Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is om meteen voor elke opdrachtgever een eigen webshopkoppeling, klantportaal en tariefstructuur tegelijk in te richten. Bij een fulfilmentbedrijf werkt dat averechts, omdat elke nieuwe klant een eigen manier van werken meebrengt en je bij een grote instroom ineens moet uitzoeken wiens proces waar vastloopt. Begin je met je grootste of meest bewerkelijke opdrachtgever, dan bewijst dat proces zich voordat je het voor twintig klanten tegelijk uitrolt.
Daarom richten we eerst magazijnbeheer, locatieregistratie en de webshopkoppeling van je belangrijkste klanten in, samen met de basisfacturatie. Dat is het proces dat elke dag draait en direct voelbaar is voor je opdrachtgevers. Klantportaal, retourenbeheer en de fijnmazige facturatie per pallet-dag volgen zodra ontvangst en verzending een paar weken foutloos hebben gedraaid.
De modulesets voor een fulfilmentbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: magazijn en klantscheiding
Zonder een strikte scheiding tussen de voorraad van verschillende opdrachtgevers loopt elke volgende stap risico op verwisseling.
Order tot verzending
Het dagelijkse proces waar je klanten het meest van merken: hun order snel en foutloos verwerkt.
Facturatie per klanttarief
Om zonder handmatig napluizen te kunnen factureren volgens de precieze afspraak per opdrachtgever.
Klant en retour
Zodra het basisproces staat, geef je opdrachtgevers zelf inzicht en verwerk je hun retouren gestructureerd.
Wat elke module doet voor fulfilment- en 3pl-bedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een fulfilmentbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Multi-magazijn | Voorraad & Magazijn | Meerdere vestigingen of magazijndelen in één administratie, zodat je opdrachtgevers over verschillende locaties kunt spreiden. |
| Locatiebeheer | Voorraad & Magazijn | Bin-locaties per klant en per pallet vastgelegd, de basis voor zowel een efficiënte looproute als een correcte opslagfacturatie per pallet-dag. |
| Consignatievoorraad | Voorraad & Magazijn | Voorraad van elke opdrachtgever apart geadministreerd, zodat een pickfout tussen twee klanten bij het scannen direct wordt opgemerkt. |
| Barcode & QR-scanning | Voorraad & Magazijn | Scannen bij ontvangst, verplaatsing en verzending voorkomt dat een artikel van de ene opdrachtgever bij de eindklant van een andere klant terechtkomt. |
| Webshopkoppeling | E-commerce & Retail | Het webshopplatform van elke opdrachtgever wordt gekoppeld, zodat orders automatisch binnenkomen zonder handmatig overtypen. |
| Orderimport | E-commerce & Retail | Orders van meerdere klantwebshops komen op dezelfde manier binnen, klaar om gepickt te worden volgens de planning van dat moment. |
| Pakbonnen & picklijsten | Logistiek & Transport | Picklijsten per klant of gebundeld over meerdere opdrachtgevers, met het pakbon in de huisstijl van de klant zelf. |
| Wave picking | Logistiek & Transport | Meerdere orders van dezelfde of verschillende opdrachtgevers in één ronde verzameld, zodat de looproute door het magazijn korter wordt. |
| Pick-route-optimalisatie | Logistiek & Transport | De kortste looproute automatisch berekend, ook als de locaties van verschillende opdrachtgevers door elkaar in het magazijn liggen. |
| Dock- & slotplanning | Logistiek & Transport | Laadperrons ingepland per opdrachtgever en tijdslot, zodat vrachtwagens van verschillende klanten niet tegelijk op hetzelfde dock staan. |
| Retourenbeheer (RMA) | Logistiek & Transport | Retouren die je namens een opdrachtgever verwerkt, worden geregistreerd en teruggekoppeld naar diezelfde klant. |
| Cross-docking | Logistiek & Transport | Voor opdrachtgevers die snelle doorlooptijden eisen, gaan binnenkomende goederen direct door naar een uitgaande zending zonder tussentijdse opslag. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Elke opdrachtgever ziet zelf zijn actuele voorraad, orderstatus en retouren, zonder dat daar telefoontjes naar jouw team voor nodig zijn. |
| Prijs- & margeafspraken | Facturatie & Betalingen | Het tarief per klant, of dat nu per orderregel, per uur of per pallet-dag is, wordt automatisch toegepast bij het opstellen van de factuur. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | De periodieke opslagfacturatie per klant gaat automatisch de deur uit, op basis van de geregistreerde pallet-dagen van die periode. |
| Open REST API | Koppelingen & Integraties | Opdrachtgevers met een eigen systeem kunnen via de API zelf voorraad en orderstatus opvragen, zonder een los klantportaal te hoeven gebruiken. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een fulfilmentbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een fulfilmentbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met magazijnbeheer of eerst de facturatie per klant?
Meestal starten we met magazijnbeheer, locatieregistratie en de webshopkoppelingen van je grootste opdrachtgevers. Tariefgestuurde facturatie volgt zodra ontvangst, opslag en verzending betrouwbaar geregistreerd worden.
Is er een losse module voor het factureren per pallet-dag?
Facturatie per pallet-dag loopt via locatiebeheer in combinatie met prijs- en margeafspraken per klant. Er is geen aparte pallet-dagmodule; het is de resultante van waar en hoe lang een pallet geregistreerd staat.
Kunnen we later een nieuwe opdrachtgever toevoegen zonder alles opnieuw in te richten?
Ja. Een nieuwe klant krijgt zijn eigen tariefafspraak, locaties en eventueel een webshopkoppeling, terwijl het onderliggende magazijnproces hetzelfde blijft.
Werkt dit ook voor klanten zonder eigen webshop, die alleen via EDI bestellen?
Ja. Naast webshopkoppelingen ondersteunt GrowMate ook EDI-berichten voor opdrachtgevers die zelf aan grote retailketens leveren en orders elektronisch via die keten ontvangen.