Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om sprintplanning, meerwerk, facturatie, onderhoud en support in één keer aan te zetten. Bij een webdesignbureau werkt dat averechts, omdat developers midden in een lopend project weinig geduld hebben voor vijf nieuwe schermen naast hun sprintbord. Zet je alles tegelijk aan terwijl er projecten in uitvoering zijn, dan noteert het team meerwerk straks weer los in een chatbericht, en verlies je precies het overzicht dat je probeerde te krijgen.
Daarom richten we eerst in wat elke sprint nodig heeft: het sprintbord, urenregistratie per taak en meerwerkregistratie. Draait dat een aantal projecten stabiel, dan sluiten we hosting- en onderhoudsfacturatie en de supportmodules aan, want die zijn pas nuttig als de projectkant al op orde is.
De modulesets voor een digital agency
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: sprints, scope en uren
Dit is de kern van elk webdesignbureau. Zonder een vastgelegde sprintscope en uren per taak blijft meerwerk onzichtbaar tot de eindfactuur.
Meerwerk en oplevering
Voor het vastleggen van wat buiten scope valt en het overdragen van toegang en documentatie bij een opgeleverd project.
Geld: projecten en abonnementen
Zodat een project wordt afgerekend als project, en hosting en onderhoud daarna als vaste, terugkerende omzet blijven lopen.
Onderhoud en support
Voor bureaus die naast bouwen ook het beheer van opgeleverde sites en applicaties verzorgen.
Wat elke module doet voor webdesign- en digital agencies
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een digital agency betekent |
|---|---|---|
| Agile sprints | Projecten & Uren | Werk wordt in sprints van vaste lengte gepland met storypoints, zodat de scope van elke sprint vooraf helder is in plaats van gaandeweg te groeien. |
| Kanban-borden | Projecten & Uren | Taken bewegen zichtbaar van backlog naar klaar, zodat iedereen in het team ziet wat er in de huidige sprint speelt zonder een apart statusoverleg. |
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Uren worden geschreven op de sprint en de taak, zodat je aan het einde van een project kunt zien welk onderdeel meer tijd kostte dan begroot. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | De offerte met scope, sprints en prijs blijft leidend gedurende het project, zodat een uitbreiding zichtbaar wordt als meerwerk in plaats van stilzwijgend meegebouwd. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Projecten, contracten en contactgeschiedenis van een klant staan bij elkaar, ook als een klant eerst een project en later een onderhoudsabonnement afneemt. |
| Meerwerkregistratie | Projecten & Uren | Een wens die buiten de sprintscope valt, wordt vastgelegd en akkoord gevraagd voordat een developer eraan begint te bouwen. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Opleverdocumentatie, toegangsgegevens en technische keuzes per project staan centraal, terug te vinden ook als de oorspronkelijke developer niet meer bij het bureau werkt. |
| API-sleutelbeheer | Beheer & Compliance | Sleutels voor hosting, betaalproviders en externe koppelingen per klantproject worden centraal uitgegeven en ingetrokken, in plaats van los bewaard door één developer. |
| Projectbudgetten | Projecten & Uren | Elk project heeft een eigen urenbudget dat wordt bewaakt naast het aantal sprints, met een signaal zodra een sprint boven de begroting dreigt te komen. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Het projectbedrag wordt gefactureerd volgens de afgesproken momenten, inclusief het meerwerk dat tijdens de sprints is goedgekeurd. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Hosting- en onderhoudsabonnementen worden na oplevering automatisch periodiek gefactureerd, zonder dat iemand dat handmatig hoeft te starten. |
| Abonnementsfacturatie | Facturatie & Betalingen | Upgrades van een onderhoudsabonnement, bijvoorbeeld naar een uitgebreider pakket met meer reactietijd, worden pro rata verrekend zonder handmatig rekenwerk. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Per project zie je gewerkte uren tegen de offerteprijs, zodat je weet welk type project bij een volgende klant beter geoffreerd moet worden. |
| Servicecontracten | Service & Buitendienst | Onderhoudsafspraken per klant, met dekking en reactietijd, staan vast zodat een supportvraag meteen tegen de juiste voorwaarden wordt afgehandeld. |
| Storingsregistratie | Service & Buitendienst | Een melding dat iets 'niet werkt' wordt vastgelegd met oorzaak en afhandeling, zodat duidelijk wordt of het een bug of een nieuwe wens betreft. |
| Service-SLA-bewaking | Service & Buitendienst | Reactietermijnen uit het onderhoudscontract worden bewaakt met een escalatie voordat een melding te lang blijft liggen. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een digital agency, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een digital agency, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste bureaus beginnen met sprintplanning, urenregistratie en meerwerk. Hosting- en onderhoudsfacturatie en supportmodules sluiten vaak aan zodra de eerste projecten in de beheerfase komen.
Kunnen we onderhoud en support later toevoegen als we daar nu nog niet mee werken?
Ja. Servicecontracten en storingsregistratie sluiten aan op bestaande klanten en projecten, zonder dat je sprintplanning en facturatie opnieuw hoeft in te richten.
Wat als we naast websites ook apps of maatwerksoftware bouwen?
Dezelfde sprintstructuur werkt voor die projecten, met eigen backlogs per type product. Onze consultants kijken samen met je of één gedeelde inrichting volstaat of dat een aparte projectlijn logischer is.
Is er iets extra's nodig voor bureaus die ook reclame of campagnes maken?
Campagnewerk met retainers en mediabudget vraagt een andere inrichting dan projectwerk in sprints. Onze consultants adviseren dan of een combinatie van modules past of dat een apart onderdeel beter is.