Een setje gellak duurt amper twintig minuten, een volledige acrylset kan bijna twee uur in beslag nemen, en toch staan beide behandelingen in dezelfde agenda alsof het gelijke blokken zijn. GrowMate geeft elke techniek zijn eigen tijdsblok, koppelt het materiaalverbruik aan de behandeling en herinnert de klant zelf aan de vulafspraak.
Een nagelstudio verkoopt geen vast product, maar een techniek met een eigen tempo: gellak is in een half uur klaar, een acrylset kost al snel het dubbele van die tijd, en een pedicurebehandeling valt weer in een heel andere categorie. Plan je die allemaal in hetzelfde standaardblok, dan loopt de dag vast of blijft er onnodig tijd onbenut. Daar komt bij dat elke behandeling gel, poeder, primer of lak verbruikt waarvan niemand precies bijhoudt of de prijs dat verbruik nog dekt, zeker wanneer materiaalkosten stijgen.
GrowMate is 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt die aansluit op hoe jouw studio werkt: een agenda die per techniek een ander tijdsblok reserveert, materiaalverbruik gekoppeld aan de behandeling, en vulafspraken die automatisch worden voorgesteld in plaats van dat de klant er zelf aan moet denken. Onze consultants richten dat in op jouw technieken en je voorraad, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk nagelstudio terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Gellak, een acrylset en een pedicurebehandeling hebben elk hun eigen, vrij vaste doorlooptijd, maar in een generieke agenda krijgen ze al snel hetzelfde blok van drie kwartier. Dat levert vertraging op bij acryl en verspilde tijd bij gellak. Aparte tijdsblokken per techniek zorgen dat de planning aansluit op wat er werkelijk gebeurt aan de tafel.
Elke behandeling verbruikt gel, acrylpoeder, primer, lak en vijlen of frezen, maar zonder registratie per klant weet niemand of de prijs van een behandeling het verbruik nog dekt. Stijgt de inkoopprijs van materiaal, dan merk je dat pas als de marge al is verdampt in plaats van vooraf.
Een acryl- of gellak-set moet na twee tot drie weken worden bijgevuld, een moment dat je als studio prima kunt voorspellen. Wacht je tot de klant daar zelf aan denkt, dan komt ze soms een week te laat of helemaal niet meer terug. Automatisch een vulafspraak voorstellen levert vaste, terugkerende bezetting op in plaats van losse eerste afspraken.
Instrumenten worden tussen klanten gereinigd, maar als daar niets van wordt vastgelegd, kun je bij een vraag daarover alleen op je woord vertrouwen. Een registratie per behandeling van wanneer instrumenten zijn ontsmet, geeft je iets concreets om op terug te vallen.
Een cadeaubon of een setje verzorgingsproducten wordt aan de balie verkocht, maar apart van de behandeling geadministreerd, of soms helemaal niet. Loopt dat via dezelfde kassa als de behandeling zelf, dan verdwijnt die omzet niet meer tussen de administratie door.
Aan het eind van de maand zie je de totale omzet, maar niet of dat komt door de vele korte gellak-afspraken of door de paar tijdrovende acrylsets. Omzet en tijdsbesteding per techniek naast elkaar tonen precies waar je bezetting het hardst werkt voor het geld.
Zo loopt een dag door GrowMate bij een nagelstudio met drie behandeltafels:
Via de online planner kiest de klant gellak, acryl of een pedicurebehandeling. De agenda reserveert automatisch het tijdsblok dat bij die techniek hoort, in plaats van een standaardduur die voor geen van de behandelingen echt klopt.
Aan tafel registreert de nagelstyliste welke techniek en welke materialen zijn gebruikt. Die koppeling maakt zichtbaar of het verbruik per klant nog past bij de prijs die voor de behandeling wordt gerekend.
Vóór de volgende klant plaatsneemt, wordt de reiniging van instrumenten afgevinkt in het systeem. Zo staat er per behandeling een moment vastgelegd waarop dat is gebeurd.
Voor acryl of gellak stelt het systeem twee tot drie weken later uit zichzelf een vulafspraak voor, die de klant met één klik kan bevestigen in plaats van dat de studio erop moet wachten.
Behandeling, eventuele productverkoop en een cadeaubon worden in één keer afgerekend, en komen automatisch terecht bij de juiste techniek en nagelstyliste in de cijfers van die dag.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Een aanbetaling bij het boeken van een langere acrylbehandeling loopt via dezelfde betaalkoppeling als de kassa, zodat een afspraak pas vaststaat als er ook echt is betaald.
Kassaomzet, verkochte producten en cadeaubonnen sluiten automatisch aan op je boekhouding, zonder dat iemand kassabonnetjes hoeft over te typen.
