Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om meteen alles aan te zetten: calculatie, planning, materiaal, kwaliteit, facturatie, personeel en dashboards tegelijk. Bij een schildersbedrijf werkt dat averechts, omdat een ploeg op de steiger of de ladder geen tijd heeft om tussen twee klussen door in te loggen op een systeem met tien schermen. Wordt de app rondom een project te ingewikkeld, dan schrijft een schilder zijn uren en zijn meerwerk toch weer op een briefje in de bus, en is precies het probleem terug waar je vanaf wilde. Daarom zetten we bij de start alleen aan wat een ploeg dagelijks nodig heeft: het project, de uren en de werkbon met foto. De rest volgt zodra dat soepel loopt.
We richten eerst projectplanning, mobiele urenregistratie en de werkbonnen-app in, met foto- en handtekeningregistratie voor de oplevering. Die drie samen zorgen dat calculatie, uren en meerwerk vanaf de eerste dag kloppend binnenkomen. Zodra dat een paar weken stabiel draait, voegen we materiaalbeheer, meerjarenonderhoudsplanning voor VvE's en corporaties en de marge-analyse per project toe, want die modules zijn alleen zo betrouwbaar als de uren en het verbruik die eronder liggen.
De modulesets voor een schildersbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: calculatie, planning en ploegenuren
Dit is de kern die ieder schildersbedrijf vanaf dag één nodig heeft: een project met m²-calculatie, een planning die rekening houdt met weer en ploegbezetting, en uren en voortgang die op locatie worden vastgelegd in plaats van achteraf gereconstrueerd.
Materiaal en voorraad
Verf, kleuren en verbruik per m² vormen de grootste onzekere factor in de calculatie. Met voorraad, tijdige bestelsignalen en een vaste checklist voor de ondergrondvoorbereiding zie je sneller of een project qua materiaal en uren nog klopt met de begroting.
Geld: facturatie en marge
Meerwerk zoals houtrotherstel wordt vaak wel uitgevoerd maar niet altijd gefactureerd, en de marge per project blijft daardoor onzichtbaar tot de jaarafsluiting. Met meerwerk, facturatie en projectmarge in hetzelfde overzicht stuur je per project bij in plaats van achteraf te concluderen dat het is misgelopen.
Personeel en compliance
Ploegen die verspreid over meerdere objecten werken, hebben een planning nodig die rekening houdt met beschikbaarheid, cao-afspraken en geldige VCA-certificaten. Personeelsdossiers en verzuimregistratie zorgen dat vervanging bij ziekte geen improvisatie op de ochtend zelf meer is.
Wat elke module doet voor schildersbedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een schildersbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Bouw & installatie | Branchemodules | De branchemodule voor bouw en installatie geeft je calculatie, werkbonnen en materieelregistratie die je inricht op schilderprojecten: m²-oppervlak, verfsysteem en de uren van de ploeg per object. Alle andere modules in deze tabel bouwen voort op de projecten die je hier vastlegt. |
| Projectplanning | Projecten & Uren | Elk schilderproject krijgt fases van schouw tot oplevering, met per fase de status en de geplande ploeg. Bij VvE's en corporaties koppel je hetzelfde project aan het bouwblok uit het meerjarenonderhoudsplan. |
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Een ploeg schrijft uren op het project en de fase waar hij die dag aan werkt, ook als dat er meerdere per week zijn. Zo weet je aan het eind van de week precies waar de uren aan zijn besteed, zonder ze achteraf te reconstrueren. |
| Nacalculatie projecten | Projecten & Uren | Begrote versus werkelijke uren en verfverbruik naast elkaar per project, zodat je ziet of de calculatienorm voor bijvoorbeeld een ruwe gevel of een verrot kozijn nog klopt met wat er in de praktijk gebeurt. |
| Meerwerkregistratie | Projecten & Uren | Houtrotherstel en extra plamuurwerk die pas op locatie blijken, worden hier vastgelegd en voorgelegd voor akkoord vóór de factuur de deur uitgaat, in plaats van dat het werk wel gebeurt maar nergens wordt doorberekend. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Per project zie je de werkelijke uren en het verfverbruik tegenover de offerte, zodat je weet welk type object of welke opdrachtgever structureel krapper gecalculeerd wordt dan de rest. |
| Werkbonnen-app | Service & Buitendienst | De ploeg registreert op locatie voortgang, gebruikte materialen en meerwerk, met het verfsysteem en de laagdikte erbij. Geen papieren briefje in de bus meer dat pas op vrijdag wordt overgetypt. |
| Foto- & handtekeningregistratie | Service & Buitendienst | Bij oplevering worden foto's per ruimte of gevel gemaakt en de kleur, RAL-code en glansgraad vastgelegd, zodat een volgende ploeg jaren later exact hetzelfde verfsysteem kan aanhouden. |
| Checklists ter plaatse | Service & Buitendienst | Vaste controlepunten voor ondergrondvoorbereiding, zoals schuren, ontvetten en plamuren, worden afgevinkt vóórdat de eerste laag verf erop mag, zodat kwaliteit niet afhangt van het geheugen van de ploeg. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Verf per kleur, systeem en partij bijhouden maakt zichtbaar wanneer een kleur bijna op is, voordat een ploeg met een halflege emmer op een object staat waar nog een hele gevel te gaan is. |
| Automatische inkoopvoorstellen | Voorraad & Magazijn | Op basis van de geplande projecten en het verwachte verbruik per m² krijg je op tijd een bestelvoorstel voor de verfgroothandel, zodat materiaal er ligt vóór de ploeg op een object begint. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | Ploegen worden ingepland op beschikbaarheid, contracturen en de cao-afspraken van de schilders- en afwerkingsbranche. Bij uitval zie je direct wie er over uren beschikt en het verfsysteem van dat object al kent. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Signalen ruim vóór een VCA-certificaat verloopt, zodat je geen medewerker inplant op een bouwplaats van een aannemer waar hij formeel niet meer welkom is. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Meerjarenonderhoudscontracten met VvE's en woningcorporaties, inclusief looptijd en het bouwblok dat aan de beurt is, staan hier centraal in plaats van in een los overzicht naast de planning. |
| Termijnfacturatie | Facturatie & Betalingen | Grotere projecten worden in termijnen gefactureerd, gekoppeld aan de fase van het werk, zodat je niet pas bij volledige oplevering geld ziet terwijl de ploeg al weken bezig is. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met bezetting van ploegen, uren tegen calculatie, openstaand meerwerk en de status van lopende projecten. De cijfers die je wekelijks nodig hebt, zonder een los werkblad. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een schildersbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een schildersbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk aanzetten?
Nee. De meeste schildersbedrijven beginnen met projectplanning, mobiele urenregistratie en werkbonnen. Materiaalbeheer, meerjarenonderhoudsplanning en marge-analyse volgen meestal in een tweede fase, als de dagelijkse uitvoering eenmaal stabiel loopt.
Wat gebeurt er als geen enkele module ons proces precies dekt?
Dan stellen we de velden, statussen en checklists in de werkbonnen-app bij op jouw eigen werkprogramma's, verfsystemen en de manier waarop jouw ploegen meerwerk melden. Blijft er iets over dat nergens tussen past, dan werken we dat uit als een aparte module rond jouw calculatiemethode.
Voegen we de meerjarenonderhoudsplanning nu toe, of kan dat ook nog volgend jaar?
Dat kan ook later. Voeg je de onderhoudsplanning voor VvE's en corporaties er op een later moment bij, dan gebruikt die dezelfde projecten, ploegen en opdrachtgevers die al in GrowMate staan. Je betaalt alleen de uren om die ene module in te richten, de rest blijft ongemoeid.
Is er een aparte module voor meerjarenonderhoud bij VvE's en corporaties?
Meerjarenonderhoud loopt via contractbeheer, gekoppeld aan de projectplanning per bouwblok. Zo zie je in hetzelfde systeem zowel je lopende projecten als de blokken die de komende jaren aan de beurt zijn.