Een incassodossier begint met een hoofdsom, maar groeit door met wettelijke rente, aanmaningskosten, ambtelijke tarieven en een betalingsregeling die soms twee jaar loopt. Eén verkeerd bijgewerkte rentedatum en het saldo klopt niet meer. GrowMate rekent hoofdsom, kosten, rente en aflossingen per dossier automatisch door, in plaats van dat een medewerker dat per dossier handmatig bijhoudt.
Bij een deurwaarderskantoor is geen twee dossiers hetzelfde: de ene schuldenaar betaalt na één aanmaning, de andere krijgt een dagvaarding, beslag en uiteindelijk een betalingsregeling die in kleine termijnen over jaren loopt. Bij elke stap komen kosten en rente bovenop de hoofdsom, en een ambtshandeling zoals een dagvaarding of beslag kent een wettelijk vastgesteld tarief dat niet onderhandelbaar is. Reken je dat in een spreadsheet uit, dan is een foutje in de renteperiode of het gehanteerde tarief zomaar gemaakt en moeilijk terug te vinden.
GrowMate is geen vast incassopakket, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: dossiers waarin hoofdsom, kosten, rente en aflossingen automatisch worden bijgewerkt, ambtshandelingen met het juiste wettelijke tarief, en betalingsregelingen die zelf signaleren wanneer een termijn wordt gemist. Onze consultants richten dat in op jouw type dossiers, van minnelijke incasso tot ambtelijke trajecten, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk deurwaarderskantoor terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Rente loopt door, kosten komen erbij en een deelbetaling komt binnen: bij elk van die momenten moet het openstaande saldo opnieuw kloppen. Gebeurt dat in een spreadsheet, dan is een gemiste mutatie zo gemaakt en ontdek je pas bij een klacht van de schuldenaar dat het bedrag niet meer overeenkomt. Een dossier dat rente en kosten automatisch bijwerkt, houdt het saldo op elk moment kloppend.
Voor een dagvaarding, betekening of beslag geldt een wettelijk vastgesteld tarief, en een verkeerd toegepast bedrag is meteen een probleem richting de schuldenaar én richting het toezicht. Vaste tarieven per type ambtshandeling, gekoppeld aan het dossier, voorkomen dat iemand handmatig het juiste bedrag moet opzoeken en soms verkeerd overneemt.
Een schuldenaar krijgt een regeling van twaalf of vierentwintig termijnen, en ergens in maand acht mist hij er een. Zonder automatische bewaking van elke individuele termijn ontdek je een gemiste aflossing pas bij de eerstvolgende handmatige controle, soms weken later. Een signaal bij de eerste gemiste termijn geeft je de kans om direct te reageren in plaats van een regeling stilzwijgend te laten verwateren.
Een dossier gaat van de ene incassomedewerker naar de andere bij ziekte of specialisatie in een ambtelijk traject, en de nieuwe behandelaar moet dan reconstrueren welke stap al is gezet en welke volgende stap gepland stond. Een dossier waarin elke ambtshandeling, brief en betaling chronologisch zichtbaar is, maakt overdracht een kwestie van inlezen in plaats van opnieuw uitzoeken.
Sommige vorderingen zijn na verloop van tijd niet meer zinvol te vervolgen, bijvoorbeeld omdat de schuldenaar onvindbaar is of geen verhaal biedt, terwijl het dossier gewoon openstaat in de administratie. Zonder een periodieke herbeoordeling per dossier blijft onduidelijk waar nog actief op ingezet moet worden en waar niet.
Toezicht op incassodienstverlening vraagt om een zorgvuldige, herleidbare aanpak per dossier: redelijke termijnen, correcte kostenberekening en toegankelijke klachtafhandeling. Zonder een dossier waarin elke stap met datum en onderbouwing staat, kost het reconstrueren van die zorgvuldigheid bij een controle onnodig veel tijd.
Zo loopt een dossier door GrowMate, van eerste aanmaning tot volledige afwikkeling:
De vordering wordt geopend met hoofdsom, opdrachtgever en schuldenaargegevens. Vanaf dat moment worden kosten en rente automatisch bijgehouden volgens de geldende regels.
Aanmaningen gaan volgens een vaste reeks de deur uit, en zodra een ambtshandeling zoals een dagvaarding of beslag nodig is, wordt het wettelijke tarief automatisch aan het dossier toegevoegd.
Treft de schuldenaar een regeling, dan worden de termijnen met vervaldatum in het dossier gezet, met een signaal zodra een termijn wordt gemist.
Elke binnenkomende betaling wordt automatisch afgeboekt volgens de wettelijke volgorde van kosten, rente en hoofdsom, zodat het resterende saldo altijd klopt.
