Een gezichtsbehandeling duurt drieënzestig minuten, een ontharingsbehandeling van de benen een kwartier, en een chemische peeling vraagt precies de tijd die de huid nodig heeft om te reageren: in een schoonheidssalon is de agenda het hart van de zaak. GrowMate koppelt die agenda aan huidanalyse, productverkoop en de bezetting van je apparatuur.
Een schoonheidssalon draait niet op één soort afspraak, maar op tientallen behandelingen die elk hun eigen duur, voorbereiding en nazorg kennen. Een gelaatsbehandeling van drieënzestig minuten vult de stoel anders dan een manicure van twintig minuten, en een IPL-sessie vraagt om een apparaat dat op dat moment vrij moet zijn, niet alleen om een vrije behandelaar. Komt daar de verkoop van de gebruikte cosmetische producten bovenop, dan wordt een simpel papieren afsprakenboekje al snel de plek waar omzet stilletjes wegsijpelt: een no-show die niemand meer belt, een productverkoop die nooit op de kassabon belandt, een vervolgsessie die de klant zelf moet onthouden.
GrowMate is geen standaard boekingssysteem dat je moet plooien naar je manier van werken. Je stelt uit 439 modules de combinatie samen die bij jouw salon past: online boeken met de juiste duur per behandeling, een klantdossier met huidanalyse en behandelplan, een kassa die productverkoop los van behandeltijd registreert, en zicht op hoeveel behandelingen je IPL- of laserapparatuur per week draait. Onze consultants richten dat in op jouw behandelmenu en je bestaande afsprakenlijst, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk schoonheidssalon terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een gezichtsbehandeling, een ontharingssessie en een chemische peeling vragen elk een andere hoeveelheid stoeltijd, en een generieke afspraakblok van dertig minuten klopt voor geen van drieën. Loopt een behandeling uit omdat de agenda te krap stond, dan schuift de rest van de dag door. Met een vaste duur per behandeltype in de agenda plant het systeem geen afspraken die elkaar in de weg zitten.
Bij de intake wordt de huid beoordeeld en een traject van meerdere sessies uitgestippeld, maar als de aantekeningen op losse kaartjes staan, kan alleen de behandelaar die de intake deed het vervolg overnemen. Is die persoon er niet, dan begint de volgende sessie weer bij nul. Notities per sessie in een centraal klantdossier maken dat elke behandelaar het traject kan voortzetten.
De crème of serum die tijdens de behandeling gebruikt wordt, verkoop je vaak ook los mee naar huis, maar als dat er even bij wordt gezegd zonder het apart te registreren, verdwijnt die omzet in de administratie van de behandeling zelf. Een aparte kassaregel voor productverkoop naast de behandeling laat zien wat er in de stoel gebeurt en wat er over de toonbank gaat.
IPL- of laserapparatuur wordt vaak op afbetaling of lease aangeschaft, en die investering verdien je terug per behandeling die je ermee doet, niet per uur dat de behandelstoel bezet is. Zonder apart zicht op hoeveel sessies een apparaat per week draait, weet je pas bij de jaarrekening of het rendeert. Bezetting per apparaat naast bezetting per stoel laat zien of de investering zichzelf terugverdient.
Peelings, ontharingswax en gelproducten vragen om registratie van wat er gebruikt is en om veiligheidsinstructies die de behandelaar kent, zeker bij een allergische reactie achteraf. Als dat alleen op het productetiket staat, is er geen dossier om op terug te vallen. Vastleggen welk product en welke batch bij een behandeling hoorden, geeft je die informatie terug wanneer je hem nodig hebt.
Een behandeltraject van meerdere sessies werkt alleen als de volgende afspraak ook echt wordt gemaakt, maar zodra dat aan het geheugen van de klant wordt overgelaten, valt een deel van de trajecten stil na de eerste sessie. Een systeem dat de vervolgafspraak bij het behandelplan zelf voorstelt, houdt het traject en daarmee de omzet op gang.
Zo loopt een klanttraject door GrowMate bij een schoonheidssalon:
De klant boekt zelf een moment, en het systeem reserveert automatisch de juiste hoeveelheid stoeltijd voor die specifieke behandeling, plus het apparaat als de behandeling dat vereist. Een chemische peeling en een manicure vullen zo nooit hetzelfde blok.
Bij het eerste bezoek beoordeelt de behandelaar de huid en legt een vervolgtraject van meerdere sessies vast, inclusief het doel van de behandeling. Dit behandelplan komt in het klantdossier, zichtbaar voor iedere behandelaar die de klant daarna ziet.
Tijdens de sessie noteert de behandelaar het verloop, eventuele reactie van de huid en welke producten gebruikt zijn. Wordt een product ook los meegegeven, dan komt dat apart op de kassabon te staan, gescheiden van de behandeling zelf.
De behandeling en de eventuele productverkoop worden in één moment afgerekend, met de behandeling en de producten als aparte regels. Zo blijft zichtbaar wat de stoeltijd opleverde en wat de verkoop aan de balie.
Past het behandelplan een vervolgafspraak, dan stelt het systeem die voor bij het afrekenen. Achteraf zie je per periode hoeveel behandelingen er per behandelaar en per apparaat zijn gedaan, en dus of de agenda en de apparatuur renderen.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
De kassa aan de balie verwerkt pinbetalingen en contant geld in één afrekening, met behandeling en productverkoop als aparte regels op de bon.
