Een kappersstoel die twintig minuten leegstaat door een no-show, komt die tijd nooit meer terug: er hangt geen voorraad aan die je later alsnog verkoopt. GrowMate legt de agenda, de verwerkingstijd van een kleuring en de omzet per stoel naast elkaar, zodat leegloop zichtbaar wordt vóórdat hij optreedt.
Een kapsalon verkoopt geen product van het schap, maar een tijdvak op een stoel, en dat tijdvak is onherroepelijk verloren zodra het voorbij is zonder klant. Een knipbeurt van twintig minuten, een kleuring met drie kwartier inwerktijd en een klant die niet komt opdagen, staan allemaal in dezelfde agenda alsof het gelijksoortige blokken zijn. Zolang de planning uit losse WhatsAppjes, een schriftje bij de kassa en een online boekingswidget bestaat die niets van elkaar weten, verdwijnt er structureel bezetting die niemand later terugvindt.
GrowMate is geen vast salonpakket, maar 439 modules waaruit je zelf de set samenstelt die bij jouw manier van werken past: een agenda die kleuring en snit slim combineert, herinneringen en een aanbetaling tegen no-shows, en omzet per stoel en per kapper inclusief productverkoop. Onze consultants richten dat in op jouw stoelen, je team en je manier van belonen, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk kapsalon terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een klant die niet komt opdagen kost je geen kleine ergernis, maar een volledig tijdvak dat je die dag niet meer kunt invullen. Met automatische herinneringen per sms of mail, en een optionele aanbetaling bij het boeken, daalt het aantal no-shows en is de schade bij uitval beperkt tot het bedrag dat al binnen is.
Een kleuring met inwerktijd houdt de stoel bezet zonder dat er iets gebeurt, terwijl een collega ondertussen misschien vrij staat. Doordat GrowMate verwerkingstijd apart plant van actieve behandeltijd, kun je in die tussentijd een korte knipbeurt inschuiven zonder dat de agenda vastloopt.
Werkt een deel van je team op omzetpercentage, dan moet elke geknipte klant en elk verkocht potje wax precies aan die kapper worden toegerekend. Los bijgehouden in een schriftje gaat dat maandelijks mis. Met omzet en productverkoop gekoppeld aan de behandelaar klopt de afrekening zonder speurwerk achteraf.
De ene klant belt, de andere stuurt een berichtje via Instagram en een derde boekt via de website, en drie mensen aan de balie moeten die allemaal samenvoegen in één agenda. Met één centrale online planner die overal aan gekoppeld is, verdwijnt het risico dat twee klanten dezelfde stoel krijgen toegewezen.
Een leerbedrijf met stagiairs plant behandelingen vaak langzamer in en onder begeleiding, maar in een gewone agenda staan zij tussen de ervaren kappers alsof ze even snel zijn. Aparte behandeltijden per medewerker houden de dag realistisch, ook als een stagiair meekijkt bij een kleuring.
Aan het einde van de maand weet je dat de zaak loopt, maar niet of dat komt door de ene stoel bij het raam of door twee kappers die harder werken dan de rest. Bezetting en omzet per stoel over de week laten precies zien waar de leegloop zit en waar de drukte eigenlijk vandaan komt.
Zo loopt een ochtend door GrowMate bij een kapsalon met vijf stoelen:
Via de website, telefoon of aan de balie kiest de klant een behandeling en een voorkeurskapper. De agenda houdt meteen rekening met de duur van precies die behandeling en met wie er op dat moment aan die stoel staat.
Vraagt de klant een kleuring, dan reserveert het systeem apart de inwerktijd. In dat blok kan dezelfde kapper of een collega een korte behandeling bij een andere klant inschuiven, zodat de stoel niet stilstaat terwijl de kleur zit te trekken.
Een dag van tevoren gaat er een herinnering uit. Bij nieuwe klanten of dure behandelingen kan er een aanbetaling gevraagd worden, zodat een no-show niet de volledige tijdswaarde van die stoel kost.
Aan de stoel registreert de kapper de uitgevoerde behandeling en eventuele verkochte producten. Dat komt direct op naam van die kapper terecht, zonder dat de balie het achteraf moet overtypen uit een kladblok.
Bij de kassa worden behandeling en productverkoop samen afgerekend, en tegelijk automatisch toegerekend aan de kapper die het werk deed. Aan het eind van de week zie je per stoel en per medewerker wat er werkelijk is binnengekomen.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Een aanbetaling bij het boeken of pinnen aan de stoel loopt via dezelfde betaalkoppeling, zodat een afspraak pas echt vaststaat als het bedrag ook binnen is.
Gewerkte uren en omzetpercentages per kapper gaan als periodebestand naar je salarispakket, inclusief de toeslagen uit de CAO.
