Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om aktedossiers, cliëntonderzoek, kwaliteitsrekening, facturatie en HR in één keer aan te zetten. Bij een notariskantoor werkt dat averechts, omdat het cliëntonderzoek en de conceptakte de twee onderdelen zijn die de passeerdatum daadwerkelijk bepalen. Zet je alles tegelijk aan zonder die twee eerst scherp te hebben staan, dan blijft de kans op een verzette passeerdatum net zo groot als voorheen.
Daarom richten we eerst het aktedossier met versiebeheer van de conceptakte en het cliëntonderzoek in, omdat die twee samen bepalen of een passeerdatum standhoudt. Loopt dat een aantal weken stabiel, dan sluiten we de koppeling met de kwaliteitsrekening en de facturatie aan, en pas daarna de bredere rapportages per aktetype.
De modulesets voor een notariskantoor
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: aktedossier en documenten
Dit is de kern van elk notariskantoor. Zonder een dossier per akte met versiebeheer van het concept is een goedgekeurde versie niet met zekerheid vast te stellen.
Identificatie en archivering
Voor het cliëntonderzoek en het archief dat decennia moet meegaan, ook na wisseling van notaris.
Geld: kwaliteitsrekening en facturatie
Zodat gelden die via de kwaliteitsrekening lopen aantoonbaar gescheiden blijven van de kantoorrekening.
Team en compliance
Voor kantoren met meerdere notarissen en kandidaat-notarissen waar bevoegdheden en opleiding net zo goed geregeld moeten zijn als het dossier zelf.
Wat elke module doet voor notariskantoren
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een notariskantoor betekent |
|---|---|---|
| Advocatuur & notariaat | Branchemodules | De branchemodule zelf: dossiers, urenregistratie en derdengelden gescheiden. Voor een notariskantoor is dit het fundament onder aktedossier en kwaliteitsrekening. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Conceptakten, correspondentie en bijlagen van een dossier staan op één plek, terug te vinden op akte, partij en periode. |
| Versiebeheer | Documenten & Workflow | Bij een conceptakte die meerdere keren heen en weer gaat met bank en makelaar, is altijd duidelijk welke versie de laatste en goedgekeurde is. |
| Digitale handtekeningen | Documenten & Workflow | Volmachten en voorbereidende stukken worden rechtsgeldig digitaal ondertekend, zonder dat iedereen fysiek langs hoeft te komen. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Identiteitsgegevens en UBO-informatie uit het cliëntonderzoek worden afgeschermd en verzoeken tot inzage gestructureerd afgehandeld. |
| Audit-log | Beheer & Compliance | Elke wijziging aan een conceptakte en elke opening van een dossier is herleidbaar tot gebruiker en tijdstip, als digitale tegenhanger van het repertorium. |
| Bewaartermijnen | Documenten & Workflow | Gepasseerde akten worden met de juiste, lange bewaartermijn gearchiveerd, ook na pensionering van de behandelend notaris. |
| Wetgevingsbewaking | Kwaliteit & Certificering | Wijzigingen in Wwft-verplichtingen of registratie-eisen bij het Kadaster worden gesignaleerd, zodat werkwijzen tijdig worden bijgesteld. |
| Bankkoppeling & reconciliatie | Financieel & Boekhouding | Mutaties op de kwaliteitsrekening worden gekoppeld aan het dossier waar ze bij horen, zodat de scheiding met de kantoorrekening op elk moment aantoonbaar is. |
| Financiële audittrail | Financieel & Boekhouding | Elke boeking op de kwaliteitsrekening is herleidbaar tot dossier, gebruiker en tijdstip, wat een controle door de kamer voor het notariaat vereenvoudigt. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Het honorarium en eventuele derdenkosten van een akte worden na passeren automatisch omgezet in een declaratie aan de cliënt. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Kosten per aktetype, van transport tot oprichting, worden apart zichtbaar, zodat je weet welk type akte het kantoor het meeste oplevert. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Terugkerende cliënten, zoals een projectontwikkelaar of een familie met meerdere akten, hebben hun historie en documenten op één klantkaart. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Bevoegdheden van notarissen en kandidaat-notarissen staan vast, zodat een akte alleen wordt gepasseerd door wie daartoe bevoegd is. |
| Opleidingsbeheer | HR & Personeel | Verplichte permanente educatie per notaris wordt bijgehouden, met zicht op wie er nog scholing tekortkomt. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Beëdigingen en specialisatieregistraties worden bewaakt op geldigheid, zodat er nooit twijfel is over wie welke akte mag passeren. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een notariskantoor, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een notariskantoor, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met aktedossiers of met de kwaliteitsrekening?
De meeste kantoren starten met het aktedossier en de conceptakte met versiebeheer, omdat dat dagelijks gebruikt wordt. De koppeling met de kwaliteitsrekening sluiten we in een volgende fase aan.
Is er een aparte inrichting nodig per type akte?
Ja. Een transportakte, een oprichtingsakte en een testament hebben elk hun eigen dossierstructuur en cliëntonderzoek, die je apart inricht binnen dezelfde branchemodule.
Kunnen we later het Kadaster- of KvK-koppelen toevoegen?
Ja. De koppeling met het Kadaster of het handelsregister sluit aan op bestaande aktedossiers, zonder dat je dossiergegevens opnieuw hoeft in te voeren.
Wat als we met meerdere vestigingen en notarissen werken?
Elke vestiging kan zijn eigen passeerkamers en agenda's hebben binnen dezelfde omgeving, terwijl dossiers en cliëntgegevens centraal en kantoorbreed toegankelijk blijven.