Dagomzet uit behandelingen en productverkoop sluit aan op je boekhoudpakket, zonder dat je kassa-afslagen apart moet overtypen.
De salonagenda synchroniseert twee kanten op met Google- of Outlook-agenda's, handig als behandelaars ook privéafspraken in dezelfde agenda willen zien.
Afspraakherinneringen en verzoeken om een review na de behandeling gaan automatisch de deur uit, zonder dat de balie daar apart aan hoeft te denken.
De GrowMate-app, ingericht voor een schoonheidssalon
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij het werken met peelings, ontharingswax en gelproducten hoort een registratie van welk middel en welke batch bij een behandeling is gebruikt, plus de veiligheidsinstructies die daarbij horen. Bij een huidreactie achteraf kun je dan herleiden wat er precies is toegepast, in plaats van te vertrouwen op het geheugen van de behandelaar.
Een intakeformulier met huidtype, allergieën of medische bijzonderheden bevat gevoelige gezondheidsgegevens, en die vragen om extra zorgvuldige beveiliging en een duidelijk doel voor het bewaren ervan. Toegang tot het klantdossier beperk je tot de behandelaars die de klant daadwerkelijk behandelen.
IPL- en laserapparatuur vraagt om vaste veiligheidsprocedures, van beschermende bril tot contra-indicaties die vooraf gecheckt moeten worden. Een checklist die bij elke sessie met dat apparaat hoort, voorkomt dat een stap wordt overgeslagen omdat het een drukke dag is.
Bij behandelingen met een medisch randje, zoals bepaalde peelings of ontharing bij een gevoelige huid, hoort een vastgelegde toestemming en een check op contra-indicaties vooraf. Die verklaring bij het klantdossier bewaren maakt dat je bij twijfel achteraf kunt terugvallen op wat er is afgesproken.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste schoonheidssalons mee beginnen.
Dit is waar elke schoonheidssalon op draait: een agenda die behandelduur respecteert, een klantdossier en een kassa die behandeling en productverkoop apart afrekent.
Voor salons die met meerdere sessies per klant werken en willen voorkomen dat een traject stilvalt zodra de vaste behandelaar er niet is.
Zodra de basis staat: cosmetica heeft een houdbaarheidsdatum en een aparte omzetstroom naast de behandeltijd, dus verdient het een eigen voorraadbeeld.
Later voeg je toe wat over de dagelijkse gang van zaken heen ligt: certificaten van behandelaars bewaken, de afschrijving van dure apparatuur volgen en bezetting in cijfers zien.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het vastgelegde vervolgtraject van meerdere sessies dat volgt op de huidanalyse bij de intake, met doel en verwachte duur van het traject.
Het percentage van de beschikbare tijd dat een apparaat zoals een IPL- of laserapparaat daadwerkelijk in een behandeling wordt gebruikt, los van de bezetting van de behandelstoel zelf.
Een omstandigheid, zoals een medicijngebruik of huidaandoening, waardoor een bepaalde behandeling niet of alleen aangepast uitgevoerd mag worden.
Een kleine testbehandeling op een beperkt huidoppervlak, vooraf uitgevoerd om een reactie te controleren voordat de volledige behandeling plaatsvindt.
First-expired-first-out: het principe dat cosmetische producten met de kortste resterende houdbaarheid als eerste gebruikt of verkocht worden.
Ja. Elk behandeltype krijgt een eigen duur, en de online planner reserveert automatisch de juiste hoeveelheid stoeltijd. Vraagt de behandeling ook een specifiek apparaat, zoals bij IPL, dan wordt dat apparaat voor diezelfde tijd meegereserveerd, zodat twee behandelaars nooit op hetzelfde apparaat rekenen.
Ja. Huidanalyse, behandelplan en de notities per sessie staan centraal in het klantdossier. Neemt een collega een vervolgsessie over, dan ziet die precies wat er in eerdere sessies is gedaan en afgesproken, zonder dat de klant het zelf hoeft te vertellen.
Ja. De kassa registreert een behandeling en een los verkocht product als aparte regels op dezelfde bon. Zo zie je in je cijfers wat de behandeltijd oplevert en wat de productverkoop aan de balie toevoegt, in plaats van één vermengd omzetbedrag.
Nee, dat kan gefaseerd. Veel salons starten met de online agenda en het klantdossier en koppelen de bestaande boekhouding, om later pas voorraad en personeelsmodules toe te voegen. Bestaande klantgegevens en afspraakhistorie migreren we mee bij de start.
De implementatie reken je af tegen een uurtarief van € 90, als eenmalig maatwerktraject. Voor een salon met online agenda, klantdossier, kassa en voorraadbeheer zit je doorgaans in het pakket Kiem of de onderkant van Groei, afhankelijk van het aantal behandelaars en apparaten. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Bezetting wordt zowel per behandelstoel als per apparaat bijgehouden, zodat je kunt zien hoeveel sessies een specifiek apparaat per week draait. Gecombineerd met de afschrijving van die apparatuur zie je of het aantal behandelingen de investering dekt.
Automatische herinneringen per sms of mail vóór de afspraak verlagen het aantal no-shows aanzienlijk. Blijft een klant toch vaker wegblijven zonder afmelding, dan zie je dat terug in het klantdossier, zodat je daar bij een volgende boeking rekening mee kunt houden.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een schoonheidssalon.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.