Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Alles in één keer aanzetten werkt in een dierenspeciaalzaak slechter dan in gewone retail, omdat je twee soorten gebruikers tegelijk bedient. Aan de balie moet een verkoper tussen twee klanten door snel kunnen afrekenen; die persoon heeft geen tijd voor een dierdossier met zes tabbladen. Tegelijk moet iemand die een nieuwe lading vissen binnenkrijgt, wél rustig de quarantaine en herkomst kunnen vastleggen. Zet je dat vanaf dag één allebei even zwaar aan, dan wordt de kassa traag en slaat de balie de zorgvuldige registratie over zodra het druk wordt.
Eerst komen kassa, voorraad met houdbaarheidsbewaking en het klantprofiel met voerabonnementen, omdat dat de dagelijkse omzet en de herhaalbestellingen direct raakt. Daarna volgen quarantaineregistratie, leveranciersgegevens van kwekers en documentbeheer voor gezondheidsverklaringen en eventuele CITES-papieren, gevolgd door opleidingsbeheer zodat voeradvies niet aan één medewerker vastzit.
De modulesets voor een dierenspeciaalzaak
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: winkel, kassa en voorraad
Elke dierenspeciaalzaak begint bij de winkelvloer: kassa, voorraad en klantgegevens moeten kloppen voordat je iets anders toevoegt. Houdbaarheidsbewaking telt hier extra, omdat voer een THT-datum heeft.
Herhaalomzet: voerabonnementen
Voer op abonnement is de omzet die je het makkelijkst kwijtraakt als er niemand actief op let. Met automatische herhaling, herinneringen en klantenkaart blijft die herhaalomzet lopen zonder dat de balie er telkens achteraan moet bellen.
Levende dieren: quarantaine en herkomst
Zodra je levende dieren verkoopt, komt er een verzorgingsplicht en documentatieplicht bij: quarantaine, herkomst van de kweker en gezondheidsverklaringen. Zie ook de toelichting bij Dierenpensions & trimsalons hieronder over wat daarvan wel en niet van toepassing is.
Vakkennis, personeel en verantwoording
Advies is een groot deel van de verkoop en verloopt beter als vakkennis niet aan één medewerker vastzit. Deze set bewaakt certificaten, legt klachten vast als leerpunt en houdt bij welke wet- en regelgeving voor jouw assortiment relevant is.
Wat elke module doet voor dierenspeciaalzaken
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een dierenspeciaalzaak betekent |
|---|---|---|
| Retail | Branchemodules | De basis voor de winkelvloer: kassa, winkelvoorraad, acties en klantenkaarten in samenhang. Dit is generieke retail, aangevuld met de modules eronder voor het specifieke van voer op abonnement en levende dieren. |
| Kassasysteem (POS) | E-commerce & Retail | Afrekenen aan de balie, met de chipregistratie van een pup als verplichte stap in de transactie zelf, zodat die niet vergeten kan worden tussen twee klanten door. Ook losse verkoop van voer en toebehoren loopt via dezelfde kassa als de voerabonnementen, zodat de dagomzet in één overzicht klopt. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Voorraad van voer, toebehoren en dierbenodigdheden actueel per schap, zodat een populaire brok niet drie dagen uitverkocht is voordat iemand het merkt. Signalen voor bijbestellen gaan automatisch naar de leverancier zodra een minimum wordt bereikt, ook voor artikelen die alleen via een abonnement lopen. |
| Houdbaarheidsbewaking (FEFO) | Voorraad & Magazijn | Voer heeft een THT-datum en verlopen zakken mag je niet meer verkopen. Oudere partijen gaan eerst het schap in en de kassa herkent een artikel dat over datum dreigt te gaan, zodat je het op tijd kunt afprijzen of terugsturen in plaats van weggooien. |
| Abonnementsboxen | E-commerce & Retail | De voerabonnementen zelf: interval, hoeveelheid en samenstelling per klant, met automatische herhaling zodat de herhaalomzet niet afhankelijk is van iemand die eraan denkt. Wijzigt een klant van rasgebonden brok, dan past het abonnement automatisch mee zonder dat de balie iets hoeft te doen. |
| Abonnementsfacturatie | Facturatie & Betalingen | Elke levering van een voerabonnement wordt automatisch gefactureerd of via een doorlopende machtiging afgeschreven, zonder dat de balie iedere keer apart hoeft af te rekenen. Bij honderden lopende abonnementen scheelt dat dagelijks handwerk en voorkomt het gemiste incasso's aan het einde van de maand. |
