Een zonnige zaterdag verkoopt drie keer zoveel bollen als een bewolkte dinsdag, en toch moet er elke ochtend al besloten worden hoeveel ijs er die dag vers wordt gedraaid. GrowMate koppelt de dagproductie, de kassa en de planning van je seizoenspersoneel aan elkaar, zodat je aan het eind van de dag weet wat er verkocht is, wat er is weggegooid en of het rooster bij de drukte paste.
Een ijssalon of lunchroom verkoopt een product dat elke ochtend opnieuw wordt gemaakt op basis van een inschatting die morgen weer anders kan uitpakken: te weinig ijs draaien betekent voor de middag al nee verkopen aan wachtende gezinnen, te veel draaien betekent bakken vol smaak die aan het eind van de dag worden weggegooid. Die inschatting hangt sterk af van het weer en het seizoen, en wordt gemaakt door een team dat 's zomers voor een groot deel uit scholieren en studenten bestaat die maar een paar maanden per jaar beschikbaar zijn.
GrowMate is geen kassa die los van de keuken staat, maar een geheel waarin dagproductie, kassaverkoop, derving en personeelsplanning samenkomen. Je stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw salon past: dagproductieplanning met historie per weertype, een kassa die per smaak en product registreert wat er verkocht is, dervingsregistratie aan het einde van de dag, en roosters die rekening houden met de wisselende beschikbaarheid van seizoenskrachten. Onze consultants richten dit in op jouw assortiment, en dat staat er binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk ijssalon terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Hoeveel bakken van elke smaak je 's ochtends moet draaien, hangt af van het weer, de dag van de week en of er een evenement in de buurt is, maar zonder historische verkoopcijfers per omstandigheid blijft die inschatting op gevoel gebaseerd. Verkoopdata per smaak gekoppeld aan het weer van die dag geeft een onderbouwde basis in plaats van een gok.
Aan het eind van de dag wordt overgebleven ijs weggegooid zonder dat iemand structureel registreert hoeveel dat was en van welke smaak. Zonder dat overzicht blijft onduidelijk of je bij bepaalde smaken stelselmatig te veel produceert. Dervingsregistratie per smaak en per dag laat na een paar weken zien waar de productie bijgesteld kan worden.
Een groot deel van het team bestaat uit scholieren en studenten die alleen in de zomervakantie of in het weekend beschikbaar zijn, en elk jaar weer opnieuw moeten worden ingewerkt en ingeroosterd. Zonder een vast systeem voor beschikbaarheid en inwerken kost dat elk voorjaar dezelfde vertraging. Een rooster waarin seizoenskrachten hun eigen beschikbaarheid doorgeven, scheelt dat terugkerende gepuzzel.
Met veel verschillende, vaak jonge medewerkers achter de kassa lopen kleine fouten en kassaverschillen sneller op dan bij een vast team. Een dagafsluiting per medewerker in plaats van per kassa in het algemeen, maakt duidelijk waar extra uitleg nodig is.
Op een mooie dag draait het terras op volle toeren naast de balie binnen, maar in de kassa komt dat vaak op één hoop terecht. Omzet gesplitst naar terras en balie laat zien hoeveel extra capaciteit het terras werkelijk oplevert, en of dat de extra bediening waard is.
Een reeks regenachtige dagen in het hoogseizoen voelt vervelend, maar zonder omzet naast weer- en personeelskosten weet je niet precies hoeveel zo'n week kost ten opzichte van een zonnige week. Omzet naast loonkosten per week maakt dat verschil concreet in plaats van een vaag gevoel.
Zo loopt een zomerdag door GrowMate bij een ijssalon met terras:
Op basis van de weersverwachting, de dag van de week en historische verkoopcijfers wordt bepaald hoeveel bakken van elke smaak er die ochtend gedraaid worden.
De planning houdt rekening met de weersverwachting en de beschikbaarheid van seizoenskrachten, zodat een zonnige zaterdag niet met een weekendbezetting van een regenachtige dinsdag wordt ingevuld.
Elke verkoop wordt per smaak en per verkooppunt aangeslagen op de kassa, zodat balie- en terrasomzet apart zichtbaar blijven.
Overgebleven ijs per smaak wordt geregistreerd voordat het wordt weggegooid, zodat de volgende ochtend een beter onderbouwde inschatting gemaakt kan worden.
De kassa wordt afgesloten per medewerker, en aan het eind van de week zie je omzet, derving en loonkosten naast elkaar per weertype, als basis voor de planning van de volgende week.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Pintransacties komen automatisch naast de kassaomzet te staan, zodat de dagafsluiting klopt zonder losse pinbonnen te vergelijken.
