Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om meteen alles aan te zetten: agenda, no-shows, kassa, omzet per medewerker, voorraad, klantreizen en loyaliteit. In een salon werkt dat averechts, omdat je grootste groep gebruikers de kappers zelf zijn, die tussen twee klanten door geen tijd hebben om vier nieuwe schermen te leren. Valt de agenda dan terug op losse briefjes achter de kassa, dan is elke omzetberekening per stoel of per medewerker vanaf dag één onbetrouwbaar, en dat repareer je later niet meer met een extra module.
Daarom beginnen we met wat de dagelijkse gang van zaken direct raakt: de online agenda, herinneringen tegen no-shows en de kassa met omzettoerekening per kapper. Draaien die een aantal weken stabiel, dan bouwen we door naar stagiairbeheer, klantreizen en voorraad, want die modules zijn pas nuttig als de onderliggende agenda- en omzetcijfers al kloppen.
De modulesets voor een kapsalon
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: agenda, herinneringen en klant
Dit is waar elke dag in de salon om draait. Zonder een agenda die per behandeling en per stoel plant, en zonder herinneringen tegen no-shows, blijft de rest een kwestie van improviseren.
Geld: kassa, omzet en beloning
Zodra de agenda staat, moet elke behandeling en elk verkocht product ook eerlijk worden toegerekend aan de kapper die het werk deed.
Team en planning verdiepen
Als de basis een tijdje draait, komt de vraag hoe je stagiairs, wachtlijsten en terugkerende klanten beter bedient.
Voorraad en klantbinding
Later voegen salons vaak toe wat helpt om klanten vast te houden en te zien waar het geld in de schappen naartoe gaat.
Wat elke module doet voor kappers en barbershops
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een kapsalon betekent |
|---|---|---|
| Kappers & salons | Branchemodules | De branchespecifieke basis met online boeken, behandelhistorie en productverkoop. Andere modules zoals de agenda en de kassa sluiten hierop aan zonder dat je iets dubbel hoeft in te richten. |
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Klanten boeken zelf een tijdvak dat past bij de duur van hun behandeling en de beschikbaarheid van hun voorkeurskapper, zonder dat de balie drie kanalen hoeft samen te voegen. |
| Afspraakherinneringen | Agenda & Planning | Automatische herinneringen vooraf zorgen dat klanten minder vaak vergeten te komen, en de tijd die anders leeg in de agenda stond, blijft benut. |
| Terugkerende afspraken | Agenda & Planning | Klanten die elke zes weken komen knippen of kleuren, staan automatisch in een reeks met uitzonderingen, in plaats van dat de balie ze telkens opnieuw moet inboeken. |
| Wachtlijsten | Agenda & Planning | Valt een afspraak af door een no-show of annulering, dan wordt die stoel automatisch aangeboden aan klanten op de wachtlijst in plaats van dat hij leeg blijft staan. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Kleurformules, allergieën en eerdere behandelingen staan op één kaart, zodat elke kapper direct weet wat er de vorige keer is afgesproken, ook bij een andere stoel. |
| Klantreizen | CRM & Relatiebeheer | Een klant die drie maanden niet is geweest, krijgt automatisch een uitnodiging in plaats van dat je hoopt dat hij vanzelf terugkomt. |
| Loyaliteitsprogramma | CRM & Relatiebeheer | Punten sparen voor een behandeling of product houdt vaste klanten net dat beetje meer verbonden aan jouw stoel in plaats van de salon verderop. |
| Nieuwsbriefintegratie | CRM & Relatiebeheer | Acties op producten of nieuwe behandelingen bereiken klanten die daar toestemming voor gaven, zonder dat je een aparte mailinglijst hoeft bij te houden. |
| Kassasysteem (POS) | E-commerce & Retail | Behandeling en productverkoop worden in één keer afgerekend en meteen gekoppeld aan de kapper en de klant, in plaats van los bijgehouden op een kassabon. |
| Targets & commissies | Sales & Offertes | Werkt een deel van het team op omzetpercentage, dan berekent deze module automatisch wat iedere kapper verdiende boven op het vaste salaris. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Voor zakelijke klanten, zoals een bedrijf dat knipbeurten voor personeel afneemt, gaat er een nette factuur uit in plaats van alleen een kassabon. |
| iDEAL-betaallinks | Facturatie & Betalingen | Een aanbetaling bij het boeken van een dure behandeling of een nieuwe klant loopt via een betaallink, zodat een no-show niet de volledige tijdswaarde kost. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Shampoo, kleurmiddelen en verkoopproducten blijven zichtbaar per artikel, zodat je nooit midden in een kleuring ontdekt dat de juiste tint op is. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | Roosters houden rekening met contracturen en met wie er op welke stoel staat, zodat de online agenda nooit een tijdstip aanbiedt waarop niemand aanwezig is. |
| Stagiairs & leerbanen | HR & Personeel | Stageplekken, begeleiders en beoordelingen staan centraal, zodat een leerbedrijf met kappers in opleiding dat aantoonbaar kan onderbouwen. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Bezetting per stoel, omzet per kapper en openstaande no-shows staan op één scherm, zonder dat iemand dat aan het eind van de maand met de hand hoeft op te tellen. |
| Klanttevredenheid (NPS) | CRM & Relatiebeheer | Een korte uitvraag na de behandeling laat zien of een nieuwe kapper of een nieuwe kleurtechniek daadwerkelijk aanslaat bij de klant. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een kapsalon, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een kapsalon, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk aanzetten?
Nee. De meeste kapsalons starten met de agenda, herinneringen en de kassa. Omzet per stoel, klantreizen en voorraad komen meestal in een tweede ronde, als de dagelijkse planning eenmaal soepel loopt.
Is er een aparte module voor barbershops of alleen voor kapsalons?
De branchemodule voor kappers en salons is breed genoeg voor beide: je richt zelf in welke behandelingen, tijdsduren en tarieven bij jouw zaak horen, of dat nu knippen, kleuren of scheren met het scheermes is.
Voegen we later gewoon modules toe, of moeten we dan opnieuw beginnen?
Een nieuwe module sluit aan op de bestaande klanten, stoelen en medewerkers, en je betaalt alleen de inrichtingsuren van die ene toevoeging. De agenda en klantgegevens hoeven niet opnieuw ingevoerd te worden.
En als een module net niet klopt met onze werkwijze in de salon?
Dan stellen we hem bij. Velden, statussen en de indeling van de agenda worden bij de implementatie op jouw stoelen en werkwijze gezet, en waar echt niets past, bouwen we een maatwerkmodule.