Op de eerste zonnige zaterdag van het jaar staat er drie keer zoveel volk in de gangpaden als op een dinsdag in november, en de helft van de containerplanten moet over tien dagen weg zijn of afgeschreven worden. GrowMate verbindt kassa, partijregistratie en garantiebeheer in één systeem, met de horecahoek er los naast.
Een tuincentrum verkoopt geen vaste voorraad, maar een aanvoer die elke week verandert: containerplanten die vandaag fris zijn en over tien dagen afgeschreven moeten worden, bloembollen die maar acht weken verkoopbaar zijn, kerstbomen die na 24 december niets meer waard zijn. Daarbovenop komt een omzetpatroon dat in het meiweekend drie keer zo hoog ligt als op een dinsdag in november. Wie dat met een kassa uit de bouwmarkt en een schrift bij de kwekerij bijhoudt, ziet de derving pas terug in de jaarcijfers, als het al te laat is.
GrowMate is geen pakket voor tuincentra dat je krijgt zoals het door een leverancier is samengesteld. Je zet uit 439 modules de combinatie neer die bij jouw assortiment past: kassa en winkelvoorraad, partijregistratie per kweker met plantenpaspoort, garantiebeheer voor vaste planten, en een aparte afrekening voor de horecahoek. Onze consultants richten dat in op jouw sortiment en jouw seizoenskalender, en het draait binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk tuincentrum terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een kar met verlepte hortensia's gaat aan het eind van de dag de container in, maar nergens wordt vastgelegd hoeveel dat was en van welke partij. Aan het eind van het seizoen blijkt de marge op vaste planten telkens lager dan gecalculeerd, zonder dat je kunt zien of het aan een slechte kweker, een te lage prijsstelling of gewoon te veel inkoop lag.
Moederdag, het meiweekend en de eerste zonnige zaterdag van het jaar brengen drie keer zoveel klanten dan een gewone dinsdag, terwijl de vaste bezetting daar niet op is afgestemd. Met een rooster dat seizoenskrachten en vaste medewerkers samen plant op basis van verwachte drukte sta je niet met twee man bij de kassa terwijl de rij tot buiten staat.
Een klant komt in september terug met een dode buxus en een vaag verhaal over een garantie die 'toch gold', en de medewerker aan de balie heeft geen idee wat er destijds precies gekocht is of onder welke voorwaarden. Met een bon en aankoopdatum gekoppeld aan de partij wordt een garantieclaim een kwestie van opzoeken in plaats van onderhandelen.
De vrijdagfolder belooft twee-voor-de-prijs-van-één op tuinaarde, maar het schap is nog niet omgeprijsd en de kassa rekent het oude tarief. Klanten aan de balie krijgen gelijk, de medewerker moet corrigeren, en niemand weet meer welke actie nog loopt. Acties die vanuit één systeem naar kassa en schaplabel gaan, voorkomen dat verschil.
Het terras en de lunchroom draaien op een eigen kassaatje naast de kassa's van de winkel, met een eigen voorraadje koffie en gebak dat niemand meetelt in de winkeladministratie. Aan het eind van de maand heb je twee halve waarheden in plaats van één cijfer over wat het tuincentrum als geheel verdient.
Half januari staat er nog een pallet kerstbomen en een schap met adventskransen, ingekocht op een inschatting die achteraf te hoog bleek. Zonder zicht op verkoopsnelheid per week tijdens het seizoen wordt dat pas laat afgeprijsd, en verdwijnt de marge van het hele seizoen in de uitverkoopbak.
Zo loopt een week door GrowMate bij een tuincentrum in het hoogseizoen:
Een levering van de kweker of de veiling komt binnen met een plantenpaspoort per partij: soort, herkomst, aantal en houdbaarheid. Die gegevens staan meteen vast, zodat je bij uitval of een garantieclaim precies kunt herleiden welke partij het betrof en van wie hij kwam.
Vanuit de weekplanning gaat de folderactie of het seizoensschap tegelijk naar het kassasysteem en de schaplabels, zodat een klant aan de balie nooit een ander bedrag betaalt dan er in de gang staat aangeplakt. Loopt een actie af, dan verdwijnt hij overal tegelijk, ook uit het label bij de plant.
De kassamedewerker scant het product, koppelt de klantenkaart voor punten of korting, en verkoopt zo nodig direct een garantietermijn op vaste planten mee. Bonnen met partijgegevens maken een latere claim traceerbaar in plaats van afhankelijk van het geheugen van de klant.
Wat niet meer verkoopbaar is, gaat niet stilzwijgend de container in maar wordt per partij afgeboekt met reden: verwelkt, beschadigd of einde seizoen. Zo blijft de marge per categorie kloppend in plaats van een educated guess achteraf.
Aan het eind van de dag sluiten winkelkassa's en de kassa van de horecahoek samen af in één overzicht, met omzet per categorie: hard-assortiment, levend assortiment en horeca. Zo zie je de dag als geheel in plaats van drie losse kastjes met geld.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Winkelkassa en horecakassa rekenen af via dezelfde pinproviders, zodat de dagomzet in één keer aansluit in plaats van twee losse bankafschriften te moeten matchen.
Omzet per categorie, inkoopfacturen van kwekers en de horeca-omzet gaan als aparte grootboekregels naar je boekhoudpakket, zonder dat je administratie dat handmatig moet uitsplitsen.
