Een klant komt terug met een wasmachine die na acht maanden lekt, en zonder het serienummer bij de aankoop is niet meer te zien of het onder garantie valt of al is ingeruild door iemand anders. GrowMate koppelt elke verkoop aan een serienummer, houdt garantie- en RMA-trajecten met de fabrikant bij en zorgt dat een nieuw model niet naast een oud model tegen dezelfde prijs blijft liggen.
Een elektronicawinkel verkoopt producten die binnen een paar maanden een nieuwe versie krijgen, waardoor voorraad die vandaag nog vol geprijsd is, over een kwartaal alleen nog met korting weggaat. Elke verkoop moet aan een serienummer worden gekoppeld, want daar hangt de garantie van af, en een deel van de klanten levert bij aankoop een oud toestel in als inruil. Wordt dat allemaal los bijgehouden in een kassasysteem zonder koppeling naar voorraad en garantie, dan kost elke garantieclaim en elke inruil onnodig veel uitzoekwerk.
GrowMate zet serienummerregistratie, garantie- en RMA-afhandeling, inruilverwerking en voorraadwaardering in één systeem: elke verkoop legt automatisch het serienummer vast, een garantieclaim wordt in één stap een RMA-melding bij de fabrikant, en een inruiltoestel krijgt een eigen traject van inname tot doorverkoop of recycling. Je kiest uit 439 modules alleen wat jouw winkel nodig heeft, onze consultants richten het in op jouw merken en leveranciers, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk elektronicawinkel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een klant claimt garantie op een kapotte laptop, maar zonder het serienummer bij de oorspronkelijke verkoop is niet vast te stellen wanneer en waar hij is gekocht. Door bij elke verkoop het serienummer automatisch aan de klant te koppelen, is een garantieclaim binnen een minuut te controleren in plaats van te vertrouwen op een kassabon die de klant kwijt is.
Een defect toestel wordt teruggestuurd naar de fabrikant, maar zonder een duidelijke status weet niemand in de winkel of het al onderweg is, in behandeling of al terug. Een RMA-traject met een vaste status per stap voorkomt dat een klant drie keer moet bellen voor hetzelfde toestel.
Een televisiemodel dat drie maanden geleden nog top was, staat nog vol geprijsd in het schap terwijl de opvolger al in de winkel ligt. Zonder een signaal dat een model verouderd raakt, blijft die voorraad tegen een te hoge prijs staan tot iemand het toevallig opmerkt.
Een oude telefoon of wasmachine wordt ingenomen bij aankoop van een nieuw toestel, maar wat er daarna mee gebeurt, van dataverwijdering tot doorverkoop of recycling, hangt af van wie er die dag dienst heeft. Een vast inruiltraject met inname, waardebepaling en bestemming voorkomt dat ingenomen apparatuur ergens in een hoek blijft staan.
Zonder registratie van welk serienummer aan welke klant is verkocht, is fraude met valse garantieclaims of gestolen toestellen lastig te herkennen. Een serienummer dat automatisch aan de verkoop wordt gekoppeld, maakt dat verband direct zichtbaar.
Bij verkoop van nieuwe elektrische apparaten moet je vaak een vergelijkbaar oud apparaat innemen, en zonder registratie van wat is ingenomen en afgevoerd is bij een controle niet aan te tonen dat dit netjes gebeurt. Een innameregistratie per apparaat maakt die verplichting een automatisch bijproduct van de verkoop.
Zo loopt een verkoop door GrowMate van serienummer tot mogelijke garantie:
Bij elke verkoop wordt het serienummer van het toestel gescand en gekoppeld aan de klant en de aankoopdatum. Dat is meteen de basis voor elke latere garantieclaim, zonder dat de klant zelf een bon hoeft te bewaren.
Bij aankoop van een nieuw toestel wordt het oude apparaat ingenomen, met een vaste waardebepaling en registratie van bestemming: doorverkoop, onderdelen of recycling. Klantgegevens op het ingeleverde toestel worden als vaste stap gewist voordat het verder gaat.
Meldt een klant een defect binnen de garantietermijn, dan wordt op basis van het serienummer meteen duidelijk of het onder garantie valt, en de RMA-aanvraag gaat met één stap naar de fabrikant. De status komt automatisch terug in het klantdossier.
Zodra de fabrikant reageert met reparatie, vervanging of afwijzing, wordt de klant geïnformeerd en het toestel verder afgehandeld, zonder dat iemand handmatig hoeft te onthouden in welke fase een RMA-melding zit.
Zodra een nieuw model wordt aangekondigd, signaleert het systeem welke oudere voorraad moet worden afgeprijsd, zodat je niet met verouderde voorraad tegen een te hoge prijs blijft zitten.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Garantiemeldingen worden met serienummer rechtstreeks bij de fabrikant ingediend, met de status van de RMA automatisch terug in het klantdossier.
Verkoop, inruil en garantieclaims worden aan de kassa in één stap verwerkt, met een dagafsluiting die aansluit op de boekhouding.
