Een klant bestelt een bank in eigen stof, betaalt een aanbetaling en vraagt twee maanden later voor de vierde keer wanneer hij komt. Ondertussen moet de bezorging worden ingepland met twee man en een lift, omdat de derde verdieping geen trappenhuis breed genoeg heeft. GrowMate koppelt order, fabriekslevertijd, aanbetaling en bezorgplanning aan elkaar, zodat je die vraag met een concreet antwoord beantwoordt.
Een meubelwinkel verkoopt zelden iets dat direct meegaat: een bank in eigen stof wordt pas na de bestelling in de fabriek gemaakt, met een levertijd die kan oplopen tot maanden, terwijl de klant thuis al een lege plek in de woonkamer heeft vrijgemaakt. Ondertussen loopt er een aanbetaling die moet worden bewaakt tot de slottermijn, staat er een showroommodel dat op elk moment verkocht kan worden tegen een andere prijs dan de catalogusprijs, en moet de bezorging rekening houden met een lift, een nauwe trap of een balkon waar het meubel doorheen moet.
GrowMate zet order, fabriekslevertijd, aanbetaling en bezorgplanning in één systeem: de klant ziet bij bestelling een realistische levertijd, de aanbetaling en slottermijn worden automatisch bewaakt, en de bezorgplanning houdt rekening met de bezetting en hulpmiddelen die een adres vereist. Je kiest uit 439 modules alleen wat jouw winkel nodig heeft, onze consultants richten het in op jouw fabrikanten en bezorgproces, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk meubelwinkel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De verkoper noemt acht weken, de fabriek levert pas na twaalf, en de klant belt boos op omdat de bank er niet is op de dag die hem beloofd is. Een levertijd die rechtstreeks uit de actuele planning van de fabrikant komt in plaats van een vaste vuistregel, voorkomt die mismatch tussen belofte en werkelijkheid.
Een klant betaalt een aanbetaling bij bestelling, en de slottermijn moet bij levering worden voldaan, maar zonder een gekoppelde administratie is niet in één oogopslag te zien wie nog moet betalen en wie al klaar is. Aanbetaling en slottermijn die aan dezelfde order hangen, geven bij elke levering meteen het juiste openstaande bedrag.
Een bank uit de showroom wordt met korting verkocht, maar staat in de administratie nog gewoon als gewone voorraad, waardoor hij per ongeluk nog een keer wordt aangeboden of ingepland voor bezorging terwijl hij al bij de klant thuis staat. Een aparte status voor showroommodellen voorkomt die verwarring.
Het bezorgteam staat met de bank voor de deur en ontdekt dat de trap te smal is en er eigenlijk een lift nodig was, of dat het twee man werk is terwijl er maar één chauffeur is gestuurd. Vastleggen bij de order welke bezetting en hulpmiddelen een adres vraagt, voorkomt dat zoiets pas ter plekke wordt ontdekt.
Een bank komt met een kras of een deuk aan bij de klant, en zonder foto's en een vaste procedure wordt het een welles-nietesdiscussie tussen bezorger, winkel en fabrikant over wie verantwoordelijk is. Foto's bij aflevering en een vaste schademelding maken dat een feitelijke afhandeling in plaats van een welles-nietes.
Een setje poten, een extra kussen of een afstandsbediening voor een elektrische bank komt niet mee met de eerste levering, en zonder opvolging duurt het weken voordat de klant zijn complete bestelling heeft. Een nalevering die automatisch een taak en een verwachte datum krijgt, voorkomt dat zo'n mankement blijft liggen.
Zo loopt een verkoop door GrowMate van showroom tot bezorging:
De klant stelt in de showroom een meubel samen in stof, kleur en maat, en de order wordt vastgelegd met de afgesproken aanbetaling. De klant ziet direct de verwachte levertijd op basis van de actuele planning bij de fabrikant.
De order gaat met specificaties naar de fabriek, en de bevestigde productiedatum komt terug in het systeem. Wijzigt de levertijd, dan wordt de klant daarover geïnformeerd voordat hij er zelf achteraan moet bellen.
Bij binnenkomst wordt het meubel gecontroleerd op beschadiging en volledigheid voordat het voor bezorging wordt ingepland. Ontbrekende onderdelen worden meteen als nalevering gemarkeerd in plaats van pas bij de klant thuis ontdekt.
De planning houdt rekening met de bezetting en hulpmiddelen die het bezorgadres vraagt, zoals twee man en een lift bij een hoge verdieping zonder ruime trap. Zo staat het bezorgteam nooit onvoorbereid voor de deur.
Bij aflevering wordt het meubel op zijn plek gezet, worden foto's gemaakt van de eindsituatie en gaat de slotfactuur automatisch de deur uit zodra de aanbetaling is verrekend.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Orders met specificaties gaan rechtstreeks naar de fabriek, met de actuele productie- en levertijd zichtbaar terug in het systeem.
Bezorgroutes en de benodigde bezetting per adres worden ingepland en teruggekoppeld, inclusief foto's en handtekening bij aflevering.
