Een schilderij dat drie maanden op bruikleen naar Brussel gaat, een schoolklas die met tweeëntwintig leerlingen voor de deur staat, en een zieke suppoost bij de tijdelijke expositie: op één ochtend lopen collectie, publiek en personeel door elkaar. GrowMate brengt objectregistratie, tijdslotreservering en suppoostenrooster samen in één omgeving.
Een museum verdient zijn bestaansrecht niet aan één verkoop, maar aan het beheer van een collectie die voor honderd jaar mee moet en aan een publieksstroom die vandaag binnenkomt. Een vaas die naar een gastexpositie in Antwerpen gaat, moet met een compleet conditierapport en de juiste verzekeringswaarde op transport. Blijft dat in aparte Excel-lijsten en een papieren bruikleenmap hangen, dan ontdek je pas bij een schadegeval dat er iets ontbreekt.
GrowMate is geen kant-en-klaar ticketingpakket dat je collectiewerk negeert. Je stelt uit 439 modules de combinatie samen die bij jouw museum past: tijdslotreservering voor bezoekers, een dossier per bruikleen met conditierapport en verzekering, een vriendenadministratie die giften en contributies bijhoudt, en een rooster voor suppoosten en gidsen. Onze consultants richten dit in op jouw collectie en jouw publieksstromen, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk museum terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Op een droge dinsdag loopt de zaal leeg, maar op de eerste regenachtige zaterdag van de schoolvakantie staat de rij tot buiten en moet je bezoekers teleurstellen bij de deur. Zonder online tijdslotreservering met een zichtbaar maximum per uur blijft spreiding een kwestie van geluk. Met een boekbare capaciteit per tijdvak zie je vooraf wanneer een dag vol dreigt te lopen.
Een object gaat voor een half jaar naar een ander museum en het conditierapport, de verzekeringswaarde en de retourdatum staan verspreid over een mailwisseling en een Wordbestand. Komt het stuk beschadigd terug, dan is de discussie over aansprakelijkheid al verloren voordat hij begint. Eén bruikleendossier per object geeft je op elk moment een compleet overzicht van wat waar is.
Een onderzoeker of erfgenaam vraagt naar de herkomst van een specifiek object, en het antwoord zit verspreid over verwervingsdossiers, oude inventarislijsten en het geheugen van een collega die met pensioen is. Zonder een doorzoekbaar herkomstdossier kost zo'n vraag al snel weken speurwerk in plaats van een kwartier opzoeken.
Een museum draait voor een groot deel op vrijwillige suppoosten en gidsen met wisselende beschikbaarheid, en een rooster op papier houdt geen rekening met wie welke zaal kent of wie een BHV-certificaat heeft. Valt iemand uit, dan ontdek je dat vaak pas als de zaal al open moet. Een rooster dat beschikbaarheid, zaalkennis en certificaten combineert, laat in één oogopslag zien wie er ingezet kan worden.
De vriendenvereniging int contributies, ontvangt eenmalige giften en moet aan het eind van het jaar een overzicht voor de ANBI-verantwoording opleveren, terwijl de administratie van wie wat gaf verspreid raakt over bankafschriften en losse mails. Met een donateursprofiel dat contributies en giften aan één relatie koppelt, hoef je bij de jaarverantwoording niet meer terug te rekenen vanuit de bank.
Een basisschool boekt een museumles per telefoon, een andere school mailt, en de balie moet handmatig checken of er die ochtend nog een gids vrij is en of het lokaal al bezet is door een andere groep. Boekingen die automatisch tegen de beschikbare gidsen en ruimtes worden gelegd, en die na afloop vanzelf een factuur voor de school klaarzetten, schelen die balie tientallen telefoontjes per week.
Zo loopt een schoolbezoek door GrowMate, van boeking tot factuur:
De leerkracht kiest online een datum, een tijdslot en een museumles die past bij de groep, bijvoorbeeld over een specifieke periode of kunstenaar. Het systeem toont alleen tijden waarop er zowel ruimte als een gids beschikbaar is.
Zodra de boeking binnen is, wordt de gekoppelde gids automatisch ingepland en de zaal geblokkeerd voor andere groepen, zodat er nooit twee schoolklassen tegelijk voor dezelfde ruimte staan. Is er die ochtend geen gids beschikbaar, dan stelt het systeem meteen een ander tijdslot voor in plaats van dat de balie achteraf moet omboeken.
Bij aankomst wordt de groep afgevinkt, inclusief een eventueel afwijkend aantal leerlingen, zodat balie en suppoosten weten wat er die ochtend nog aan groepen binnenkomt. Wijkt de groepsgrootte af van de boeking, dan ziet de gids dat vooraf en past hij de rondleiding daarop aan.
Na afloop vult de leerkracht desgewenst een korte evaluatie in, die automatisch bij het schooldossier komt. Voor het educatieteam is dat waardevol om een programma bij te stellen, en bij een volgende boeking van dezelfde school is meteen zichtbaar wat er de vorige keer goed of minder goed liep.
De kosten voor het programma en eventuele materialen gaan automatisch als factuur naar de administratie van de school, zonder dat de museumbalie dat apart hoeft bij te houden. Blijft een schoolfactuur langer dan de afgesproken termijn openstaan, dan krijgt de administratie daar automatisch een signaal van.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Bezoeken met de landelijke museumkaart worden geregistreerd en periodiek verrekend, zonder dat de balie dat los moet bijhouden naast de reguliere kassa.
Kassaomzet, donaties en schoolfacturen sluiten aan op je boekhoudpakket, met de kostenplaatsen die een subsidieverstrekker vraagt.
