een sprintdeadline soms gehaald ten koste van de andere klant. Capaciteit per sprint en per klant naast elkaar zien, voorkomt dat een deadline pas op de dag zelf een verrassing blijkt.

Toegang en wachtwoorden die met de developer vertrekken

Hostingaccounts, domeinregistraties en API-sleutels van een klantproject staan soms alleen in het hoofd of de wachtwoordkluis van één developer. Vertrekt die persoon, dan duurt het uitzoeken van simpele toegang tot een klantomgeving onnodig lang. Eén centraal overzicht van wie welke sleutel en toegang tot welk klantproject heeft, voorkomt dat zoekwerk.

Zo werkt het

Van planning tot factuur, in één keten

Zo loopt een project door GrowMate, van eerste sprint tot doorlopend onderhoud:

Project en backlog vastleggen

De scope van het project wordt in een backlog gezet en verdeeld over sprints van twee weken, met de offerteprijs als uitgangspunt voor wat daarin past.

Sprint uitvoeren op het bord

Taken bewegen door het sprintbord van backlog naar klaar, en uren worden geschreven op de sprint en de taak waar ze bij horen, zichtbaar voor het hele team.

Meerwerk vastleggen tijdens de sprint

Vraagt de klant iets buiten de afgesproken scope, dan wordt dat als meerwerk genoteerd en akkoord gevraagd voordat het de volgende sprint in gaat.

Opleveren en overdragen

Bij oplevering worden toegang, hostinggegevens en documentatie centraal vastgelegd, zodat een collega het project ook maanden later zonder gedoe kan overnemen.

Hosting en onderhoud factureren

Na oplevering start automatisch de terugkerende facturatie voor hosting en onderhoud, los van de laatste projectfactuur, zodat die omzet niet wordt vergeten.

Op locatie

Wat je mensen buiten de deur op hun telefoon zien

De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.

Hosting- en serverbeheer
Hostingpakketten per klantproject worden gekoppeld aan het onderhoudscontract, zodat een vervallen abonnement niet per ongeluk een site offline laat gaan.
Boekhoudpakket
Projectfacturen en terugkerende hosting- en onderhoudsfacturen sluiten gescheiden aan op je boekhoudpakket.
CMS- en websiteplatform
Gegevens over welk platform, welke plugins en welke versie een klantsite gebruikt, staan bij het projectdossier in plaats van in het hoofd van één developer.
Ticketsysteem voor supportverzoeken
Storingsmeldingen van klanten komen gestructureerd binnen en worden gekoppeld aan het juiste onderhoudscontract en de juiste reactietermijn.

De GrowMate-app, ingericht voor een digital agency

Regels & verantwoording

De eisen die specifiek voor jouw branche gelden

Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.

AVG en verwerkersovereenkomsten

Een website die je bouwt verwerkt vaak persoonsgegevens van bezoekers, via contactformulieren, cookies of een klantenaccount, en dat maakt een verwerkersovereenkomst met je opdrachtgever nodig. Vastleggen welke persoonsgegevens een opgeleverde site verwerkt en waar die worden opgeslagen, maakt dat gesprek met een klant concreet in plaats van een vinkje op de opleverlijst.

Auteursrecht en eigendom van broncode en ontwerp

Na oplevering is niet altijd duidelijk of de broncode, het ontwerp en de gebruikte componenten eigendom worden van de klant of bij het bureau blijven, zeker bij hergebruikte modules uit eerdere projecten. Contractvoorwaarden die dat per project vastleggen, voorkomen een discussie zodra een klant met de code naar een andere partij wil.

Algemene voorwaarden voor IT-dienstverlening

Veel bureaus werken met een standaard zoals de Nederland ICT Voorwaarden voor afspraken over aansprakelijkheid, levertijden en acceptatie van opgeleverd werk. Een offerte en opleverdocument die daarnaar verwijzen, geven bij een geschil een duidelijk toetsingskader in plaats van een discussie over wat redelijk is.

Onderhoudsovereenkomsten en reactietermijnen

Een onderhoudsabonnement belooft vaak impliciet dat een storing snel wordt opgepakt, zonder dat een reactietermijn ergens is vastgelegd. Een concrete afspraak per contract over wanneer een melding wordt opgepakt, voorkomt dat een klant een responstijd verwacht die nergens zwart op wit staat.

Modules

Het pakket dat wij een digital agency adviseren

Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste webdesign- en digital agencies mee beginnen.

