Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om dossierbeheer, ambtshandelingen, opdrachtgeversportaal, facturatie en HR in één keer aan te zetten. Bij een deurwaarderskantoor werkt dat averechts, omdat een fout in de rente- of kostenberekening zich direct vertaalt in een onjuist saldo richting een schuldenaar, met alle gevolgen van dien. Zet je alles tegelijk aan zonder eerst de rekenkern op orde te hebben, dan neem je dat risico juist mee naar een nieuw systeem.
Daarom beginnen we met de rente- en kostenberekening en de betalingsregelingen, omdat daar de grootste kans op fouten zit als het handmatig gebeurt. Draait dat een paar weken stabiel, dan sluiten we de ambtshandelingen met hun wettelijke tarieven aan, en pas daarna het opdrachtgeversportaal en de bredere rapportages.
De modulesets voor een deurwaarderskantoor
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: dossier, saldo en aflossingen
Dit is de kern van elk deurwaarders- of incassokantoor. Zonder een dossier waarin hoofdsom, kosten en rente automatisch kloppen, is elk saldo een risico.
Ambtshandelingen en termijnen
Voor de vaste, wettelijke tarieven en de opvolging van elke stap in een ambtelijk traject.
Verantwoording aan opdrachtgevers
Zodat opdrachtgevers zelf inzicht hebben in hun dossiers, zonder dat dit extra telefoontjes oplevert.
Team en compliance
Voor kantoren met meerdere behandelaars waar overdracht en kwaliteitsbewaking net zo belangrijk zijn als het dossier zelf.
Wat elke module doet voor deurwaarders en incassobureaus
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een deurwaarderskantoor betekent |
|---|---|---|
| Renteberekening | Financieel & Boekhouding | Wettelijke of contractuele rente wordt per dag automatisch bijgeteld bij de hoofdsom, zodat het saldo nooit met de hand hoeft te worden herberekend. |
| Betalingsregelingen | Financieel & Boekhouding | Afgesproken termijnen met een schuldenaar worden vastgelegd en automatisch bewaakt, met een signaal zodra een termijn wordt gemist. |
| Debiteurenbeheer | Financieel & Boekhouding | Openstaande dossiers per schuldenaar en per opdrachtgever staan overzichtelijk met ouderdom en laatste betaling, in plaats van in losse lijsten. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Ambtelijke kosten en incassokosten worden apart van de hoofdsom bijgehouden, zodat je precies ziet wat aan wie wordt doorbelast. |
| Taakbeheer | Projecten & Uren | Elke stap in een ambtelijk traject, van dagvaarding tot beslag, staat als losse taak met deadline, zodat niets blijft liggen bij drukte. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Exploten, correspondentie en bewijs van betekening staan bij het dossier, terug te vinden zodra een schuldenaar de ontvangst betwist. |
| Bewaartermijnen | Documenten & Workflow | Afgesloten dossiers worden met de juiste bewaartermijn gearchiveerd, inclusief de onderbouwing van kosten en rente. |
| Wetgevingsbewaking | Kwaliteit & Certificering | Wijzigingen in wettelijke tarieven voor ambtshandelingen of incassokosten worden gesignaleerd, zodat berekeningen automatisch kloppend blijven. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Opdrachtgevers zien zelf de status van hun dossiers en geïnde bedragen, in plaats van dat een medewerker dat telefonisch moet toelichten. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Verantwoording en provisie aan opdrachtgevers worden na afwikkeling van een dossier automatisch omgezet in een factuur of afrekening. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met openstaande dossiers, lopende betalingsregelingen en geïnde bedragen per opdrachtgever, zonder handmatig verzamelwerk. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Bevoegdheden van gerechtsdeurwaarders en incassomedewerkers staan vast, zodat een ambtshandeling alleen door wie daartoe bevoegd is wordt verricht. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Persoonsgegevens van schuldenaren worden afgeschermd per rol, met gestructureerde afhandeling van verzoeken tot inzage of correctie. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Beëdigingen en registraties van gerechtsdeurwaarders worden bewaakt op geldigheid, zodat er geen twijfel bestaat over wie mag exploiteren. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een deurwaarderskantoor, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een deurwaarderskantoor, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met de dossieradministratie of met het opdrachtgeversportaal?
De meeste kantoren starten met dossierbeheer, rente- en kostenberekening, omdat dat de dagelijkse basis is. Het opdrachtgeversportaal sluiten we aan zodra dat proces stabiel loopt.
Is er een aparte inrichting nodig voor ambtelijke trajecten naast minnelijke incasso?
Ja. Ambtelijke trajecten krijgen eigen taken en tarieven per type handeling, terwijl minnelijke incasso met aanmaningen een eenvoudiger stappenplan volgt binnen hetzelfde dossier.
Kunnen we later een koppeling met adresonderzoek toevoegen?
Ja. De koppeling voor adresverificatie sluit aan op bestaande dossiers, zodat je die niet opnieuw hoeft te openen voor lopende zaken.
Wat als we willen uitbreiden van incasso naar volledige ambtelijke dienstverlening?
De basis van dossier, saldo en aflossingen blijft ongewijzigd. Je voegt de modules voor ambtshandelingen en de bijbehorende tarieven toe zonder de bestaande dossiers opnieuw in te richten.