Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om agenda, klantdossier, kassa, voorraad, personeel en dashboards in één keer aan te zetten. In een schoonheidssalon werkt dat slecht, omdat de balie meestal door één of twee mensen tegelijk bemand wordt naast het uitvoeren van behandelingen zelf. Krijgen zij op dag één zes nieuwe schermen te verwerken terwijl de agenda al vol staat, dan wint de waan van de dag het van een zorgvuldige invoer, en klopt je klantdossier nooit meer helemaal.
Daarom richten we eerst in wat de balie dagelijks raakt: de online agenda met de juiste behandelduur, het klantdossier met huidanalyse en de kassa die behandeling en productverkoop apart afrekent. Draait dat een periode soepel, dan volgen voorraadbeheer voor de cosmetica en het bewaken van certificaten en apparatuur, want die zijn pas zinvol als de basisregistratie al klopt.
De modulesets voor een schoonheidssalon
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: agenda, klant en kassa
Dit is waar elke schoonheidssalon op draait: een agenda die behandelduur respecteert, een klantdossier en een kassa die behandeling en productverkoop apart afrekent.
Huidanalyse en behandeltraject
Voor salons die met meerdere sessies per klant werken en willen voorkomen dat een traject stilvalt zodra de vaste behandelaar er niet is.
Productverkoop en voorraad
Zodra de basis staat: cosmetica heeft een houdbaarheidsdatum en een aparte omzetstroom naast de behandeltijd, dus verdient het een eigen voorraadbeeld.
Personeel, apparatuur en cijfers
Later voeg je toe wat over de dagelijkse gang van zaken heen ligt: certificaten van behandelaars bewaken, de afschrijving van dure apparatuur volgen en bezetting in cijfers zien.
Wat elke module doet voor schoonheidssalons
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een schoonheidssalon betekent |
|---|---|---|
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Klanten boeken zelf een moment, en het systeem reserveert automatisch de juiste hoeveelheid stoeltijd voor die specifieke behandeling. Een peeling en een manicure vullen zo nooit hetzelfde blok. |
| Terugkerende afspraken | Agenda & Planning | Een behandeltraject van meerdere sessies wordt als reeks vastgelegd, met de mogelijkheid om per sessie de datum te verschuiven zonder de rest van het traject kwijt te raken. |
| Afspraakherinneringen | Agenda & Planning | Automatische herinneringen vóór de afspraak beperken het aantal no-shows, iets wat in een salon met korte behandelblokken direct de bezetting van de dag raakt. |
| Beschikbaarheidsbeheer | Agenda & Planning | Werktijden, verlof en specialisaties per behandelaar bepalen wie voor welke behandeling ingepland kan worden, zodat een IPL-afspraak niet bij iemand terechtkomt die daar niet voor is opgeleid. |
| Wachtlijsten | Agenda & Planning | Een afgezegde plek wordt automatisch aangeboden aan klanten die op de wachtlijst staan voor dat behandeltype, in plaats van dat de stoeltijd leeg blijft. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Huidanalyse, behandelplan en notities per sessie staan bij elkaar op de klantkaart, zodat elke behandelaar het traject kan overnemen zonder dat de klant het zelf hoeft te vertellen. |
| Klantreizen | CRM & Relatiebeheer | Een vervolgafspraak in een behandeltraject wordt automatisch voorgesteld op basis van het behandelplan, zodat een traject van meerdere sessies niet stilvalt na de eerste keer. |
| Kassasysteem (POS) | E-commerce & Retail | Behandeling en losse productverkoop worden als aparte regels op dezelfde bon afgerekend, zodat je in je cijfers ziet wat de stoeltijd oplevert en wat de verkoop aan de balie toevoegt. |
| Cadeaubonnen | E-commerce & Retail | Uitgifte, saldo en inwisseling van cadeaubonnen en behandelpakketten worden bijgehouden, zichtbaar in het klantdossier bij het volgende bezoek. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | De cosmetische producten die tijdens behandelingen gebruikt worden en de producten die los verkocht worden, delen dezelfde voorraad, dus moet die actueel zijn om nee te kunnen verkopen te voorkomen. |
| Houdbaarheidsbewaking (FEFO) | Voorraad & Magazijn | Cosmetische producten hebben een houdbaarheidsdatum. Het product met de kortste resterende houdbaarheid wordt als eerste gebruikt of verkocht, zodat er minder voorraad wordt afgeschreven. |
| Batch- & lotregistratie | Voorraad & Magazijn | Bij een huidreactie kun je herleiden welk product en welke partij tijdens de behandeling zijn gebruikt, in plaats van te vertrouwen op wat de behandelaar zich er nog van herinnert. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | Roosters houden rekening met wie welke behandelingen mag uitvoeren, zodat een IPL-sessie nooit wordt ingepland bij een behandelaar zonder de juiste bevoegdheid. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Diploma's en aantekeningen voor specifieke apparatuur, zoals IPL of laser, worden bewaakt op geldigheid, zodat je nooit iemand inplant die daar niet meer bevoegd voor is. |
| Vaste activa & afschrijvingen | Financieel & Boekhouding | IPL- en laserapparatuur die op afbetaling of lease is aangeschaft, staat als actief met afschrijving geregistreerd, zodat je kunt zien of het aantal behandelingen de investering dekt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een schoonheidssalon, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een schoonheidssalon, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Is het verstandig om in één klap alle modules te activeren?
Nee. De meeste salons starten met de online agenda, het klantdossier en de kassa. Voorraadbeheer, personeelsmodules en uitgebreide dashboards komen meestal in een tweede fase, als het dagelijkse boekingsproces staat.
Kan een module worden aangepast aan ons behandelmenu?
Ja. Behandeltypes, duur en de bijbehorende velden in het klantdossier worden bij de implementatie op jouw behandelmenu afgestemd, niet andersom.
Kan een nieuwe module worden toegevoegd zonder de bestaande inrichting overnieuw te doen?
Ja. Een nieuwe module, zoals voorraadbeheer of certificaatbewaking, sluit aan op de bestaande klanten, afspraken en behandelaars. Je betaalt alleen de inrichting van de module die erbij komt.
Is er een aparte module voor cadeaubonnen en pakketten?
Ja, cadeaubonnen en behandelpakketten van meerdere sessies worden apart geregistreerd, met saldo en resterende sessies zichtbaar in het klantdossier bij elk bezoek.