Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om meteen wagenparkbeheer, dashboards en klantsegmentatie aan te zetten naast de dagelijkse balie. In de autoverhuur werkt dat averechts, omdat elke overdracht al onder tijdsdruk staat: de volgende huurder staat vaak al te wachten terwijl de vorige auto nog wordt gecontroleerd. Begint de balie op dag één met vijf extra schermen naast de innamecheck, dan wordt er gegokt in plaats van vastgelegd, en dat is precies het probleem dat je wilde wegnemen. Daarom richten we eerst in wat direct bij elke overdracht hoort, en pas daarna de modules die op die basisdata voortbouwen.
Eerst dus contractbeheer, borg en de kilometer- en brandstofregistratie bij in- en uitgifte, aangevuld met schaderegistratie met foto's. Dat drietal is de basis waar boetes-afhandeling, wagenparkbeheer en de omzetdashboards later op leunen — een boete kun je alleen automatisch doorbelasten als de contractperiode al gekoppeld is aan het kenteken, en een marge per voertuigcategorie kun je pas berekenen als de kilometers en de huurperiodes al kloppend worden geregistreerd.
De modulesets voor een autoverhuurbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: contract, borg en voertuig
Dit is waar elk verhuurbedrijf op draait: weten wie welke auto heeft, wat de borg en de afgesproken kilometers zijn, en wat de staat van de auto was bij vertrek.
Kosten en boetes doorbelasten
Brandstof, meerkilometers en verkeersboetes horen bij de huurder van dat moment, niet bij de zaak. Deze set zorgt dat die kosten automatisch op de juiste factuur belanden.
Vloot en onderhoud
Zodra de vloot groeit, wil je in één oogopslag zien welke auto waar staat, wanneer de volgende APK of bandenwissel gepland is en of de verzekering nog klopt.
Klant en cijfers
Voor bedrijven die met terugkerende zakelijke klanten werken en willen zien welk voertuigtype en welke periode het meeste rendement geven.
Wat elke module doet voor autoverhuurbedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een autoverhuurbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Verhuur | Branchemodules | De branchemodule voor verhuurbedrijven: contracten, borgbeheer en schaderegistratie als basis waar de rest van de inrichting op aansluit. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Huurperiode, tarief, vrije kilometers en borgbedrag per contract vastgelegd, met automatisch signaal bij verlenging of naderend einde van de huurtermijn. |
| Rittenregistratie | Wagenpark & Materieel | Elke huurperiode wordt vastgelegd als rit met start- en eindkilometers, zodat de meerkilometertoeslag rechtstreeks uit de registratie komt in plaats van uit een schatting aan de balie. |
| Kilometerstanden | Wagenpark & Materieel | Standen bij uitgifte en inname naast elkaar, direct gekoppeld aan de vrije kilometers uit het contract, zodat overschrijding automatisch op de factuur komt. |
| Schaderegistratie | Wagenpark & Materieel | Foto's per zijde bij uitgifte en inname, met automatische vergelijking, zodat een kras of deuk is toe te wijzen aan de huurperiode waarin hij ontstond. |
| Boetes-afhandeling | Wagenpark & Materieel | Een binnenkomende verkeersboete wordt gekoppeld aan kenteken en contractperiode en automatisch doorbelast aan de huurder die op dat moment reed. |
| Tankpassen & brandstof | Wagenpark & Materieel | Brandstofniveau bij uitgifte en inname vastgelegd, zodat bijtanken of een brandstoftoeslag een automatische factuurregel wordt in plaats van een gesprek aan de balie. |
| iDEAL-betaallinks | Facturatie & Betalingen | Borg en eindafrekening via een betaallink af te handelen, zodat de balie niet met een pinapparaat en een losse kastransactie hoeft te werken. |
| Prijs- & margeafspraken | Facturatie & Betalingen | Vaste kortingen of dagprijzen voor zakelijke huurders automatisch toegepast, zodat elke balie-medewerker met dezelfde afspraken werkt. |
| Wagenparkbeheer | Wagenpark & Materieel | Elk voertuig met kenteken, locatie, huidige huurder en volgende reservering in beeld, zodat je in één oogopslag ziet welke auto vrij is. |
| APK- & onderhoudssignalen | Wagenpark & Materieel | Signalen ruim vóór een APK of onderhoudsbeurt verloopt, zodat een auto niet halverwege een huurperiode uit de vloot moet worden gehaald. |
| Bandenbeheer | Wagenpark & Materieel | Zomer- en winterbanden, profieldiepte en wisselmomenten per voertuig bijgehouden, relevant bij een vloot die het hele jaar door verhuurd wordt. |
| Voertuigvolgsysteem | Wagenpark & Materieel | Live locatie van de vloot, handig bij het terugvinden van een auto die te laat is teruggebracht of bij een geschil over het gereden traject. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Rijbewijsgegevens, eerdere huurperiodes en betaalgedrag per klant op één kaart, zodat een terugkerende zakelijke huurder niet elke keer opnieuw wordt ingevoerd. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Bezettingsgraad, openstaande boetes en omzet per voertuigcategorie op één scherm, de cijfers die je nodig hebt om de vloot bij te sturen. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een autoverhuurbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een autoverhuurbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen voor onze verhuurbalie?
Nee. De meeste autoverhuurbedrijven starten met contractbeheer, borg, kilometer- en schaderegistratie. Boetes-afhandeling, wagenparkbeheer en dashboards komen meestal in een tweede fase, als de dagelijkse balie-overdracht op orde is.
Wat als onze balie andere velden bijhoudt dan de standaardmodule?
Dan passen we de module aan. Velden voor bijvoorbeeld een tweede bestuurder of een specifieke verzekeringscategorie worden bij de implementatie toegevoegd, zodat het contract aansluit op hoe jouw balie werkt.
Kunnen we later uitbreiden zonder de bestaande inrichting opnieuw te doen?
Ja, een nieuwe module sluit aan op dezelfde voertuigen, klanten en contracten die al in GrowMate staan. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van de module die je toevoegt, niet een nieuwe implementatie.
Is er verschil in inrichting tussen dagverhuur en verhuur aan zakelijke vaste klanten?
De basis is hetzelfde, maar bij zakelijke vaste klanten richten we vaste tarieven, verzamelfacturatie per maand en een klantportaal in, terwijl dagverhuur meer leunt op snelle balieafhandeling en directe betaallinks.