Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om cliëntdossier, dagbesteding, verantwoording, familieportaal en incidentregistratie in één keer aan te zetten. Bij de gehandicaptenzorg is dat onhandig, omdat begeleiders vaak al jaren met dezelfde cliënten werken en niet gebaat zijn bij vijf nieuwe schermen tegelijk naast hun gewone werk. Verdwijnt de aandacht voor persoonlijke doelen tussen de nieuwe schermen, dan verdwijnt precies het onderdeel waar deze zorg om draait.
Daarom richten we eerst het cliëntdossier met doelen en de gezamenlijke planning van wonen en dagbesteding in, zodat het dagelijkse werk meteen overzichtelijker wordt. Zodra dat staat, sluiten we verantwoording aan zorgkantoor, gemeente en pgb-budgetbeheerder aan, en komen familieportaal en incidentregistratie als laatste stap.
De modulesets voor een zorgorganisatie
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: cliëntdossier en doelen
De kern voor elke zorgorganisatie in de gehandicaptenzorg: een ondersteuningsplan met persoonlijke doelen en een gezamenlijke planning voor wonen en dagbesteding.
Begeleiding en verantwoording
Voor het registreren van begeleidingsuren en het verantwoorden daarvan aan zorgkantoor, gemeente of pgb-budgetbeheerder.
Familie en kwaliteit
Zodra de basis staat, geeft een portaal familie en vertegenwoordigers inzicht en houdt incidentenregistratie de veiligheid op orde.
Personeel en compliance
Bij begeleiders die langdurig met dezelfde cliënten werken, vragen bevoegdheden, verzuim en privacy om structurele bewaking.
Wat elke module doet voor gehandicaptenzorg
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een zorgorganisatie betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Het cliëntdossier bundelt ondersteuningsplan, doelen, financieringsstroom en afspraken over onvrijwillige zorg op één kaart, direct raadpleegbaar door begeleiders. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Ondersteuningsplannen, indicaties en zorgovereenkomsten met de budgetbeheerder staan bij het cliëntdossier, zodat een controle niet uitloopt op zoeken in mappen. |
| Bezettingsplanning | Agenda & Planning | Wonen en dagbesteding delen dezelfde planning, zodat beide teams weten wat er die dag al bij een cliënt is gebeurd in plaats van dat apart te moeten navragen. |
| Doelen Garden | Business Intelligence | Persoonlijke doelen van cliënten worden visueel gevolgd, wat het team een tastbaar beeld geeft van voortgang die anders in tekst verstopt blijft. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | Diensten worden ingedeeld met voorrang voor begeleiders die een cliënt al kennen, zodat de vertrouwdheid die langdurige begeleiding vraagt niet toevallig ontstaat. |
| Declaratiebeheer | Financieel & Boekhouding | Geleverde begeleidingsuren worden per financieringsstroom afgehandeld, zodat een Wlz-, Wmo- of pgb-cliënt niet door elkaar in dezelfde declaratie belandt. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Facturen aan een pgb-budgetbeheerder worden opgesteld op basis van geregistreerde begeleidingsuren, met dezelfde onderbouwing die de SVB bij trekkingsrecht verwacht. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Zorgovereenkomsten met budgetbeheerders en afspraken met zorgkantoor of gemeente staan hierin vast, met looptijd en eventuele volumeplafonds. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Ouders of wettelijk vertegenwoordigers volgen de voortgang op doelen en de planning van dagbesteding, zonder daarvoor de groep te moeten bellen. |
| Incidentenregistratie | Facilitair & Veiligheid | Een incident rond gedragsproblematiek of een toegepaste maatregel wordt met oorzaak en vervolgactie vastgelegd, bruikbaar bij de eigen kwaliteitscyclus. |
| Klachtenregistratie | Kwaliteit & Certificering | Een klacht van een cliënt of vertegenwoordiger wordt met datum, aard en afhandeling vastgelegd, in lijn met de Wkkgz-klachtplicht. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Diploma's, functieomschrijvingen en verlopende bevoegdheden van begeleiders staan op één plek, direct raadpleegbaar bij een controle. |
| Verzuimregistratie | HR & Personeel | Een ziekmelding komt binnen bij de planning én in het personeelsdossier, zodat vervanging op een groep niet twee losse acties wordt. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Verzoeken van cliënten of vertegenwoordigers om inzage in het dossier worden gestructureerd afgehandeld, met een logboek van wanneer dat is opgepakt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een zorgorganisatie, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een zorgorganisatie, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules in één keer inrichten?
Nee. De meeste organisaties beginnen met het cliëntdossier, doelen en de gezamenlijke planning van wonen en dagbesteding. Verantwoording, familieportaal en incidentregistratie volgen doorgaans later.
Is er een aparte module voor pgb-cliënten?
Pgb-verantwoording is geen losse module, maar een manier van registreren binnen het gewone cliëntdossier en de urenregistratie, zodat het geen tweede administratie naast de gewone begeleiding wordt.
Kunnen we later een nieuwe locatie of doelgroep toevoegen?
Ja, een nieuwe locatie krijgt een eigen team en planning binnen dezelfde inrichting, met dezelfde aanpak voor doelen en verantwoording. Alleen de inrichting van die uitbreiding komt erbij.
Wat als een sjabloon voor het ondersteuningsplan niet aansluit?
Sjablonen voor het ondersteuningsplan worden bij de implementatie op jouw doelgroep en werkwijze afgestemd, tot en met de indeling van doelen en evaluatiemomenten die jouw organisatie hanteert.