Een afspraak die via het Instagram- of Google-bedrijfsprofiel binnenkomt, landt rechtstreeks in dezelfde agenda als de telefonische boekingen.
Dagomzet uit de kassa en verkochte producten sluiten automatisch aan op je boekhouding, zonder dat iemand bonnetjes hoeft over te typen.
De GrowMate-app, ingericht voor een kapsalon
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Loonschalen, jeugdlonen voor jonge medewerkers en afspraken over provisie of omzetpercentage zijn bij een team van kappers niet met de hand bij te houden. GrowMate rekent de gewerkte uren en de omzet per medewerker door, en levert een aansluitend bestand aan je salarisverwerking.
Neem je stagiairs aan via de SBB, dan hoort daar begeleiding en beoordeling bij die je kunt aantonen. Aparte behandeltijden en een dossier per stagiair maken duidelijk wie waar op welk moment onder toezicht werkte.
Een klantkaart met kleurformules, allergieën en eerdere behandelingen is precies het soort gevoelige informatie waar de AVG eisen aan stelt. Toegang per rol en een duidelijk bewaarbeleid zorgen dat die gegevens niet breder rondslingeren dan nodig.
Klanten moeten in de salon kunnen zien wat een behandeling kost voordat ze in de stoel zitten. Een actuele prijslijst die rechtstreeks uit dezelfde module komt als de kassa, voorkomt dat een oude folder en de werkelijke tarieven uit elkaar gaan lopen.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste kappers en barbershops mee beginnen.
Dit is waar elke dag in de salon om draait. Zonder een agenda die per behandeling en per stoel plant, en zonder herinneringen tegen no-shows, blijft de rest een kwestie van improviseren.
Zodra de agenda staat, moet elke behandeling en elk verkocht product ook eerlijk worden toegerekend aan de kapper die het werk deed.
Als de basis een tijdje draait, komt de vraag hoe je stagiairs, wachtlijsten en terugkerende klanten beter bedient.
Later voegen salons vaak toe wat helpt om klanten vast te houden en te zien waar het geld in de schappen naartoe gaat.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De tijd die voor een specifieke behandeling in de agenda wordt gereserveerd, inclusief wassen, knippen en föhnen.
De periode waarin een kleur- of stylingmiddel inwerkt en de stoel in theorie geschikt is voor een korte behandeling bij een andere klant.
Het deel van de omzet dat een kapper als beloning ontvangt bovenop of in plaats van een vast salaris, ook wel provisie genoemd.
De afspraken die een salon hanteert over herinneringen, aanbetalingen of kosten bij het niet nakomen van een geboekte afspraak.
Het percentage van de beschikbare tijd per stoel dat daadwerkelijk gevuld is met een betalende klant.
De eenmalige implementatie wordt berekend op basis van € 90 per uur, afhankelijk van het aantal modules en stoelen. Een kapsalon met agenda, no-show-beheer, kassa en omzettoerekening per medewerker zit doorgaans rond het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting neem je er los bij, of niet.
Dat kan. Sommige salons behouden hun kassa en gebruiken GrowMate vooral voor de agenda, herinneringen en omzet per stoel, met een koppeling ertussen. Wil je alles in één systeem, dan nemen we de bestaande klant- en afsprakengegevens mee bij de implementatie.
Ja. Je bepaalt zelf voor welke behandelingen of nieuwe klanten een aanbetaling verplicht is. Betaalt de klant niet, dan blijft de stoel vrij voor iemand anders; komt de klant niet opdagen, dan is de aanbetaling al binnen in plaats van niets.
Ja, per stoel of per medewerker kun je aparte beschikbaarheid, tarieven en zelfs een eigen afrekening instellen. Zo blijft duidelijk wie welke klant bediende en welke omzet bij wie hoort, ook als een zelfstandige tijdelijk een stoel huurt.
Ja. Behandelingen en verkochte producten worden vastgelegd op naam van de kapper die ze uitvoerde of verkocht, en aan het eind van de periode zie je per medewerker de totale omzet waarop een eventueel omzetpercentage berekend kan worden.
Stagiairs krijgen een eigen behandeltijd die rekening houdt met begeleiding, en een dossier waarin je bijhoudt welke handelingen ze onder toezicht hebben uitgevoerd. Dat voorkomt dat de dagplanning uitgaat van hetzelfde tempo als een ervaren kapper.
Ja, met de online afsprakenplanner kiest een klant zelf een behandeling, een voorkeurskapper en een tijdstip dat past bij de werkelijke beschikbaarheid. De balie hoeft alleen in te grijpen bij uitzonderingen, niet bij elke reguliere boeking.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een kapsalon.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.