Klanten bestellen online een pallet tuinaarde of een kerstboom en halen die op een afgesproken moment op, met voorraad die in de winkel en online hetzelfde beeld laat zien.
Seizoensacties en de aankondiging van een nieuwe partij vaste planten gaan naar klanten die daarvoor gekozen hebben, gekoppeld aan dezelfde klantenkaart als in de winkel.
De GrowMate-app, ingericht voor een tuincentrum
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij het verhandelen van planten en plantmateriaal ben je verplicht herkomst en partij traceerbaar te houden met een plantenpaspoort, zodat bij een ziekte- of plaaguitbraak snel te herleiden is welke partijen erbij betrokken waren. Door het plantenpaspoort te koppelen aan de partijregistratie bij binnenkomst hoef je dat niet los bij te houden op papier naast de administratie.
Niet elk bestrijdingsmiddel dat een kweker professioneel gebruikt, mag over de balie aan particuliere klanten worden verkocht; alleen middelen die voor consumentengebruik zijn toegelaten horen in het schap. Een assortiment waarin dat onderscheid vooraf is vastgelegd, voorkomt dat een goedbedoelende medewerker iets meeverkoopt dat niet aan particulieren verkocht mag worden.
Een aantal planten en waterplanten staat op de Europese lijst van invasieve exoten en mag niet meer verkocht worden, ook al stond het jaren gewoon in het assortiment. Een actueel gehouden verbodslijst gekoppeld aan je artikelbestand voorkomt dat een oude bestelling per ongeluk weer op het schap belandt.
Zodra er in het tuincentrum koffie, gebak of een lunch wordt geserveerd, gelden dezelfde eisen aan hygiëne, temperatuurbewaking en houdbaarheid als in elke horecagelegenheid. Een aparte registratie voor de horecahoek, los van de winkelvoorraad maar met dezelfde controlediscipline, houdt dat aantoonbaar op orde.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste tuincentra mee beginnen.
De kern voor elk tuincentrum: weten wat er in de winkel ligt, wat het kost en wie er koopt. Zonder een kassasysteem dat aansluit op de voorraad blijft prijzen en bijbestellen giswerk.
Planten zijn geen artikel dat blijft liggen tot het verkocht is; ze hebben een houdbaarheid, een herkomst en uitval die je moet kunnen verantwoorden per partij en per seizoen.
Zodra het eerste seizoen draait, komen de garantieclaims op vaste planten en de vraag om een klantenkaart. Dit zijn de modules die dat zonder discussie aan de balie afhandelen.
Met seizoenskrachten in het voorjaar en een horecahoek naast de winkel wordt roosteren en het uitsplitsen van marge een apart vak; deze modules zetten dat recht.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het document dat per partij plantmateriaal herkomst, soort en teler vastlegt, verplicht voor de traceerbaarheid bij handel in planten.
Voorraad die niet meer verkoopbaar is door verwelking, beschadiging of einde seizoen, en die apart wordt afgeboekt om de echte marge te zien.
Planten die in een pot met substraat zijn opgekweekt in plaats van los in de volle grond, met een langere houdbaarheid op het schap dan kluitplanten.
Een plant die met een kluit aarde om de wortels wordt geleverd in plaats van in een pot, met een kort verkoopvenster van meestal enkele weken.
Een tijdelijke aanbieding die per week wisselt en gelijktijdig op het schaplabel en in de kassa moet kloppen, anders ontstaat er discussie aan de balie.
Je rekent € 90 per uur voor de inrichting, en het aantal uren volgt uit de modules die je kiest. Een tuincentrum met kassa, voorraad, garantiebeheer en een aparte horeca-afrekening landt doorgaans rond het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting kun je erbij nemen, maar hoeft niet.
Ja. Artikeldata, klantenkaarten en de lijst met vaste kwekers en leveranciers worden bij de implementatie ingelezen, zodat je niet met een lege winkel begint. De oude kassa kan naast GrowMate blijven draaien tot de overstap compleet is.
Bij ontvangst van een partij scan je de levering en vul je soort, herkomst en aantal in als onderdeel van de partijregistratie; het plantenpaspoort hangt daarmee aan dezelfde voorraadregel als de verkoopprijs en de houdbaarheid.
De roosterplanning houdt rekening met piekweekenden en de kassa's verwerken de extra transacties zonder aparte configuratie; voor drukke weekenden hoef je geen ander systeem aan te zetten dan doordeweeks. De extra seizoenskrachten loggen in met een beperkt account, zodat de balie snel op sterkte is.
De medewerker aan de balie zoekt de bon of klantenkaart op, ziet de oorspronkelijke partij en garantietermijn, en handelt de claim af als vervanging of tegoedbon. De claim blijft gekoppeld aan de partij, zodat je ook ziet of een bepaalde kweker vaker terugkomt.
Beide kan. Veel tuincentra houden de horecahoek als eigen kassastroom voor de dagafsluiting, maar willen wel één rapportage over het hele tuincentrum. GrowMate toont ze los én samengeteld, zonder dat je twee keer afsluit.
Ja. Ze krijgen een beperkt account voor kassa en urenregistratie, zonder toegang tot inkoop of klantgegevens die niet voor hen bedoeld zijn. Onboarding kost daardoor een instructie van een kwartier, geen volledige training.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een tuincentrum.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.