Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding om voorraad, contracten, consignatie, kwaliteit en facturatie in één keer te activeren is groot, maar in de medische groothandel is de volgorde niet vrijblijvend. Zonder betrouwbare UDI- en houdbaarheidsregistratie heeft een recall-module niets om op te bouwen, en zonder die registratie is elke contractprijs die je factureert gebaseerd op een voorraad die je niet volledig kunt verantwoorden. Dat risico weegt zwaarder dan het gemak van alles ineens aanzetten.
We beginnen daarom met voorraad, UDI-registratie en orderverwerking, de basis waarop herleidbaarheid staat of valt. Zodra dat aantoonbaar klopt, volgen contractbeheer en consignatievoorraad voor de klantspecifieke afspraken, en pas daarna recall-management en de kwaliteitsmodules, die precies zo goed zijn als de onderliggende registratie.
De modulesets voor een medische groothandel
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: voorraad, UDI en orders
Zonder herleidbare voorraad tot op eenheidsniveau is elke volgende stap in deze branche een risico in plaats van een keuze.
Contracten en consignatie
Voor de prijsafspraken per instelling en de voorraad die niet in eigen magazijn ligt maar wel jouw eigendom is.
Kwaliteit en herleidbaarheid
Voor het moment dat een fabrikant een terugroepactie meldt en je binnen uren duidelijkheid moet geven.
Geld: facturatie en debiteuren
Contractprijzen en consignatieverbruik moeten kloppend en tijdig gefactureerd worden aan instellingen met eigen betaaltermijnen.
Wat elke module doet voor medische groothandel
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een medische groothandel betekent |
|---|---|---|
| Groothandel | Branchemodules | De branchemodule als basis voor klantspecifiek assortiment en staffelprijzen, aangevuld met de UDI- en contractsturing die deze branche specifiek nodig heeft. |
| Serienummerregistratie | Voorraad & Magazijn | Registreert UDI- en serienummers per eenheid, zodat elk uitgeleverd hulpmiddel herleidbaar blijft tot en met de ontvangende instelling. |
| Houdbaarheidsbewaking (FEFO) | Voorraad & Magazijn | Wijst bij het picken automatisch de partij met de eerstkomende vervaldatum aan, essentieel bij steriele producten met een harde houdbaarheidsgrens. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Actuele voorraad per artikel en locatie, inclusief het onderscheid tussen eigen magazijnvoorraad en voorraad die als consignatie elders ligt. |
| Consignatievoorraad | Voorraad & Magazijn | Houdt apart bij welke voorraad fysiek bij een zorginstelling ligt maar eigendom blijft, tot het moment van verbruik en facturatie. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Legt looptijd, prijsafspraken en volumekortingen per zorginstelling vast, zodat een aanbesteding niet in een los contract blijft hangen. |
| Prijslijsten & staffels | Sales & Offertes | Past de contractprijs en eventuele volumestaffel per instelling automatisch toe op elke order, zonder handmatige controle vooraf. |
| Verkooporders | Sales & Offertes | Orders van ziekenhuizen en apotheken worden getoetst aan contractprijs en beschikbare, houdbare voorraad vóór ze worden bevestigd. |
| Recall-management | Kwaliteit & Certificering | Koppelt UDI- en partijgegevens direct aan klantleveringen, zodat een terugroepactie van de fabrikant binnen uren kan worden herleid naar de juiste instellingen. |
| Leveranciersverklaringen | Kwaliteit & Certificering | Certificaten van fabrikanten, zoals CE-markering en kwaliteitsverklaringen, blijven gekoppeld aan de partij en zijn direct beschikbaar bij een audit. |
| Temperatuurregistratie | Logistiek & Transport | Voor producten die onder GDP-voorwaarden binnen een bepaalde temperatuurband moeten blijven tijdens opslag en transport. |
| Track & trace-portaal | Logistiek & Transport | Zorginstellingen volgen zelf de status van een spoedlevering, zonder dat de binnendienst continu gebeld wordt over waar een zending blijft. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Facturen passen automatisch de contractprijs en eventuele consignatieverrekening van de betreffende instelling toe. |
| E-facturatie (UBL) | Facturatie & Betalingen | Ziekenhuizen en grotere zorggroepen eisen e-facturen in een vast formaat, rechtstreeks gekoppeld aan hun inkoopsysteem. |
| Debiteurenbeheer | Financieel & Boekhouding | Openstaande posten per zorginstelling in beeld, met aandacht voor de vaak langere betaaltermijnen die instellingen hanteren. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een medische groothandel, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een medische groothandel, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Is UDI-registratie verplicht om te starten of kunnen we die later toevoegen?
De meeste medische groothandels nemen UDI-registratie vanaf dag één mee, omdat de rest van het proces, van picken tot recall, daarop leunt. Zonder die basis is het lastig om er later zonder gaten in de historie op aan te sluiten.
Moeten we consignatiebeheer meteen inrichten?
Alleen als je nu al consignatievoorraad bij instellingen hebt liggen. Werk je nog volledig op basis van directe verkoop, dan voegen we die module toe zodra de eerste consignatieafspraak wordt gemaakt.
Kunnen we later modules toevoegen zonder de bestaande UDI-data opnieuw in te voeren?
Ja, nieuwe modules sluiten aan op de bestaande artikel-, partij- en klantregistratie. Een module voor bijvoorbeeld recall-management gebruikt dezelfde UDI-gegevens die al zijn vastgelegd.
Wat als onze zorginstellingen een ander bestelformaat gebruiken dan EDI?
Naast EDI-koppelingen kunnen instellingen ook via een bestelportaal of handmatige orderinvoer werken. Bij de implementatie bekijken we per klantgroep welk kanaal het beste past.