Voorraad en prijzen worden gesynchroniseerd tussen winkel, webshop en marktplaatsen, zodat een verouderd model niet op het ene kanaal met korting en op het andere nog vol geprijsd staat.
Ingenomen apparatuur die niet meer geschikt is voor doorverkoop, gaat via een vaste partner naar verwerking, met een registratie van afgevoerde aantallen.
De GrowMate-app, ingericht voor een elektronicawinkel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Consumenten hebben recht op een product dat doet wat ze redelijkerwijs mogen verwachten, met een wettelijk vermoeden van non-conformiteit dat in de praktijk vaak als twee jaar wordt gehanteerd voor nieuwe apparaten. Een serienummer dat direct aan de aankoopdatum is gekoppeld, maakt in één oogopslag duidelijk of een klacht binnen die termijn valt.
Bij verkoop van een nieuw elektrisch apparaat ben je verplicht een vergelijkbaar oud apparaat kosteloos in te nemen, en voor kleinere apparaten geldt een ruimere innameplicht zonder aankoopverplichting. Registratie van wat is ingenomen en waar het naartoe gaat, toont bij een controle aan dat deze verplichting wordt nageleefd.
Een klant die online een toestel koopt, mag dat binnen veertien dagen zonder opgaaf van reden terugsturen, los van wat er verder over garantie is afgesproken. Die twee routes, herroeping en garantieclaim, vragen om een eigen, herkenbare afhandeling in het systeem, anders raken ze door elkaar.
Serienummers, aankoopgeschiedenis en garantiemeldingen zijn persoonsgegevens zodra ze aan een klant zijn gekoppeld, en horen zorgvuldig bewaard te worden met een duidelijke bewaartermijn die aansluit op de garantieperiode van het product.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste elektronica- en witgoedzaken mee beginnen.
De kern voor elke elektronicawinkel: elke verkoop gekoppeld aan een serienummer, direct te herleiden bij een garantievraag.
Garantieclaims en inruiltoestellen vragen om een vast traject, anders hangt de afhandeling af van wie er toevallig dienst heeft.
Voorraad daalt hier sneller in waarde dan in de meeste andere winkels, en dat moet zichtbaar zijn voordat het je marge opeet.
Elektronica wordt op meerdere kanalen tegelijk verkocht, en de prijs moet overal kloppen met wat een model nog waard is.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Return Merchandise Authorization: het traject waarin een defect toestel met toestemming van de fabrikant wordt teruggestuurd voor reparatie of vervanging.
Het vastleggen van het unieke serienummer van een toestel bij verkoop, nodig om garantie en eigendom eenduidig te kunnen vaststellen.
Het inleveren van een oud toestel bij aankoop van een nieuw apparaat, tegen een vaste waardebepaling of als onderdeel van de innameplicht.
Voorraad die al langere tijd niet meer verkoopt, vaak doordat er inmiddels een nieuwer model beschikbaar is.
De boekhoudkundige waarde die aan voorraad wordt toegekend, die bij snel verouderende elektronica regelmatig naar beneden moet worden bijgesteld.
Ja. Bij het scannen van een artikel aan de kassa wordt het serienummer automatisch vastgelegd bij de klant en de aankoopdatum, zodat een garantieclaim later zonder bewaarde bon te controleren is.
Zodra een defect binnen de garantietermijn wordt gemeld, gaat de RMA-aanvraag met het serienummer in één stap naar de fabrikant, en de status komt automatisch terug in het klantdossier, zodat je een klant altijd een actueel antwoord kunt geven.
De inrichting wordt tegen een uurtarief van € 90 op maat samengesteld. Voor een winkel met kassa, serienummerregistratie, garantie en webshopkoppeling zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn niet verplicht en kun je desgewenst zelf beheren.
Bestaande artikeldata en voorraad worden bij de implementatie ingelezen, en vanaf de livegang wordt elk nieuw verkocht serienummer automatisch vastgelegd. Oudere verkopen zonder serienummer blijven zoals ze waren, maar nieuwe garantiezaken lopen direct via het nieuwe systeem.
Elk ingeruild toestel krijgt een eigen registratie met waardebepaling en bestemming: doorverkoop, onderdelen of recycling. Klantgegevens op het toestel worden als vaste stap gewist voordat het verder gaat, zodat die stap nooit wordt overgeslagen.
Ja. Zodra een nieuwer model wordt aangekondigd of de verkoopsnelheid van een artikel terugloopt, krijgt dat artikel een signaal om af te prijzen, zodat voorraad niet tegen een te hoge prijs blijft liggen tot de jaarinventarisatie.
De inname van oude apparaten bij aankoop van een nieuw toestel wordt geregistreerd met datum, apparaat en bestemming, zodat je bij een controle kunt aantonen dat deze verplichting wordt nageleefd in plaats van dat te moeten reconstrueren uit losse notities.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een elektronicawinkel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.