Aanbetalingen, slottermijnen en btw sluiten aan op je boekhoudpakket, met een duidelijk onderscheid tussen wat al is ontvangen en wat nog openstaat.
Showroommodellen en actuele voorraad zijn ook online zichtbaar, zodat een klant thuis alvast kan zien wat er met korting beschikbaar is.
De GrowMate-app, ingericht voor een meubelwinkel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij bestellingen met een lange levertijd is een aanbetaling gebruikelijk, maar een winkel mag een consument niet onbeperkt vooraf laten betalen zonder duidelijke afspraken over de slottermijn en de leverdatum. Aanbetaling en slottermijn die zichtbaar aan dezelfde order hangen, maken die afspraak voor klant en winkel allebei navolgbaar.
Een bank die op maat wordt gemaakt in een door de klant gekozen stof en uitvoering, valt onder de wettelijke uitzondering op het herroepingsrecht voor op maat vervaardigde producten. Vastleggen wat er precies is besteld en bevestigd door de klant, is dan belangrijker dan bij standaardartikelen uit voorraad.
Veel meubelwinkels zijn aangesloten bij een erkenningsregeling voor de woonbranche met een onafhankelijke geschillencommissie als vangnet bij klachten over levertijd, kwaliteit of bezorgschade. Een compleet dossier per order, van configuratie tot aflevering, is precies wat nodig is als een geschil aan zo'n commissie wordt voorgelegd.
Een meubel dat niet aan de verwachting voldoet, valt onder de gewone regels voor conformiteit bij consumentenverkoop, los van eventuele fabrieksgarantie op bijvoorbeeld een verstelmechanisme. Onderscheid maken tussen transportschade, een fabricagefout en normale slijtage is eenvoudiger als foto's en aflevermoment zijn vastgelegd.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste meubel- en woonwinkels mee beginnen.
De kern voor elke meubelwinkel: een order die aanbetaling en slottermijn bewaakt en een configurator die maatwerk foutloos vastlegt.
Levering van meubels vraagt om de juiste bezetting en hulpmiddelen per adres, en een vaste manier om schade of ontbrekende onderdelen vast te leggen.
Showroommodellen en fabrieksvoorraad moeten apart maar overzichtelijk worden bijgehouden, zodat niets dubbel wordt aangeboden.
Zicht op wat een order werkelijk oplevert en hoe klanten de levering ervaren, in plaats van dat pas bij de jaarcijfers te ontdekken.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het deel van de koopsom dat de klant bij bestelling vooruitbetaalt, vaak gebruikelijk bij meubels met een lange levertijd.
Het resterende bedrag dat de klant betaalt bij of na levering, nadat de aanbetaling al is voldaan.
Een meubel dat als toonvoorbeeld in de winkel heeft gestaan en met korting wordt verkocht, vaak onder andere voorwaarden dan een nieuw exemplaar uit de fabriek.
Het aantal bezorgers en de hulpmiddelen, zoals een lift, die nodig zijn om een meubel op een specifiek adres af te leveren.
De wettelijke uitzondering op het herroepingsrecht voor producten die op maat zijn gemaakt volgens de specificaties van de klant.
Ja. Zodra de order bij de fabriek is bevestigd, komt de verwachte productiedatum terug in het systeem en dus ook in wat je aan de klant communiceert. Wijzigt de levertijd, dan zie je dat voordat de klant er zelf achteraan belt.
Aanbetaling en slottermijn hangen aan dezelfde order, zodat bij elke levering in één oogopslag zichtbaar is wat de klant al heeft betaald en wat er nog openstaat. De slotfactuur wordt automatisch met het juiste restbedrag klaargezet.
Voor de implementatie reken je € 90 per uur, toegesneden op jouw winkel en assortiment. Voor een winkel met verkoop, configurator, bezorgplanning en showroomvoorraad zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn een vrije keuze, niet iets wat verplicht wordt afgenomen.
Bestaande orders, klantgegevens en showroomvoorraad worden bij de implementatie ingelezen, zodat je niet met een lege administratie begint. De koppeling met je boekhoudpakket wordt tijdens de implementatie ingericht, zonder dat je dat hoeft te vervangen.
Ja. Bij de order kun je vastleggen dat een adres een lift, extra bezetting of ander hulpmiddel vraagt, zodat de planning daar automatisch rekening mee houdt en het bezorgteam nooit onvoorbereid voor de deur staat.
Een showroommodel krijgt een eigen status zodra het wordt verkocht, zodat het direct uit de gewone voorraad en van de webshop verdwijnt. Zo wordt hetzelfde meubel nooit aan twee klanten tegelijk toegezegd.
Bij aflevering worden foto's gemaakt van de staat van het meubel, en een gemelde schade start een vaste procedure richting de fabrikant of het bezorgteam. Dat maakt de afhandeling feitelijk in plaats van een welles-nietes achteraf.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een meubelwinkel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.