Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om voorraad, emballage, routes, inkoop en facturatie in één keer te activeren. In de drankenhandel loopt dat mis omdat emballage een tweede geldstroom is die naast de gewone verkoop loopt: zolang die niet apart en betrouwbaar wordt bijgehouden, klopt geen enkele marge-analyse die je erbovenop zet. Ook de chauffeurs, die het emballagesaldo op straat moeten checken, hebben tijd nodig om aan een nieuwe werkwijze te wennen voordat je er kwaliteitsmodules bovenop stapelt.
We richten daarom eerst voorraad, emballage en orderverwerking in, zodat elke rit een kloppend fustensaldo oplevert. Zodra dat een paar weken stabiel draait, volgen routeplanning voor de zware colli en de inkoopmodules voor leveranciersbeoordeling. Facturatie met automatische statiegeldverrekening en debiteurenbeheer sluiten de rij, omdat die pas waarde hebben als emballage en levering al kloppen.
De modulesets voor een drankengroothandel
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: voorraad, emballage en orders
Zonder een kloppend emballagesaldo per klant blijft leeggoed onzichtbaar verlies; dit is de basis waar de rest van het proces op leunt.
Logistiek: routes en zware colli
Voor de horecaroute waar laadgewicht en venstertijden bepalen of de planning van de ochtend ook echt klopt.
Inkoop en leveranciers
Voor grip op inkoopprijzen en leverbetrouwbaarheid bij brouwerijen, importeurs en drankenproducenten.
Geld: facturatie en debiteuren
Als voorraad en emballage kloppen, volgt facturatie die statiegeld meeneemt en grip op betalingsgedrag van horecaklanten.
Wat elke module doet voor drankengroothandel
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een drankengroothandel betekent |
|---|---|---|
| Groothandel | Branchemodules | De branchemodule als basis voor klantspecifiek assortiment en staffelprijzen, aangevuld met emballage- en routesturing specifiek voor de drankenhandel. |
| Emballagebeheer | Voorraad & Magazijn | Houdt statiegeld, fusten en pallets per klant bij, zodat leeggoed nooit meer stilzwijgend verloren gaat in de administratie. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Actuele voorraad per artikel en magazijnlocatie, inclusief het onderscheid tussen volle en lege emballage. |
| Multi-magazijn | Voorraad & Magazijn | Voor drankengroothandels met een centraal depot en meerdere regionale opslagpunten voor de horecaroutes. |
| Routeplanning | Logistiek & Transport | Houdt rekening met laadgewicht en venstertijden van cafés en restaurants, zodat zware orders niet toevallig als laatste worden ingepland. |
| Chauffeurs-app | Logistiek & Transport | De chauffeur ziet per stop het emballagesaldo van de klant en registreert retourgoed direct bij levering, niet pas terug in het magazijn. |
| Pallet-pooling | Logistiek & Transport | Houdt Europallet-saldi bij tussen groothandel, brouwerij en horecaklant, zodat een tekort aan pallets niet ongemerkt bij jou blijft hangen. |
| Pakbonnen & picklijsten | Logistiek & Transport | Picklijsten tonen volle en lege emballage apart, zodat het laden op basis van de juiste aantallen gebeurt. |
| Inkooporders | Inkoop & Leveranciers | Bestellingen bij brouwerijen, wijnimporteurs en frisdrankproducenten worden gevolgd tot en met ontvangst en accijnsstatus. |
| Leveranciersbeoordeling | Inkoop & Leveranciers | Score op levertijd en prijs per leverancier, relevant bij seizoenspieken waarin op tijd leveren net zo belangrijk is als de prijs. |
| Prijslijsten & staffels | Sales & Offertes | Klantspecifieke prijzen en horecastaffels worden automatisch toegepast, inclusief eventuele actieprijzen per seizoen. |
| Verkooporders | Sales & Offertes | Bestellingen worden getoetst aan voorraad en emballagesaldo vóór ze worden bevestigd, zodat toezeggingen kloppen met wat er echt op de wagen kan. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Facturen combineren geleverde dranken en statiegeld, zodat de klant in één document ziet wat hij nog moet terugbrengen. |
| E-facturatie (UBL) | Facturatie & Betalingen | Grotere horecaketens eisen e-facturen in een vast formaat, rechtstreeks gekoppeld aan hun eigen inkoopsysteem. |
| Debiteurenbeheer | Financieel & Boekhouding | Openstaande posten en betaalgedrag per horecaklant in beeld, met een ouderdomsanalyse die laat zien wie structureel laat betaalt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een drankengroothandel, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een drankengroothandel, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met emballage of met de facturatie?
Meestal met emballage en voorraad, omdat de factuur pas klopt als het statiegeld en de fustensaldi eronder kloppen. Facturatiemodules sluiten daar in de tweede fase op aan.
Is pallet-pooling alleen relevant voor grotere drankenhandels?
Ook een kleinere handel die met Europallets werkt tussen leveranciers en horecaklanten heeft baat bij het bijhouden van pallet-saldi, al is de omvang meestal wel de reden om die module in de tweede fase mee te nemen.
Kunnen we een module voor accijnsregistratie later toevoegen?
Ja, die sluit aan op de bestaande voorraadstructuur. Voer je nu nog geen accijnsgoederen, dan hoeft die module niet vanaf dag één actief te zijn.
Wat als onze routes per seizoen sterk verschillen, bijvoorbeeld rond de zomer?
Routeplanning en capaciteitsbehoefte worden bij de implementatie zo ingericht dat seizoenspieken, zoals extra frisdrankleveringen in de zomer, apart zichtbaar zijn zonder dat je de basisinrichting hoeft aan te passen.