Een reservering via het Instagram- of Google-bedrijfsprofiel komt rechtstreeks in dezelfde agenda terecht als een boeking via de eigen website.
Bestelsuggesties voor gel, acrylpoeder en lak gaan automatisch naar je vaste leverancier zodra het verbruik daar aanleiding toe geeft.
De GrowMate-app, ingericht voor een nagelstudio
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Een klantkaart met allergieën, voorkeuren en eerdere behandelingen bevat gevoelige gegevens waar de AVG regels aan verbindt. Toegang per rol en een duidelijke bewaartermijn houden dat overzichtelijk, ook als meerdere nagelstylistes met dezelfde klanten werken.
De verplichte reiniging van instrumenten tussen klanten is iets wat je moet kunnen aantonen, ook zonder dat er een vast keurmerk aan gekoppeld is. Een vinkje per behandeling in plaats van een los logboek maakt dat bewijs onderdeel van het gewone werk.
Leidt de studio ook leerlingen op via de SBB, dan hoort daar begeleiding en beoordeling bij die aantoonbaar moet zijn. Een dossier per leerling met welke technieken onder toezicht zijn geoefend, ondersteunt dat bij een controle.
Oplosmiddelen zoals aceton en resten van acrylpoeder vallen niet onder het gewone huisvuil en moeten apart worden afgevoerd. Een registratie van wanneer en hoeveel er wordt afgevoerd, voorkomt dat dit een vergeten administratief hoekje blijft.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste nagelstudio's mee beginnen.
Zonder een agenda die per techniek een ander tijdsblok reserveert en zonder klantgegevens bij de hand, blijft de rest van de studio gokwerk over wat er die dag past.
Zodra de planning staat, wil je zien wat elke behandeling werkelijk aan materiaal kost en kunnen aantonen dat instrumenten zijn gereinigd.
Behandeling, productverkoop en cadeaubonnen horen in dezelfde afrekening terecht te komen als de rest van de dag.
Later voegen studio's vaak toe wat helpt om personeel, terugkerende klanten en de cijfers achter de techniekkeuze scherper in beeld te krijgen.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De vervolgbehandeling waarbij een eerder gezette acryl- of gellak-set na twee tot drie weken wordt bijgewerkt.
De vaste tijdsduur die in de agenda wordt gereserveerd per techniek, verschillend voor gellak, acryl of een pedicurebehandeling.
De hoeveelheid gel, acrylpoeder, primer of lak die één specifieke klantbehandeling daadwerkelijk kost.
De vaktermen en instellingen waarmee een studio onderscheid maakt tussen gellak, acrylsysteem en andere opbouwmethodes in de agenda.
Het vaste moment waarop gebruikte instrumenten tussen klanten worden gereinigd en dat vervolgens wordt geregistreerd.
De eenmalige implementatie wordt berekend op basis van € 90 per uur, afhankelijk van het aantal modules en behandeltafels. Voor agenda per techniek, materiaalregistratie en kassa zit een nagelstudio doorgaans richting het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn een losse keuze.
Ja, dat kan. Sommige studio's houden hun kassa aan en gebruiken GrowMate vooral voor de agenda per techniek en de vulafspraken, met een koppeling ertussen. Wil je alles samenvoegen, dan nemen we bestaande klant- en afsprakengegevens mee bij de implementatie.
Ja. Na een acryl- of gellak-set stelt het systeem na twee tot drie weken uit zichzelf een vervolgafspraak voor aan de klant, in plaats van dat de studio moet wachten tot iemand daar zelf aan denkt. Dat levert vaste, voorspelbare bezetting op.
Ja, per behandeling registreer je welke techniek en welke hoeveelheid gel, poeder, primer of lak is gebruikt. Zo zie je of de prijs van een behandeling het verbruik nog dekt, ook wanneer inkoopprijzen van materiaal stijgen.
Ja, elke techniek krijgt een eigen standaardduur in de agenda. Boekt een klant een acrylset, dan reserveert het systeem automatisch een langer blok dan bij een gellak-behandeling, zonder dat de balie dat handmatig hoeft te corrigeren.
Ja, voor tijdrovende technieken zoals een volledige acrylset kun je een aanbetaling instellen bij het boeken. Blijft de klant weg, dan is dat bedrag al binnen in plaats van dat het volledige tijdsblok voor niets is gereserveerd.
Ja, per behandeling vink je af dat instrumenten zijn gereinigd voordat de volgende klant plaatsneemt. Dat geeft een doorzoekbaar overzicht in plaats van een aanname dat het wel goed zal zijn gegaan.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een nagelstudio.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.