Basis: sprints, scope en uren

Dit is de kern van elk webdesignbureau. Zonder een vastgelegde sprintscope en uren per taak blijft meerwerk onzichtbaar tot de eindfactuur.

Agile sprintsKanban-bordenUren op projectenContractbeheerKlantprofiel 360°

Meerwerk en oplevering

Voor het vastleggen van wat buiten scope valt en het overdragen van toegang en documentatie bij een opgeleverd project.

MeerwerkregistratieDocumentbeheer (DMS)API-sleutelbeheerProjectbudgetten

Geld: projecten en abonnementen

Zodat een project wordt afgerekend als project, en hosting en onderhoud daarna als vaste, terugkerende omzet blijven lopen.

VerkoopfacturenTerugkerende facturenAbonnementsfacturatieProjectwinstgevendheid

Onderhoud en support

Voor bureaus die naast bouwen ook het beheer van opgeleverde sites en applicaties verzorgen.

ServicecontractenStoringsregistratieService-SLA-bewakingAVG-toolkit

Alle modules voor webdesign- en digital agencies

Vakjargon

Wij spreken de taal van je sector

Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.

Sprint

Een vast tijdsblok, meestal twee weken, waarin een afgebakend deel van de backlog wordt gebouwd en opgeleverd.

Backlog

De lijst van taken en features die nog gebouwd moeten worden, geprioriteerd en verdeeld over opeenvolgende sprints.

Scope creep

Het geleidelijk uitbreiden van een project met extra wensen die niet in de oorspronkelijke offerte stonden, zonder dat daar apart voor wordt gefactureerd.

Onderhoudsabonnement

Een terugkerende overeenkomst na oplevering voor updates, kleine aanpassingen en het oplossen van storingen aan een website of applicatie.

Acceptatie

Het moment waarop een klant een opgeleverde sprint of het volledige project formeel goedkeurt, vaak het startpunt van de facturatie.

Veelgestelde vragen

Vragen van webdesign- en digital agencies

Kan GrowMate meerwerk buiten een sprintscope apart bijhouden?

Ja. Elke sprint heeft een vastgelegde scope, en een wens die daarbuiten valt wordt als meerwerk geregistreerd en moet worden goedgekeurd voordat een developer eraan begint. Zo zie je aan het einde van een project precies wat oorspronkelijk was afgesproken en wat erbij is gekomen.

Wat kost GrowMate voor een webdesignbureau van onze omvang?

De eenmalige implementatie reken je tegen € 90 per uur, ongeacht het aantal lopende projecten. Een bureau met sprintplanning, meerwerkregistratie en hosting- en onderhoudsfacturatie landt meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting van GrowMate zelf blijven een losse keuze.

Kunnen we onze bestaande klantprojecten en abonnementen migreren?

Ja. Lopende projecten, contracten en actieve hosting- of onderhoudsabonnementen uit je huidige systeem worden bij de implementatie overgezet, zodat je niet voor elke bestaande klant opnieuw begint.

Hoe voorkomen we dat hosting na oplevering vergeten wordt te factureren?

Zodra een project wordt opgeleverd, start het bijbehorende hosting- of onderhoudsabonnement automatisch als terugkerende factuur. Die loopt los van het projectdossier door, zodat niemand er apart aan hoeft te denken na afronding van de laatste sprint.

Hoe onderscheiden we een bugfix van een nieuwe feature?

Een storingsmelding wordt vastgelegd met omschrijving en oorzaak, en getoetst aan wat het onderhoudscontract dekt. Valt iets daarbuiten, dan wordt het als los project of meerwerk behandeld in plaats van gratis binnen het bestaande contract opgelost.

Kunnen we zien welke developer aan welke klant het meest tijd besteedt?

Ja. Uren per developer, per klant en per sprint zijn inzichtelijk, zodat je ziet of de capaciteit over projecten heen in balans is voordat een deadline in het gedrang komt.

Hoe zorgen we dat toegang tot een klantproject niet bij één persoon blijft hangen?

Toegangsgegevens, hostingaccounts en API-sleutels per klantproject worden centraal vastgelegd en toegewezen, zodat een collega een project ook kan overnemen als degene die het oorspronkelijk bouwde niet meer beschikbaar is.

Aanverwante sectoren

Werk je ook in deze branches?

Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een digital agency.

Marketing- en reclamebureaus IT-dienstverleners en MSP's Coaches en consultants Fotografen en videoproducenten Recruitment- en searchbureaus Evenementenbureaus

Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren