Een klant zit in de meetbril met min vijf op het linkeroog en een lichte cilinderafwijking, kiest een montuur uit de kast en wil vóór het tekenen weten wat de aanvullende verzekering vergoedt. GrowMate legt de sterkte, de glazenorder bij het laboratorium en de vergoedingsvraag samen in één klantdossier, van meting tot afhalen.
Een opticien verkoopt geen bril, maar een precisieproduct dat past bij een uniek paar ogen. De sterkte van vandaag moet over twee jaar nog terug te vinden zijn, de glazenorder moet exact overeenkomen met wat het laboratorium slijpt, en de klant aan de balie wil binnen het gesprek weten of de aanvullende verzekering het bedrag dekt. Zodra sterktekaarten in een la liggen, glazenorders per fax of los formulier naar de leverancier gaan en garantieclaims op geheugen draaien, kost elke fout een nieuwe afspraak en een boze klant.
GrowMate zet die keten aan elkaar: de refractiewaarden van de laatste meting staan direct bij het klantdossier, de montuur- en glaskeuze wordt in één stap een order richting het laboratorium, en de vergoeding wordt zichtbaar nog vóór de klant de winkel verlaat. Je kiest uit 439 modules alleen wat jouw winkel nodig heeft, onze consultants richten het in op jouw leveranciers en verzekeraarsafspraken, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk opticien terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een klant komt na twee jaar terug voor een nieuwe bril, maar de vorige sterkte, de gekozen glassoort en de opmerkingen van de vorige meting liggen in een papieren kaartenbak of op een los formulier. Met een digitaal klantdossier waarin elke refractie, montuurkeuze en glasspecificatie blijft staan, begint elk vervolggesprek met de juiste geschiedenis in beeld.
Tussen het invoeren van de sterkte, het kiezen van het montuur en het versturen van de order naar het laboratorium sluipt bij handmatig overtypen een verkeerd getal of een verwisselde as binnen. Als de order rechtstreeks uit de klantmeting wordt opgebouwd, verdwijnt die overtypfout en komt de bril in één keer goed terug.
De klant kiest een montuur en pas bij het afrekenen blijkt de aanvullende verzekering minder te dekken dan gedacht. Dat voelt als een verrassing en kost verkopen. Met vergoedingsafspraken die per verzekeraar zijn vastgelegd, reken je bij de balie meteen het eigen aandeel voor in plaats van achteraf te moeten bellen.
Een montuur breekt binnen de garantietermijn, maar niemand weet meer of het onder fabrieksgarantie valt of dat de klant er zelf op is gaan zitten. Zonder aankoopdatum, montuurtype en glasslijping bij elkaar wordt elke garantiediscussie een gok. Een vastgelegde garantietermijn per onderdeel geeft direct een antwoord.
Monturen wisselen per seizoen en collectie, en de kast in de winkel moet kloppen met wat er in het systeem staat, anders verkoop je een montuur dat al naar een andere klant is toegezegd. Realtime voorraad per montuur en collectie voorkomt dat twee klanten hetzelfde exemplaar krijgen toegewezen.
Klanten met een vast leveringsschema voor maandlenzen bellen pas als de voorraad thuis op is, terwijl een periodieke nabestelling had kunnen voorkomen dat ze zonder lenzen zitten. Terugkerende bestellingen die automatisch worden klaargezet, houden dat lopende abonnement zonder handwerk draaiende.
Zo loopt een klantbezoek door GrowMate van meting tot aflevering:
De opticien of optometrist voert de refractiewaarden, pupilafstand en eventuele bijzonderheden per oog in bij het klantdossier. Deze meting is meteen de basis voor de montuur- en glaskeuze verderop in het gesprek, zonder een los meetformulier dat later moet worden overgetypt.
De configurator zet montuur, glassoort, coating en sterkte samen tot een compleet product met prijs, en toont meteen wat de aanvullende verzekering naar verwachting vergoedt. De klant ziet het eigen aandeel voordat de order de deur uitgaat.
De samengestelde order gaat rechtstreeks naar het brillenglazenlaboratorium, inclusief sterkte, as, coating en montuurmaten. De verwachte levertijd komt automatisch terug in het klantdossier, zodat de balie een betrouwbare ophaaldatum kan noemen.
Bij binnenkomst wordt de geleverde bril tegen de oorspronkelijke order gecontroleerd: sterkte, montuur en coating moeten kloppen voordat de klant wordt gebeld. Afwijkingen gaan direct als klacht naar het laboratorium in plaats van pas bij het passen bij de klant.
Bij het passen wordt de garantietermijn op montuur en glas geregistreerd en gaat de factuur, met het vergoede deel al verrekend, automatisch de deur uit. De klant verlaat de winkel met een dossier dat bij de volgende afspraak weer klaarstaat.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Orders met sterkte, as en coating gaan rechtstreeks naar de slijperij, met de status van elke order zichtbaar terug in het klantdossier.
Vergoedingsafspraken per verzekeraar en per pakket worden toegepast op de offerte, zodat het eigen aandeel al bij de balie klopt.
Afrekenen aan de balie, inclusief vergoed bedrag en eigen bijdrage, sluit direct aan op de dagafsluiting en de boekhouding.
Verkoopfacturen en de administratie van vergoede en niet-vergoede bedragen sluiten aan op je boekhoudpakket, zonder dubbel invoeren.
De GrowMate-app, ingericht voor een opticien
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Brillen en lenzen vallen doorgaans niet onder de basisverzekering, maar wel onder aanvullende pakketten met een vast vergoedingsbedrag per periode. Klanten willen dat bedrag vooraf weten, niet pas bij het passen. Vergoedingsafspraken per verzekeraar vastleggen in het systeem voorkomt verrassingen aan de balie en scheelt telefoontjes achteraf over een factuur die net niet klopt.
Sterktewaarden en oogafwijkingen zijn gezondheidsgegevens en vallen onder de bijzondere categorieën persoonsgegevens uit de AVG, met strengere eisen aan toegang en bewaring dan een gewoon adresboek. Rollen en rechten per medewerker, zodat alleen wie een klant helpt de meetgegevens ziet, hoort daarbij, net als een duidelijke bewaartermijn voor oude dossiers.
Brillenglazen op sterkte worden voor elke klant apart gemaakt en vallen daarmee onder de Europese regels voor hulpmiddelen die op maat worden vervaardigd, met een verplichte verklaring per levering. Een vaste koppeling tussen klantmeting, order en geleverd product maakt die documentatie een automatisch bijproduct van het bestelproces in plaats van extra administratie.
Een montuur of glas dat niet aan de verwachting voldoet, valt onder de gewone regels voor conformiteit bij consumentenverkoop: de klant heeft recht op herstel, vervanging of geld terug, ongeacht wat er op een kassabon staat over 'geen garantie op glas'. Vastleggen wanneer iets is geleverd en wat er precies is afgesproken, voorkomt discussie bij een terechte klacht.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste opticiens mee beginnen.
De kern voor elke opticien: een klantdossier waarin sterkte, montuur en glaskeuze samenkomen, met een kassa die daar direct op aansluit.
Voor duidelijkheid vooraf over wat de verzekering vergoedt en voor grip op garantieclaims achteraf op montuur en glas.
Monturen wisselen per collectie en seizoen, en de showroomkast moet altijd kloppen met wat er echt beschikbaar is.
Optometristen en opticiens werken met gezondheidsgegevens en beroepsdiploma's die aantoonbaar op orde moeten blijven.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De meting waarmee de sterkte van het oog wordt vastgesteld, inclusief eventuele cilinderafwijking en de bijbehorende as.
De afstand tussen de pupillen, nodig om het optisch midden van het glas precies onder het oog te plaatsen bij het slijpen.
De vastgelegde sterktewaarden per oog die de basis vormen voor de glazenorder bij het laboratorium.
Het rechtstreeks indienen van de vergoeding bij de zorgverzekeraar namens de klant, zodat alleen het eigen aandeel aan de balie wordt afgerekend.
De brekingsindex van het glasmateriaal: hoe hoger de index, hoe dunner en lichter het glas bij eenzelfde sterkte.
Ja. Sterkte en oogafwijkingen worden als bijzondere persoonsgegevens behandeld, met rechten per rol zodat alleen medewerkers die een klant helpen de meetgegevens zien. Bewaartermijnen stel je zelf in, passend bij hoe lang je een dossier relevant vindt voor een volgende afspraak.
Ja. Zodra montuur, glassoort en sterkte zijn vastgelegd, wordt daaruit een order samengesteld die naar het gekoppelde laboratorium gaat. De verwachte levertijd komt terug in het klantdossier, zodat de balie een betrouwbare ophaaldatum kan noemen zonder daarvoor te hoeven bellen.
De inrichting rekenen we af op werkelijke uren, tegen € 90 per uur. Voor een winkel met klantdossier, labkoppeling, vergoedingenafhandeling en kassa zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel; je neemt ze alleen af als je dat zelf wilt.
Bestaande klantgegevens, sterktehistorie en voorraad worden bij de implementatie ingelezen, zodat je niet met een lege database begint. Het bestaande kassasysteem kan blijven draaien tijdens de overgang, en de overstap plan je op een rustig moment in de winkel.
Per verzekeraar en pakket leg je vast wat er vergoed wordt, zodat de configurator bij het samenstellen van montuur en glas meteen het eigen aandeel toont. Verandert een polis, dan pas je die ene afspraak aan in plaats van elke offerte handmatig na te rekenen.
Ja. Een klant met een vast leveringsschema krijgt een terugkerende bestelling die op tijd wordt klaargezet, zodat hij niet zonder lenzen komt te zitten. Wijzigt de sterkte bij een controle, dan werkt dat automatisch door in de volgende levering.
Nee. Omdat elke order al gekoppeld is aan de meting van de klant, ontstaat de documentatie voor op maat gemaakte hulpmiddelen als bijproduct van het gewone bestelproces, in plaats van als losse administratieve klus die iemand er handmatig bij moet doen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een opticien.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.