Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Alles tegelijk aanzetten werkt averechts bij hypotheekadvies, omdat de zorgplicht vraagt om een dossier dat van intake tot advies kloppend is voordat je verder kijkt naar rapportages of groeicijfers. Zet je documentbeheer, compliance-bewaking en facturatie allemaal tegelijk aan, dan raakt de adviseur die net een klantinventarisatie moet afronden, verstrikt in schermen die pas later relevant worden. Daarom bouwen we eerst het dossier zelf, en pas daarna de laag eromheen.
Eerst richten we het klantdossier, documentbeheer en de adviesovereenkomst in, want dat vormt de basis van elk traject. Draait dat stabiel, dan volgen de zorgplichtdocumentatie, de compliance-bewaking en de facturatie van advieskosten, want die zijn pas betrouwbaar als het onderliggende dossier klopt.
De modulesets voor een hypotheekadviseur
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: dossier, documenten en advies
Elk traject begint met een compleet klantdossier, documenten met een geldigheidsstatus en een ondertekende adviesovereenkomst.
Zorgplicht en compliance
Het advies moet aantoonbaar passend zijn en het dossier moet standhouden bij een controle of een klacht.
Geld: advieskosten en facturatie
Advieskosten staan los van de gekozen geldverstrekker en moeten transparant en op tijd gefactureerd worden.
Kwaliteit, vakbekwaamheid en opvolging
Als de dagelijkse dossiers stabiel lopen, komen vakbekwaamheid en het proactief opvolgen van bestaande klanten aan bod.
Wat elke module doet voor hypotheekadviseurs
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een hypotheekadviseur betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Inkomen, vermogen, woonwensen en eerdere adviesgesprekken staan bij elkaar in één klantdossier, in plaats van verspreid over losse notities. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Loonstroken, werkgeversverklaringen en identiteitsbewijzen worden per dossier bewaard met een houdbaarheidsstatus, zodat je in één oogopslag ziet wat verouderd raakt. |
| Formulierenbouwer | Documenten & Workflow | De klantinventarisatie wordt een digitaal formulier dat direct data oplevert in het dossier, in plaats van een los intakeformulier dat overgetypt moet worden. |
| Offertes met e-handtekening | Sales & Offertes | De adviesovereenkomst met de advieskosten wordt door de klant digitaal ondertekend voordat het dossier daadwerkelijk wordt opgestart. |
| Digitale handtekeningen | Documenten & Workflow | Het dienstverleningsdocument en het definitieve adviesrapport worden rechtsgeldig ondertekend zonder een printer of een extra afspraak op kantoor. |
| Gecontroleerde documenten | Kwaliteit & Certificering | Alleen de definitieve versie van het adviesrapport telt mee als het uiteindelijke advies, met een leesbevestiging die aantoont dat de klant het gezien heeft. |
| Audit-log | Beheer & Compliance | Wie wanneer welk document heeft toegevoegd of het adviesrapport heeft aangepast, is volledig herleidbaar, wat nodig is als de zorgplicht ter discussie staat. |
| Dataretentie | Beheer & Compliance | Adviesdossiers worden bewaard volgens de termijn die voor financiële dienstverlening geldt, en daarna automatisch opgeschoond in plaats van eindeloos te blijven staan. |
| Wetgevingsbewaking | Kwaliteit & Certificering | Wijzigingen in hypotheekregelgeving, zoals aangepaste NHG-grenzen, worden gesignaleerd voordat ze een lopend advies raken. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Advieskosten worden gefactureerd op basis van de ondertekende adviesovereenkomst, los van welke geldverstrekker de klant uiteindelijk kiest. |
| Vooruitfacturatie | Facturatie & Betalingen | Een vooraf afgesproken aanbetaling voor het opstarten van een dossier wordt correct verwerkt en verrekend met de einddeclaratie. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met openstaande dossiers, gemiddelde doorlooptijd per geldverstrekker en renteaanbiedingen die deze maand verlopen. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | De klant ziet zelf in welke fase de aanvraag zit en welke documenten nog ontbreken, zonder daarvoor te hoeven bellen. |
| Keurmerkenbeheer | Kwaliteit & Certificering | Wft-vergunningen en de vereiste vakbekwaamheidsdiploma's per adviseur worden bewaakt op vervaldatum. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Verplichte PE-scholing en herexamens per adviseur worden gesignaleerd ruim voordat een diploma zijn geldigheid verliest. |
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Klanten boeken zelf een intake- of vervolgafspraak in de tijdvakken die de adviseur beschikbaar heeft gesteld. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een hypotheekadviseur, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een hypotheekadviseur, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules meteen afnemen?
Nee. De meeste hypotheekadvieskantoren starten met klantdossier, documentbeheer en de adviesovereenkomst. Zorgplichtdocumentatie en de opvolging van aflopende rentevastperiodes volgen vaak in een tweede fase.
Wat als een module niet aansluit op ons adviesproces?
Dan passen we hem aan op jouw manier van werken, of we bouwen een maatwerkmodule. Modules zijn een vertrekpunt, geen mal waar je je proces in moet wringen.
Kunnen we volgend jaar uitbreiden zonder opnieuw te beginnen?
Ja. Een nieuwe module wordt aangesloten op je bestaande klanten en dossiers. Alleen het inrichten van die nieuwe module kost extra uren.
Is er iets specifiek voor kantoren die ook second opinions verzorgen?
Een second opinion krijgt een eigen dossiertype, zonder de volledige klantinventarisatie over te hoeven doen als de klant die documentatie al elders heeft laten vastleggen.