Segmenten van donateurs en vrienden synchroniseren met je mailingtool, zodat een uitnodiging voor een opening bij de juiste groep terechtkomt.
Entreekaartjes, rondleidingen en de museumwinkel lopen door dezelfde kassa, zodat de dagomzet in één keer klopt met de boekhouding.
De GrowMate-app, ingericht voor een museum
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Veel Nederlandse musea laten zich periodiek toetsen op de kwaliteitsnorm voor collectiebeheer, publieksfunctie en bedrijfsvoering die aan een erkend museum wordt gesteld. Bij zo'n toetsing moet je kunnen laten zien dat objectregistratie, conditierapportages en bruikleenafspraken op orde zijn. Met een dossier per object hoef je die stukken niet vlak voor een audit bij elkaar te zoeken.
Elk object dat het gebouw verlaat of binnenkomt op bruikleen heeft een overeenkomst nodig met looptijd, verzekeringswaarde en transportvoorwaarden, die moet aansluiten op de polis die je hebt lopen. Verlies je het overzicht welke bruikleen wanneer afloopt, dan loop je het risico dat een object zonder geldige verzekering onderweg is.
Heeft je museum of de bijbehorende vriendenstichting de ANBI-status, dan moeten giften en de besteding daarvan navolgbaar vastgelegd worden voor de jaarlijkse verantwoording. Losse invoer in een spreadsheet levert bij een groeiend vriendenbestand al snel fouten op. Een donateursadministratie die giften aan bestemming en contactgegevens koppelt, maakt die verantwoording eenvoudiger.
Contactgegevens van vrienden, donateurs en scholen die museumlessen boeken vallen onder de AVG, zeker zodra je ze voor een nieuwsbrief of heraanvraag gebruikt. Bewaartermijnen en toegang tot die gegevens moeten aantoonbaar beperkt zijn tot wie ermee moet werken. Rechten per gebruikersrol houden dat beheersbaar zonder dat je elk verzoek handmatig hoeft uit te zoeken.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste musea mee beginnen.
De kern voor elk museum dat drukte wil spreiden en dagelijks bezoekers en groepen ontvangt zonder dat de balie moet improviseren. Zonder een goed geregeld tijdslot en een werkende kassa blijft de rest van de inrichting op los zand gebouwd.
Voor het deel van het werk dat niet bij de balie gebeurt maar wel het hart van het museum is: objecten die komen, gaan en verzekerd moeten blijven, met een dossier dat bij een audit of schadegeval direct compleet is.
Zodra bezoek en collectie op orde zijn, komt de inkomstenkant erbij: contributies, giften en facturatie aan scholen en andere instellingen, zonder dat de administratie dat naast de rest handmatig moet bijhouden.
Voor musea die verantwoording moeten afleggen aan subsidiegevers en die suppoosten en gidsen structureel willen inroosteren op beschikbaarheid en geldige certificaten, in plaats van rond te bellen bij uitval.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De tijdelijke uitleen van een object aan of van een ander museum, vastgelegd in een overeenkomst met looptijd, verzekeringswaarde en transportvoorwaarden.
Onderzoek naar de eigenaarsgeschiedenis van een object, van verwerving tot eventuele eerdere eigenaren, vaak relevant bij vragen over herkomst uit een bepaalde periode.
De vastlegging van de fysieke staat van een object, met foto's, gemaakt bij vertrek en terugkomst van een bruikleen of transport.
De medewerker of vrijwilliger die toezicht houdt in een zaal, bezoekers te woord staat en de collectie in de gaten houdt.
De landelijke abonnementskaart waarmee bezoekers bij aangesloten musea terechtkunnen, waarna musea de bezoeken periodiek met de organisatie verrekenen.
Bij een uurtarief van € 90 bepaalt de gekozen moduleset wat het wordt. Voor tijdslotreservering, een kassasysteem en een basisdossier voor bruiklenen zit je vaak rond pakket Kiem, vanaf € 2.950 richtprijs. Komt daar vriendenadministratie, subsidieverantwoording en suppoostenrooster bij, dan schuift dat richting pakket Groei, vanaf € 12.500. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Veel musea laten hun bestaande collectieregistratie staan en gebruiken GrowMate voor tijdslotreservering, kassa, vriendenadministratie en facturatie, met een koppeling of periodieke export naar het collectiesysteem. Wil je op termijn alles in één omgeving, dan migreren we de objectgegevens mee.
Ja. Per bruikleen leg je de overeenkomst, de verzekeringswaarde, het transportschema en het conditierapport bij vertrek en bij terugkomst vast in één dossier. Zo hoef je bij een schadegeval niet in losse mappen te zoeken naar wat er precies was afgesproken.
Ja. Bezoekers met een museumkaart boeken hetzelfde tijdslot als betalende bezoekers, en die bezoeken worden apart geregistreerd zodat de periodieke afrekening met de museumkaartorganisatie automatisch klopt met je bezoekersaantallen.
Suppoosten geven hun beschikbaarheid zelf door, en het rooster houdt rekening met welke zaal iemand kent en welke certificaten, zoals BHV, nog geldig zijn. Bij uitval zie je direct wie er nog inzetbaar is, in plaats van rond te bellen.
Ja. Giften en jaarlijkse contributies worden aan het donateursprofiel gekoppeld, met bestemming en datum, zodat je aan het eind van het jaar een overzicht kunt exporteren in plaats van het uit bankafschriften te reconstrueren.
Ja. Leerkrachten boeken online een tijdslot en een programma dat past bij hun groep, en het systeem toont alleen momenten waarop er zowel een zaal als een gids beschikbaar is. Na afloop gaat de factuur automatisch naar de school.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een museum.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.