Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om de kandidatenpijplijn, opdrachtgeversbeheer, fee-afspraken, garantiebewaking en dashboards in één keer aan te zetten. Bij een recruitmentbureau werkt dat averechts, omdat het onderscheidende werk van een recruiter in het gesprek met kandidaten en opdrachtgevers zit, niet in het invullen van schermen. Moet een recruiter op dag één door vijf nieuwe onderdelen heen, dan wint de vertrouwde mix van mail en telefoonnotities en komt de data nooit op orde.
Daarom richten we eerst de kandidatenpijplijn, het opdrachtgeversdossier en documentbeheer voor cv's in, zodat het dagelijkse werven meteen overzichtelijker wordt. Zodra dat een paar weken staat, sluiten we contractbeheer, fee-afspraken en garantiebewaking aan, want die zijn pas nuttig als er al plaatsingen in het systeem staan. Dashboards en klanttevredenheid komen als laatste stap.
De modulesets voor een recruitmentbureau
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: vacatures, kandidaten en matching
Dit is de kern van elk recruitmentbureau. Zonder een gedeelde kandidatenpijplijn en opdrachtgeversdossier blijft elke vacature een los excelbestand.
Overeenkomsten, fee en garantie
Voor de afspraken die het verdienmodel van een recruitmentbureau bepalen: het feepercentage per opdrachtgever en de garantietermijn na plaatsing.
Sturing en resultaat
Zodra de basis staat, laten dashboards zien welke vacatures goed lopen en welke vastzitten, en meet je hoe kandidaten en opdrachtgevers het proces ervaren.
Privacy en communicatie
Bij een groeiend kandidatenbestand vragen bewaartermijnen, toegangsrechten en correspondentie om structurele bewaking in plaats van losse actie.
Wat elke module doet voor recruitment- en searchbureaus
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een recruitmentbureau betekent |
|---|---|---|
| Werving & selectie (ATS) | HR & Personeel | De kern van het systeem: vacatures, kandidaten en de fase waarin elke sollicitant zich bevindt, van eerste reactie tot aanbod, allemaal op één plek. |
| Pipelinebeheer | CRM & Relatiebeheer | Geeft per vacature een visueel overzicht van kandidaten per fase, zodat in één oogopslag duidelijk is waar een proces vastloopt en waar juist snelheid zit. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Bundelt per opdrachtgever de openstaande vacatures, gemaakte afspraken over fee en garantie, en de contactpersonen, zodat elke recruiter met dezelfde informatie werkt. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Cv's, referentiechecks en bemiddelingsovereenkomsten komen bij het juiste kandidaat- of opdrachtgeversdossier, zodat een controle nooit uitloopt op zoeken in mappen. |
| Duplicaatdetectie | CRM & Relatiebeheer | Herkent een kandidaat die al eerder is ingevoerd op basis van naam, e-mailadres of telefoonnummer, zodat twee recruiters niet onafhankelijk van elkaar dezelfde persoon benaderen. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Legt per opdrachtgever de bemiddelingsovereenkomst vast, inclusief feepercentage en garantietermijn, zodat die afspraak niet in een los mailtje blijft hangen. |
| Verlengingsbeheer | Sales & Offertes | Signaleert ruim voordat een garantietermijn na plaatsing afloopt, zodat je zelf tijdig contact opneemt in plaats van te reageren op een vertrokken kandidaat. |
| Prijs- & margeafspraken | Facturatie & Betalingen | Legt het feepercentage en eventuele bijzondere afspraken per opdrachtgever vast, zodat de uiteindelijke factuur nooit een verkeerd percentage toepast. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Zet een geslaagde plaatsing automatisch om in een factuur op basis van het vastgestelde jaarsalaris en feepercentage, in de huisstijl van het bureau. |
| Salesdashboard | Sales & Offertes | Toont doorlooptijd en conversie per vacature en per recruiter, zodat zichtbaar wordt of een vacature vastloopt op instroom, gesprekken of een trage opdrachtgever. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met openstaande vacatures, plaatsingen deze maand en garantietermijnen die binnenkort aflopen, zonder dat iemand dat handmatig hoeft te verzamelen. |
| Klanttevredenheid (NPS) | CRM & Relatiebeheer | Een korte uitvraag na een plaatsing laat zien hoe kandidaat en opdrachtgever het proces hebben ervaren, nuttig bij het gesprek over een volgende opdracht. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Handelt inzage- en verwijderverzoeken van kandidaten over hun cv en gespreksverslagen gestructureerd af, met een logboek van wanneer dat is gebeurd. |
| Dataretentie | Beheer & Compliance | Past automatisch de juiste bewaartermijn toe op kandidaatdossiers van afgewezen sollicitanten, zodat oude cv's niet langer blijven staan dan toegestaan. |
| Audit-log | Beheer & Compliance | Legt vast wie een kandidaatdossier heeft geopend of gewijzigd, relevant als een kandidaat of opdrachtgever vragen stelt over hoe zijn gegevens zijn gebruikt. |
| E-mailintegratie | Communicatie & Klantservice | Correspondentie met kandidaten en opdrachtgevers komt automatisch bij het juiste dossier, zodat een recruiter niet los in zijn eigen mailbox hoeft te zoeken. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een recruitmentbureau, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een recruitmentbureau, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste recruitmentbureaus starten met de kandidatenpijplijn, opdrachtgeversdossiers en documentbeheer voor cv's. Fee-afspraken, garantiebewaking en dashboards volgen meestal in een tweede fase.
Kunnen we volgend jaar uitbreiden zonder de inrichting van onze recruitmentbureau om te gooien?
Ja, een recruitmentbureau kan gefaseerd uitbreiden zonder opnieuw te beginnen. Een nieuwe module sluit aan op de bestaande kandidaten en opdrachtgevers, en je betaalt alleen de inrichtingsuren van die uitbreiding.
Is er een module speciaal voor executive search?
Executive search loopt via dezelfde kandidatenpijplijn en contractbeheer, maar met eigen facturatiemomenten voor de vooruitbetaling. Zo hoeft er geen apart systeem naast het reguliere recruitmentproces te draaien.
De werkwijze van onze recruitmentbureau wijkt af van de standaard. Werkt dat dan?
Velden, fases en rapportages worden bij de implementatie op jouw werkwijze afgestemd. Dan buigen we hem om naar het proces van jouw recruitmentbureau; past er niets, dan volgt maatwerk.