Bij volledige betaling of afboeking sluit het dossier met een compleet overzicht van alle stappen, klaar voor verantwoording aan de opdrachtgever.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Geïnde bedragen en verantwoording aan opdrachtgevers sluiten aan op het boekhoudpakket, zonder dubbele invoer van dezelfde mutatie.
Binnenkomende betalingen worden automatisch herkend en aan het juiste dossier en de juiste termijn van de betalingsregeling gekoppeld.
Opdrachtgevers zien de status van hun dossiers, geïnde bedragen en openstaande saldi, zonder daarvoor te hoeven bellen.
Actuele adresgegevens van schuldenaren worden geverifieerd voordat een ambtshandeling wordt uitgezet, om een mislukte betekening te voorkomen.
De GrowMate-app, ingericht voor een deurwaarderskantoor
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Incassodienstverleners moeten voldoen aan eisen rond zorgvuldige bejegening, redelijke termijnen en correcte kostenberekening, met toezicht via een verplicht register. Een dossier waarin elke stap met datum en onderbouwing is vastgelegd, maakt die zorgvuldigheid aantoonbaar bij een controle.
Voor dagvaarding, betekening en beslag gelden vaste, wettelijk bepaalde tarieven die niet ter discussie staan. Deze automatisch aan het dossier koppelen voorkomt dat een medewerker handmatig het juiste bedrag moet opzoeken en per ongeluk afwijkt.
Incassodossiers, inclusief onderbouwing van kosten en rente, moeten voor een vastgestelde termijn bewaard en reproduceerbaar blijven, ook na afsluiting van de zaak. Een archief per dossier met bewaartermijn voorkomt dat je bij een naderhandse vraag met losse aantekeningen moet aankomen.
Persoonsgegevens van schuldenaren, waaronder soms gevoelige informatie over hun financiële situatie, moeten passend beveiligd worden verwerkt. Toegang tot een dossier per rol en per medewerker maakt dat aantoonbaar.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste deurwaarders en incassobureaus mee beginnen.
Dit is de kern van elk deurwaarders- of incassokantoor. Zonder een dossier waarin hoofdsom, kosten en rente automatisch kloppen, is elk saldo een risico.
Voor de vaste, wettelijke tarieven en de opvolging van elke stap in een ambtelijk traject.
Zodat opdrachtgevers zelf inzicht hebben in hun dossiers, zonder dat dit extra telefoontjes oplevert.
Voor kantoren met meerdere behandelaars waar overdracht en kwaliteitsbewaking net zo belangrijk zijn als het dossier zelf.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een officiële handeling die alleen door een gerechtsdeurwaarder mag worden verricht, zoals een dagvaarding, betekening of beslaglegging.
Een afspraak waarbij een schuldenaar een vordering in termijnen aflost, in plaats van in één keer te betalen.
Het officiële document waarmee een gerechtsdeurwaarder een ambtshandeling, zoals een dagvaarding, aan een schuldenaar betekent.
De bij wet vastgestelde rente die over een openstaande vordering wordt berekend zolang deze niet volledig is voldaan.
Onderzoek naar het inkomen, vermogen of beslagbare bezittingen van een schuldenaar om te bepalen of een vordering nog te innen is.
Ja. Zodra hoofdsom, rentepercentage en kostensoort vastliggen, werkt het dossier het openstaande saldo dagelijks bij. Komt er een betaling binnen, dan wordt die automatisch verwerkt volgens de wettelijke volgorde van kosten, rente en hoofdsom.
Ja. Tarieven voor dagvaarding, betekening en beslag worden centraal ingesteld en automatisch toegepast op het juiste dossier, zodat niemand handmatig een bedrag hoeft op te zoeken.
Ja. Openstaande dossiers, saldi en lopende regelingen worden bij de implementatie overgezet, zodat je niet voor elke actieve zaak opnieuw begint met invoeren.
De inrichting wordt eenmalig berekend tegen € 90 per uur, zonder licentiekosten per gebruiker. Een kantoor met dossierbeheer, betalingsregelingen en opdrachtgeversportaal komt doorgaans uit rond het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs, met support en hosting optioneel.
Zodra een termijn van een betalingsregeling niet binnenkomt op de afgesproken datum, verschijnt dat dossier met een signaal in het overzicht van de behandelaar, zonder dat daar een handmatige controle voor nodig is.
Met het opdrachtgeversportaal zien opdrachtgevers per dossier de status, geïnde bedragen en het openstaande saldo, wat het aantal telefoontjes over de voortgang aanzienlijk vermindert.
Elke stap in een dossier, van eerste aanmaning tot ambtshandeling, staat met datum en onderbouwing vastgelegd. Bij een controle op zorgvuldige bejegening en redelijke termijnen kun je dat per dossier direct tonen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een deurwaarderskantoor.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.