Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om urenbriefjes, fasebewaking, inlenersbeloning, facturatie en margeanalyse in één keer aan te zetten. Bij een uitzendbureau werkt dat averechts, omdat honderden uitzendkrachten en tientallen opdrachtgevers wekelijks met het systeem te maken krijgen. Moet een opdrachtgever meteen door drie nieuwe schermen heen om een urenbriefje goed te keuren, dan valt hij terug op de mail en mis je precies de gegevens waar de rest van het systeem op leunt.
Daarom richten we eerst urenbriefjes, roosterplanning en personeelsdossiers in, zodat het wekelijkse proces meteen soepeler loopt. Zodra dat een paar weken betrouwbaar staat, sluiten we fasebewaking, inlenersbeloning en facturatie met G-rekening aan, want die zijn pas kloppend als de urenregistratie eronder klopt. Margeanalyse en het opdrachtgeversportaal komen als laatste stap.
De modulesets voor een uitzendbureau
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: plaatsingen en uren
Dit is de kern van elk uitzendbureau. Zonder digitale urenbriefjes en een actueel overzicht van plaatsingen blijft de rest van de administratie achter de feiten aanlopen.
Fase en beloning bewaken
Voor het onderdeel dat een uitzendbureau juridisch kwetsbaar maakt als het misgaat: de juiste fase, de juiste inlenersbeloning en geldige documenten.
Geld: facturatie en marge
Zodra de basis staat, laat dit zien of een plaatsing en een opdrachtgever daadwerkelijk rendabel zijn, inclusief de verplichte G-rekeningstorting.
Opdrachtgevers en overzicht
Voor grip op meerdere opdrachtgevers tegelijk en het aantoonbaar op orde hebben van privacy en dossiers.
Wat elke module doet voor uitzendbureaus
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een uitzendbureau betekent |
|---|---|---|
| Uitzendbureaus | Branchemodules | De branchemodule zelf: plaatsingen, fase-indeling en marge per opdrachtgever als basis waar de rest van de inrichting op aansluit. |
| Urenregistratie | HR & Personeel | Uitzendkrachten registreren hun uren via de app, en de opdrachtgever keurt het urenbriefje digitaal goed, zonder papieren briefje vlak voor de loonrun. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | Beschikbaarheid van uitzendkrachten over meerdere opdrachtgevers en diensten in beeld, zodat plaatsingen niet dubbel worden ingepland. |
| Werving & selectie (ATS) | HR & Personeel | Nieuwe uitzendkrachten en hun beschikbaarheid komen op één plek terecht, direct te matchen met openstaande aanvragen van opdrachtgevers. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Identiteitsbewijzen, werkvergunningen en contracten staan met verloopdatums op één plek, direct raadpleegbaar bij een controle op werkrecht. |
| Contractsignalen | HR & Personeel | Waarschuwt ruim voordat een uitzendkracht van fase wisselt, zodat het juiste vervolgcontract op tijd klaarstaat in plaats van achteraf gecorrigeerd te worden. |
| Salariskoppeling | HR & Personeel | Goedgekeurde uren met de juiste inlenersbeloning gaan als periodebestand naar het salarispakket, zonder handmatig overtypen per opdrachtgever. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Signaleert vóór een identiteitsbewijs, verblijfsdocument of werkvergunning verloopt, zodat niemand zonder geldig werkrecht wordt ingepland. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Legt per opdrachtgever de van toepassing zijnde cao, het inleentarief en de inlenersbeloning vast, zodat die afspraak niet in een los mailtje blijft hangen. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Elke plaatsing wordt een kostendrager, zodat werkelijke loonkosten tegen het inleentarief worden gezet en de marge per plaatsing zichtbaar wordt. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Goedgekeurde uren per opdrachtgever gaan automatisch de factuur in, met het inleentarief en de juiste toeslagen al verwerkt. |
| E-facturatie (UBL) | Facturatie & Betalingen | Grote opdrachtgevers eisen facturen in een vast digitaal formaat, zodat je die niet handmatig in een apart portaal hoeft in te voeren. |
| Marge-analyse | Business Intelligence | Zet werkelijke loonkosten af tegen het inleentarief per plaatsing, zodat een verlieslatende opdracht al na een paar weken zichtbaar wordt. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Opdrachtgevers keuren urenbriefjes van hun ingeleende uitzendkrachten zelf goed en zien welke plaatsingen actief zijn, zonder telefoontje naar de planning. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met openstaande urenbriefjes, aankomende fase-overgangen en marge per opdrachtgever, zonder dat iemand dat handmatig verzamelt. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Handelt inzage- en verwijderverzoeken van uitzendkrachten over hun personeelsdossier gestructureerd af, met een logboek van wanneer dat is gebeurd. |
| Audit-log | Beheer & Compliance | Legt vast wie een fase-overgang, beloningsafspraak of urenbriefje heeft aangepast, relevant bij een controle op de juiste toepassing van de cao. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een uitzendbureau, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een uitzendbureau, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste uitzendbureaus starten met urenbriefjes, roosterplanning en personeelsdossiers. Fasebewaking, marge-analyse en het opdrachtgeversportaal volgen doorgaans in een tweede fase.
Kunnen we volgend jaar uitbreiden zonder de inrichting om te gooien?
Ja, een uitzendbureau kan gefaseerd uitbreiden zonder opnieuw te beginnen. Een nieuwe module sluit aan op de bestaande uitzendkrachten en opdrachtgevers, en je betaalt alleen de inrichtingsuren van die uitbreiding.
Is er verschil tussen de ABU- en de NBBU-fasensystematiek in het systeem?
Ja, bij de implementatie leggen we vast welke cao je toepast, en de fase-indeling en signalering worden daarop afgestemd. Werk je met beide cao's naast elkaar, dan houdt het systeem dat per uitzendkracht apart bij.
Wat als een opdrachtgever een afwijkende beloningsafspraak wil?
Dan leggen onze consultants die afwijking per opdrachtgever vast in de inrichting, zodat urenbriefjes van die opdrachtgever automatisch de juiste, afwijkende regels toepassen.