Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding bestaat om meteen kassa, voorraad, THT-bewaking, personeelsplanning, inkoop en klantenkaart tegelijk aan te zetten. Bij een drogisterij is dat lastig te behappen omdat het personeel vaak in ploegendiensten werkt en niet iedereen evenveel tijd achter de schermen doorbrengt. Worden alle modules tegelijk over het team uitgestort, dan wordt vooral de THT-bewaking, die dagelijks aandacht vraagt, als eerste verwaarloosd omdat niemand precies weet wie ervoor verantwoordelijk is. Een kleine, betrouwbare basis voorkomt dat de belangrijkste controle wegzakt tussen de rest.
Daarom richten we eerst de kassa, de actuele voorraad en de THT-bewaking in, met een rooster dat meteen bewaakt of er een gediplomeerd drogist aanwezig is. Zodra dat een paar weken soepel draait, sluiten we inkoopvoorstellen en dead stock-analyse aan, en pas daarna de klantenkaart en actieplanning. Die volgorde zorgt dat het schap eerst klopt, voordat er marketing bovenop komt.
De modulesets voor een drogisterij
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: kassa, voorraad en THT
De kern voor elke drogisterij: een kassa die aansluit op actuele voorraad, en houdbaarheidsbewaking die verlopen artikelen eruit haalt voordat een klant ze koopt.
Personeel en drogisttoezicht
UAD-verkoop mag alleen onder verantwoordelijkheid van een gediplomeerd drogist, en dat moet aantoonbaar terugkomen in het rooster.
Inkoop en dagelijkse aanvulling
Het schap moet elke dag opnieuw kloppen, en dat lukt alleen met een bestelvoorstel dat op werkelijke verkoop is gebaseerd.
Klantbehoud en acties
Klantenkaarten en seizoensacties zijn in de drogisterij een vast onderdeel van de omzet, en moeten kloppend aansluiten op de kassa.
Wat elke module doet voor drogisterijen
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een drogisterij betekent |
|---|---|---|
| Kassasysteem (POS) | E-commerce & Retail | De kassa herkent UAD-artikelen, past acties en klantenkaartpunten automatisch toe en sluit rechtstreeks aan op de actuele voorraad, zodat een medewerker nooit handmatig hoeft te corrigeren. |
| Retail | Branchemodules | De branchemodule bundelt kassa, winkelvoorraad, acties en klantenkaarten in één basisinrichting die past bij een drogisterij met dagelijkse aanvulling en veel kleine artikelen. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Voorraad per artikel en per schaplocatie is actueel, zodat een dagelijkse aanvulronde precies weet wat ontbreekt in plaats van elk schap fysiek te moeten controleren. |
| Houdbaarheidsbewaking (FEFO) | Voorraad & Magazijn | Artikelen met de kortste houdbaarheid worden als eerste verkocht en een signaal gaat af ruim voor de THT-datum verstrijkt, zodat afprijzen op tijd gebeurt in plaats van te laat. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Klantenkaart, aankoopgeschiedenis en een kort zelfzorgadvies staan bij elkaar, zodat een medewerker bij een volgend bezoek weet wat er eerder is aangeraden. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Diploma's van gediplomeerd drogisten en verplichte nascholing worden bewaakt op vervaldatum, zodat er nooit een dienst wordt ingepland zonder de juiste bevoegdheid aanwezig. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | Het rooster controleert of er per openingsdienst minimaal één gediplomeerd drogist staat ingepland, zodat UAD-verkoop altijd onder de juiste verantwoordelijkheid gebeurt. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Diploma's, contracten en nascholingsbewijzen van drogisten staan op één plek, direct raadpleegbaar bij een controle op de vereiste bevoegdheden. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Zelfzorgadviezen en klantenkaartgegevens worden zorgvuldig behandeld, met rechten per rol en een bewaartermijn die past bij gezondheidsgerelateerde aankopen. |
| Automatische inkoopvoorstellen | Voorraad & Magazijn | Een bestellijst op basis van werkelijke verkoop en seizoenspatroon vervangt de ochtendronde op gevoel, zodat populaire artikelen niet halverwege de week uitverkocht raken. |
| Minimumvoorraad-alerts | Voorraad & Magazijn | Een signaal gaat af zodra een artikel onder de ingestelde ondergrens zakt, zodat bijbestellen een vaste routine wordt in plaats van een verrassing bij een leeg schap. |
| Leveranciersbeheer | Inkoop & Leveranciers | Afspraken met groothandels in drogisterijartikelen, inclusief levertijd per artikelgroep, geven een realistisch beeld van wanneer een bestelling echt binnen is. |
| Inkooporders | Inkoop & Leveranciers | Bestellingen bij groothandel en fabrikanten worden bewaakt tot levering, met THT-gegevens van de nieuwe partij meteen gekoppeld bij ontvangst. |
| Dead stock-analyse | Voorraad & Magazijn | Artikelen die maandenlang blijven liggen worden zichtbaar, zodat je op tijd kunt afprijzen in plaats van dat een product pas bij het verlopen van de THT-datum wordt weggegooid. |
| Loyaliteitsprogramma | CRM & Relatiebeheer | Spaarpunten en beloningen van de klantenkaart worden automatisch bijgehouden en tonen zich direct bij de kassa, zonder handmatige correcties door de medewerker. |
| Kortingscodes | E-commerce & Retail | Seizoensacties op bijvoorbeeld zonnebrand of vitaminen worden centraal ingesteld en gelden meteen in de winkel en, indien van toepassing, in de webshop. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een drogisterij, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een drogisterij, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met de klantenkaart of met de kassa en THT-bewaking?
De meeste drogisterijen starten met kassa, voorraad en THT-bewaking, omdat dat de dagelijkse basis is. Klantenkaart en acties komen als logische tweede stap, zodra het schap zelf op orde is.
Kan één rooster meerdere filialen met eigen drogisten aan?
Ja. Elk filiaal heeft een eigen rooster en eigen bevoegde drogisten, maar het overzicht van diploma's en nascholing wordt centraal bijgehouden zodat je niet per vestiging apart hoeft te controleren.
Werkt de THT-bewaking ook voor cosmetica zonder harde uiterste datum?
Ja. Voor cosmetica met een periode-na-opening-symbool in plaats van een vaste datum kun je een eigen bewaartermijn instellen vanaf openingsdatum, zodat ook dat assortiment wordt meegenomen in de signalering.
Kunnen we een webshopmodule later toevoegen zonder de winkelkassa opnieuw in te richten?
Ja. Een webshopkoppeling gebruikt dezelfde voorraad en artikeldata als de winkelkassa, zodat een online bestelling nooit een artikel reserveert dat in de winkel al is verkocht.