Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Alles tegelijk aanzetten is verleidelijk: patiëntdossiers, agenda, praktijkapotheek, piketregeling, klantportaal en rapportages in één keer. In een dierenartsenpraktijk werkt dat averechts, want de balie en de assistentes hebben tijdens het spreekuur geen ruimte om vijf nieuwe schermen tegelijk onder de knie te krijgen. Komt daar dan ook nog een onwennige koppeling met het chipregistratiesysteem bij, dan wordt die overgeslagen, en dat is precies het moment waarop een chipnummer nooit meer gekoppeld wordt. Daarom richten we eerst in wat elke dag nodig is voor een consult, en pas daarna de rest.
Als eerste staan patiëntdossiers gekoppeld aan de eigenaar, de agenda voor consulten en hersentingen, en de basis van de praktijkapotheek. Draait dat een periode betrouwbaar, dan volgen de piketregeling voor de spoeddienst, het klantportaal voor eigenaren en de rapportages over bezetting en omzet, want die hebben pas waarde als het dagelijkse consultproces zelf al klopt.
De modulesets voor een dierenartsenpraktijk
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: dier, eigenaar en afspraak
De kern voor elke praktijk: elk dier een eigen dossier gekoppeld aan de eigenaar als klant, een agenda die eigenaren zelf kunnen boeken, en een basis voor de praktijkvoorraad. Zonder die koppeling blijft de rest los zand.
Praktijkapotheek en vaccinatiebewaking
Voor de eigen voorraad diergeneesmiddelen en het actief bewaken van hersentingen, zodat vaccinaties niet stilletjes verlopen en de praktijkapotheek niet meer verstrekt dan er is ingekocht.
Spoeddienst en team
Voor praktijken die meedraaien in een regionale piketregeling: wie heeft wanneer dienst, wie mag wat in het dossier zien, en een verbinding met systemen die geen standaardkoppeling bieden.
Geld en overzicht
Alles wat gedaan is ook op de rekening van de juiste eigenaar krijgen, openstaande bedragen bewaken en in één scherm zien hoe de praktijk als geheel draait.
Wat elke module doet voor dierenartsenpraktijken
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een dierenartsenpraktijk betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | De eigenaar is de klant, met daaraan gekoppeld elk huisdier als los patiëntdossier. Bij een gezin met meerdere honden en een kat zie je in één oogopslag welk dier bij welke afspraak hoort en wie de rekening krijgt. |
| Relatie-triggers | CRM & Relatiebeheer | Automatische signalen bij een aankomende hersenting of een eigenaar die al maanden niet is langsgekomen, zodat een vervolgconsult niet afhangt van of iemand het toevallig nog weet. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Eigenaren zien zelf de vaccinatiestatus, openstaande facturen en gemaakte afspraken van al hun huisdieren, zonder dat ze daarvoor moeten bellen naar de balie. |
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Eigenaren boeken zelf een consult voor een specifiek dier uit hun gezin, met het juiste tijdvak voor een controle, een vaccinatie of een eerste consult. |
| Terugkerende afspraken | Agenda & Planning | De jaarlijkse hersenting staat als terugkerende afspraak klaar zodra de vorige is geregistreerd, zodat de oproep niet van het geheugen van de assistente afhangt. |
| Afspraakherinneringen | Agenda & Planning | Een sms of mail vooraf voor een geplande hersenting of controle scheelt no-shows, juist bij een afspraak die de eigenaar zelf makkelijk vergeet te maken. |
| Beschikbaarheidsbeheer | Agenda & Planning | Legt vast wie van het team wanneer beschikbaar is voor consulten en wie er in de regionale piketregeling buiten kantooruren dienst heeft. |
| Batch- & lotregistratie | Voorraad & Magazijn | Diergeneesmiddelen uit de praktijkapotheek worden per partij geregistreerd, zodat je bij een verstrekking precies weet welke partij is meegegeven aan welk dier. |
| Houdbaarheidsbewaking (FEFO) | Voorraad & Magazijn | Vaccins en medicatie met een houdbaarheidsdatum worden eerst uitgegeven op volgorde van THT, zodat er niets in de praktijkvoorraad vervalt zonder dat iemand het zag aankomen. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | De praktijkvoorraad daalt automatisch mee met elke verstrekking, zodat je op elk moment weet wat er nog ligt in plaats van dat pas te ontdekken bij de jaarafsluiting. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Röntgenfoto's, laboratoriumuitslagen en verwijsbrieven per dier op één plek, gekoppeld aan het dossier in plaats van los in een mailbox of op een netwerkschijf. |
| Gebruikers & rollen | Beheer & Compliance | Dierenarts, assistent en baliemedewerker krijgen toegang tot precies wat bij hun rol hoort, en bij een consult staat vast wie het uitvoerde en wie de medicatie verstrekte. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Consult, medicatie en materiaal van een bezoek gaan in één factuur naar de eigenaar, ook als er die dag meerdere dieren van hetzelfde gezin zijn behandeld. |
| Debiteurenbeheer | Financieel & Boekhouding | Openstaande bedragen worden bijgehouden per eigenaar, niet per dier, zodat een betalingsachterstand in beeld blijft ook als er meerdere patiënten onder dezelfde rekening vallen. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Bezetting van de agenda, omzet per dierenarts en de status van de praktijkvoorraad op één scherm, zonder dat je daarvoor cijfers uit losse lijsten hoeft te trekken. |
| Maatwerk-connectoren | Koppelingen & Integraties | Voor de koppeling met het landelijke identificatie- en registratiesysteem voor chipnummers, of met een regionaal piketsysteem dat geen standaardkoppeling biedt, bouwen onze consultants de verbinding. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | De piketdienst buiten kantooruren en het reguliere spreekuurrooster staan in hetzelfde systeem, zodat je in één oogopslag ziet wie wanneer bereikbaar is voor een spoedgeval. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een dierenartsenpraktijk, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een dierenartsenpraktijk, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met alle modules voor dierenartsen tegelijk?
Nee. De meeste praktijken starten met patiëntdossiers, agenda en de praktijkapotheek. Piketregelingen, klantportaal en uitgebreide rapportages volgen meestal in een tweede fase, als het dagelijkse consultproces staat.
Wat als een module niet precies aansluit op onze praktijk?
Dan passen we hem aan. Velden, statussen en rapportages worden bij de implementatie op jouw manier van werken gezet. Is er niets dat precies past, dan bouwen we een maatwerkmodule.
Sluit een nieuwe module later gewoon aan op wat we al hebben?
Ja. Een nieuwe module sluit aan op de bestaande dieren, eigenaren en facturen. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van die module, niet een nieuwe implementatie.
Is er een aparte module voor de piketdienst met andere praktijken?
Beschikbaarheid en roosterplanning ondersteunen een regionale piketregeling, en waar het regionale systeem geen standaardkoppeling biedt, sluiten we die aan via een maatwerkverbinding.