Dagomzet met het juiste btw-tarief per product sluit automatisch aan op je boekhoudpakket, inclusief de splitsing tussen balie en terras.
Actuele weersverwachtingen naast de historische verkoopcijfers helpen om de dagproductie beter te onderbouwen dan op gevoel alleen.
Goedgekeurde uren van seizoenskrachten en oproepkrachten gaan als periodeverwerking naar je salarispakket, ook bij een sterk wisselend team.
De GrowMate-app, ingericht voor een ijssalon
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Zelf gedraaid ijs valt onder voedselveiligheidsregels met eisen aan bereidingstemperatuur, houdbaarheid na bereiding en hygiëne in de ijsbereiding. Vaste temperatuurlogs en een geregistreerde bereidingsdatum per bak geven het bewijs dat nodig is bij een controle van de NVWA.
Smaken die noten, lactose of ei bevatten, moeten voor de klant herkenbaar zijn, ook als het assortiment per seizoen wisselt met nieuwe smaken. Een actueel overzicht per smaak met de gebruikte ingrediënten voorkomt dat personeel dit uit het hoofd moet kennen bij elke nieuwe smaak.
Seizoenskrachten en oproepkrachten die alleen in de zomer werken, vallen onder dezelfde cao-regels rond minimale diensttijden en toeslagen als vast personeel, ook al is hun dienstverband kort. Bij een groot wisselend team is dat met de hand nauwelijks te bewaken; de urenverwerking rekent dit mee volgens de bij de implementatie vastgelegde regels.
Kassagegevens moeten bewaard blijven en herleidbaar zijn tot de individuele transactie, ook bij een groot en wisselend team achter de balie. Een digitale dagafsluiting per medewerker levert het bewijs dat nodig is bij een controle van de Belastingdienst.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste ijssalons en lunchrooms mee beginnen.
Dit is de kern die elke ijssalon of lunchroom dagelijks nodig heeft. Zonder gekoppelde productie- en dervingscijfers blijft de dagproductie een gok.
Voor het inroosteren en inwerken van een groot wisselend team van scholieren en studenten.
Zodra de basis draait, geeft dit inzicht in hoe omzet, weer en loonkosten samenhangen.
Voor salons die zelf ijs draaien en dat consistent en aantoonbaar veilig willen houden.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De hoeveelheid ijs of gerechten die aan het begin van de dag wordt bereid, gebaseerd op een inschatting van de verwachte drukte.
Producten die aan het eind van de dag niet zijn verkocht en moeten worden weggegooid, vaak vers bereide waar zoals zelfgedraaid ijs.
Een indeling van dagen naar weersomstandigheden, gebruikt om verkoopcijfers te vergelijken en de dagproductie beter te onderbouwen.
Een medewerker die alleen tijdens een bepaald seizoen, vaak de zomer, beschikbaar en in dienst is.
Een afzonderlijke plek waar verkocht wordt, zoals de balie binnen of een bediend terras, apart geregistreerd in de kassa.
Ja. Historische verkoopcijfers per smaak worden gekoppeld aan het weertype en de dag van de week, zodat je een onderbouwde inschatting hebt in plaats van op gevoel te bepalen hoeveel bakken je die ochtend moet draaien.
Aan het eind van de dag registreer je per smaak hoeveel er is overgebleven en weggegooid. Na een paar weken zie je een patroon waaruit blijkt welke smaken structureel te veel worden geproduceerd.
Je bestaande boekhouding kan blijven staan; GrowMate verzorgt de kassa, productie- en personeelsplanning en levert de dagomzet met het juiste btw-tarief aan je boekhoudpakket.
De implementatie is eenmalig en kost € 90 per uur, afgestemd op je assortiment en het aantal vestigingen. Voor een ijssalon met kassa, productieplanning en personeelsroosters zit je doorgaans in het pakket Kiem, met een richtprijs vanaf € 2.950. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Scholieren en studenten geven via de app aan wanneer ze in de zomer of het weekend kunnen werken, en het rooster wordt daaruit samengesteld in plaats van via losse appjes elk voorjaar opnieuw.
Ja. Verkopen worden per verkooppunt geregistreerd, zodat je kunt zien hoeveel extra omzet het terras op een mooie dag oplevert ten opzichte van de balie binnen.
Lunchgerechten lopen via dezelfde kassa en voorraad als het ijs, met een eigen receptuur en allergeneninformatie per gerecht, zodat één systeem het hele assortiment dekt.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een ijssalon.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.