| Klantnotificaties | Communicatie & Klantservice | Herinneringen vóór de volgende levering van een voerabonnement, met de mogelijkheid voor de klant om te bevestigen of te wijzigen voordat de bestelling verstuurd wordt. Dat is precies het moment waarop een klant anders overstapt naar een webshop omdat hij vergat op tijd bij te bestellen. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Eén dossier per klant met zijn huisdieren, eerdere aankopen en gegeven voeradvies, zodat elke medewerker aan de balie hetzelfde advies kan geven als de vaste verkoper. Ras, leeftijd en gezondheid van elk huisdier staan erbij, zodat advies over voer of verzorging niet steeds opnieuw uitgevraagd hoeft te worden. |
| Loyaliteitsprogramma | CRM & Relatiebeheer | Een klantenkaart die spaarpunten koppelt aan zowel losse aankopen als voerabonnementen, zodat trouwe klanten met meerdere huisdieren merkbaar voordeel hebben. Dat maakt de kaart ook een reden om het voerabonnement bij jou te houden in plaats van bij een webshop zonder klantenkaart. |
| Dierenpensions & trimsalons | Branchemodules | Gebouwd voor pensionverblijf, maar het onderdeel vaccinatiechecks en klantkaart per huisdier is bruikbaar voor de eigen gezondheidsadministratie van dieren die te koop staan. De boekingsagenda voor pensionverblijf blijft in dat geval ongebruikt. |
| Batch- & lotregistratie | Voorraad & Magazijn | Een levering vogels, vissen of knaagdieren van een kweker wordt als partij vastgelegd, met herkomst, leverdatum en aantal, zodat uitval of klachten herleidbaar zijn naar die specifieke levering. Bij een terugkerend patroon bij één kweker zie je dat pas als de partijen gescheiden geregistreerd staan. |
| Leveranciersbeheer | Inkoop & Leveranciers | Kwekers en groothandels met hun contactgegevens, geleverde partijen en eventuele certificeringen op één plek, zodat je bij een terugkerend probleem weet welke leverancier erbij hoort. Ook prijsafspraken en levertijden per kweker staan hier vast in plaats van in losse mailwisselingen. |
| Leveranciersverklaringen | Kwaliteit & Certificering | Gezondheidsverklaringen en herkomstverklaringen van kwekers worden per levering vastgelegd, zodat je bij een controle kunt tonen dat een dier legaal en gezond is aangekocht. Dat is ook je eigen bewijs richting de klant bij vragen over de afkomst van een dier. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | CITES-vergunningen, vaccinatiebewijzen en gezondheidsverklaringen worden gekoppeld aan het dierdossier bewaard, in plaats van los in een map die niet bij het juiste dier hoort. Bij een inspectie of een vraag van een klant vind je het bijbehorende document direct terug. |
| Opleidingsbeheer | HR & Personeel | Vakkennis over voeding, rasgebonden verzorging en aquariumopzet blijft bij bijscholing en interne trainingen geregistreerd, zodat advies niet afhankelijk is van één ervaren medewerker. Nieuwe collega's zie je opbouwen richting hetzelfde niveau van voeradvies aan de balie. |
| Wetgevingsbewaking | Kwaliteit & Certificering | Signaleert wijzigingen in regels rond dierhouderschap, chipplicht of CITES die relevant zijn voor jouw assortiment, zodat je niet zelf voortdurend de wetgeving hoeft te volgen. Bij een wijziging krijg je een melding voordat het je bij een controle opbreekt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een dierenspeciaalzaak, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een dierenspeciaalzaak, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met de winkel of met de voerabonnementen?
De meeste dierenspeciaalzaken starten met kassa, voorraad en klantprofiel, en zetten voerabonnementen in dezelfde fase aan omdat dat de herhaalomzet direct beschermt. Quarantaineregistratie en documentbeheer voor gezondheidsverklaringen volgen meestal in de tweede fase.
Is de module Dierenpensions & trimsalons ook nuttig als we geen pension hebben?
Alleen het onderdeel vaccinatiechecks en klantkaart per huisdier is dan relevant, niet de boekingsagenda voor pensionverblijf. Bij de implementatie richten we in dat je uitsluitend die gezondheidsadministratie gebruikt, zonder de reserveringsfunctionaliteit aan te zetten.
Kunnen we CITES- en gezondheidsdocumenten los van de kassamodule inrichten?
Ja, documentbeheer voor vergunningen en gezondheidsverklaringen staat los van de kassa en kan later worden toegevoegd zonder dat je de winkelinrichting opnieuw hoeft te doen. Veel winkels zonder CITES-plichtig assortiment slaan die module gewoon over.
Voegen we chipregistratie meteen toe of pas als we ook pups gaan verkopen?
Als je nu al pups verkoopt, hoort die registratie meteen in de eerste fase omdat het een verplichte stap in de verkoop is. Ga je dat assortiment pas later uitbreiden, dan sluiten we het veld op dat moment aan op het bestaande dierdossier.