Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om urenregistratie, campagnebeheer, mediabudget, facturatie en rapportages in één keer aan te zetten. Bij een marketingbureau werkt dat averechts, omdat je accountteams al onder tijdsdruk tussen klanten schakelen en geen ruimte hebben om vijf nieuwe schermen tegelijk te leren. Zet je alles ineens aan, dan schrijft het team de uren straks weer los bij in een eigen lijstje omdat het systeem in de weg zit, en ben je verder van een kloppende retainerbewaking dan waar je begon.
Daarom richten we eerst in wat elke maand terugkomt: urenregistratie per klant, retainerfacturatie en klantbeheer. Draait dat een aantal maanden stabiel, dan sluiten we campagnebeheer, mediabudget en de bredere rapportages aan, want die zijn pas betrouwbaar als de uren en de facturatie eronder kloppen.
De modulesets voor een marketingbureau
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: retainers, projecten en uren
Dit is de kern van elk marketingbureau. Zonder onderscheid tussen retaineruren en projecturen per klant blijft je marge een gok.
Campagnes en mediabudget
Voor bureaus die advertentiebudget van klanten beheren en dat gescheiden willen houden van hun eigen omzet.
Geld: facturatie en marge
Zodat retainer, project en mediabudget elk hun eigen factuurstroom krijgen en je per klant ziet wat je eraan overhoudt.
Rapportage en compliance
Voor het onderbouwen van resultaten bij een retainerverlenging en het aantoonbaar op orde hebben van klantdata.
Wat elke module doet voor marketing- en reclamebureaus
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een marketingbureau betekent |
|---|---|---|
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Uren worden per klant geschreven op de retainer of het losse project, zodat aan het einde van de maand duidelijk is waar de tijd echt naartoe ging. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Het vaste retainerbedrag gaat elke maand automatisch de deur uit, los van de projecten die diezelfde klant daarnaast afneemt. |
| Projectplanning | Projecten & Uren | Losse projecten met een eigen deadline en revisierondes worden apart van de doorlopende retainerwerkzaamheden gepland. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Retainerafspraken, lopende projecten en contactgeschiedenis van een klant staan bij elkaar, ook als een account meerdere contactpersonen heeft. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Retainervoorwaarden met urenbudget, looptijd en opzegtermijn blijven leidend, zodat een structurele overschrijding zichtbaar wordt in plaats van onopgemerkt te blijven. |
| Campagnebeheer | Marketing & Groei | Campagnes worden gepland, uitgevoerd en afgerekend op resultaat, gekoppeld aan het project of de retainer waar ze onder vallen. |
| Marketingbudget | Marketing & Groei | Uitgaven per kanaal worden bewaakt tegen het budget dat de klant heeft vrijgegeven, zodat een overschrijding op tijd opvalt in plaats van pas bij de factuur. |
| Advertentiekoppelingen | Marketing & Groei | Google Ads en Meta Ads worden gekoppeld aan de juiste klant, zodat besteed mediabudget niet handmatig hoeft te worden nagerekend en doorbelast. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Doorbelast mediabudget wordt als aparte kostenpost per klant geboekt, gescheiden van je eigen omzet uit uren en retainers. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Losse projecten worden na afronding apart gefactureerd van de retainer, zodat een project nooit stilzwijgend wordt meebetaald uit het vaste maandbedrag. |
| Mijlpaalfacturatie | Projecten & Uren | Grotere projecten worden in fasen gefactureerd zodra een mijlpaal is opgeleverd en goedgekeurd, in plaats van te wachten op de volledige afronding. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Per klant zie je retaineruren en projecturen tegen de afgesproken prijs, zodat je weet welke klant bij de volgende verlenging moet worden herzien. |
| Timesheet-goedkeuring | Projecten & Uren | Geschreven uren van het team worden wekelijks gecontroleerd voordat ze meetellen in de retainerbewaking of de projectfacturatie. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met retaineruren tegen budget, openstaand mediabudget en lopende projecten per klant, zonder dat iemand dat handmatig optelt. |
| Leadbron-analyse | Marketing & Groei | Resultaten van campagnes worden gekoppeld aan de omzet die ze bij de klant hebben opgeleverd, het bewijs dat je nodig hebt bij een retainerverlenging. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Klantdata die je via advertentieplatforms en e-mailmarketing verwerkt, wordt afgeschermd en verzoeken tot inzage gestructureerd afgehandeld. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een marketingbureau, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een marketingbureau, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste bureaus beginnen met urenregistratie, retainerfacturatie en klantbeheer. Campagnebeheer, mediabudget en uitgebreide rapportages sluiten vaak in een tweede fase aan.
Kunnen we later mediabudgetbeheer toevoegen als we dat nu nog niet doen?
Ja. Kostenplaatsen en advertentiekoppelingen sluiten aan op bestaande klanten en projecten, zonder dat je facturatie en urenregistratie opnieuw moeten worden ingericht.
Wat als sommige klanten alleen een retainer hebben en andere alleen projecten?
Beide vormen bestaan naast elkaar in dezelfde inrichting. Een klant kan een retainer hebben, alleen projecten, of allebei, zonder dat je twee aparte systemen nodig hebt.
Is er een aparte inrichting nodig voor bureaus die ook websites bouwen?
Websiteprojecten met sprints en onderhoudsabonnementen vragen een net andere opzet dan campagnewerk. Onze consultants kijken samen met je of één inrichting beide dekt of dat een apart onderdeel logischer is.