Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om in één keer alles aan te zetten: objecten, planning, uren, kwaliteit, facturatie, HR, voorraad en dashboards. In de praktijk werkt dat slecht in de schoonmaak, omdat je grootste groep gebruikers de schoonmakers zelf zijn. Als die op dag één met vier nieuwe schermen worden geconfronteerd, vallen ze terug op de oude manier en dan klopt je data nooit.
Daarom richten we eerst in wat het dagelijkse proces raakt: objecten met werkprogramma's, de planning en de mobiele urenregistratie. Als die drie een maand betrouwbaar draaien, staat de basis waar alle andere modules op leunen — want kwaliteitscontroles, marge per object en facturatie van meerwerk zijn alleen zo goed als de uren eronder.
De modulesets voor een schoonmaakbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: objecten, planning en uren
Dit is de kern die elk schoonmaakbedrijf nodig heeft. Zonder objectbeheer en betrouwbare urenregistratie blijft de rest gokwerk.
Kwaliteit en verantwoording
Voor opdrachtgevers die op kwaliteitsscores afrekenen en voor het onderbouwen van je eigen werk.
Geld: facturatie en marge
Alles wat gedaan is ook factureren, en per object zien of het contract nog rendeert.
Personeel en compliance
Honderd medewerkers met CAO-toeslagen, verlopende certificaten en verzuim vragen een strakke administratie.
Wat elke module doet voor schoonmaakbedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een schoonmaakbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Schoonmaakbedrijven | Branchemodules | De branchemodule zelf: objectstructuur met ruimtes, frequenties en werkprogramma's, controlerondes en sleutelregistratie. Alle andere modules gebruiken deze basis. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | Roosteren op objectniveau, met contracturen, beschikbaarheid en de sleutelbevoegdheid van de medewerker in beeld. Bij uitval zie je direct wie het object kent en nog uren over heeft. |
| Foto- & handtekeningregistratie | Service & Buitendienst | De schoonmaker legt op locatie vast wat er gedaan is, meldt meerwerk met foto en laat de contactpersoon aftekenen. Discussie achteraf gaat over beeld, niet over herinneringen. |
| Kwaliteitscontroles | Productie & Planning | Controlerondes volgens een vaste checklist per ruimte, met score en foto. Onmisbaar bij opdrachtgevers die met VSR-metingen of een DKS werken. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Contractwaarde, looptijd, indexering en opzegtermijn per object. Je krijgt tijdig signaal voor verlenging in plaats van een stille voortzetting tegen oude tarieven. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Vaste contractbedragen gaan periodiek automatisch de deur uit, inclusief indexering. Je administratie besteedt de tijd aan het meerwerk in plaats van aan de vaste regels. |
| E-facturatie (UBL) | Facturatie & Betalingen | Grote opdrachtgevers en de overheid eisen e-facturen in een vast formaat. Zonder deze module blijf je facturen handmatig in portalen invoeren. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Elk object wordt een kostendrager. Daardoor kun je werkelijke uren en middelen tegen de contractwaarde zetten en zie je de marge per object in plaats van per bedrijf. |
| Klachtenregistratie | Kwaliteit & Certificering | Een klacht wordt een dossier met object, datum, oorzaak en herstelactie. Bij de contractevaluatie heb je daarmee feiten in plaats van een gevoel. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Facilitair managers zien hun eigen controlerondes, meldingen, meerwerk en aanwezigheid. Dat scheelt telefoontjes en maakt discussie over kwaliteit een stuk zakelijker. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Contracten, identiteitsdocumenten, VCA en verklaringen op één plek met verloopdatums. Bij een OSB-audit of inlenerscontrole heb je alles direct bij de hand. |
| Verzuimregistratie | HR & Personeel | Ziekmeldingen komen binnen bij de planner én in het dossier, zodat vervanging en verzuimbegeleiding niet twee losse processen zijn. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Signalen voordat VCA, BHV of specialistische certificaten verlopen. Voorkomt dat je iemand inplant die formeel niet bevoegd is. |
| Salariskoppeling | HR & Personeel | Goedgekeurde uren met CAO-toeslagen gaan als periodebestand naar je salarispakket. Geen overtypen, geen correctieruns achteraf. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Middelen en materialen per object of bus bijhouden. Legt bloot waar structureel meer verbruikt wordt dan gecalculeerd. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met bezetting, uren tegen calculatie, openstaand meerwerk en kwaliteitsscores per object. De cijfers die je maandelijks nodig hebt, zonder Excel. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een schoonmaakbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een schoonmaakbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste schoonmaakbedrijven starten met objectbeheer, planning, mobiele urenregistratie en facturatie. Kwaliteitscontroles, klantportaal en marge-analyse komen vaak in een tweede fase, als het dagelijkse proces staat.
De werkwijze van onze schoonmaakbedrijf wijkt af van de standaard. Werkt dat dan?
Dan passen we hem aan. Modules zijn een startpunt, niet een keurslijf: velden, statussen, checklists en rapportages worden bij de implementatie op jouw werkwijze gezet. Waar niets past, bouwen we een maatwerkmodule.
Kunnen we volgend jaar uitbreiden zonder de inrichting van onze schoonmaakbedrijf om te gooien?
Ja, een schoonmaakbedrijf kan gefaseerd uitbreiden zonder opnieuw te beginnen. Een extra module wordt op de bestaande inrichting aangesloten en gebruikt dezelfde objecten, medewerkers en klanten. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van de nieuwe module.
Is er een module voor glazenwassen en specialistische reiniging?
Die werkzaamheden lopen via dezelfde objectstructuur, maar met eigen frequenties, tarieven en werkprogramma's. Periodieke rondes zoals glasbewassing per kwartaal worden automatisch ingepland en gefactureerd zodra ze uitgevoerd en afgetekend zijn.