Een offerte in duizend woorden voor het Duits, een spoedopdracht in het Japans die vannacht al bij een vertaler in Osaka moet liggen, en morgenvroeg een beëdigde vertaling die met stempel en verklaring de deur uit moet: een vertaalbureau plant niet in uren op kantoor maar in taalparen, deadlines en tijdzones. GrowMate houdt opdracht, vertaler, tarief en deadline bij elkaar, van aanvraag tot factuur.
Een vertaalopdracht wordt niet in uren verkocht, maar in woorden, tekens of regels, tegen een tarief dat per taalpaar en vakgebied verschilt. De vertalers zelf zijn meestal geen medewerkers maar freelancers verspreid over meerdere landen, elk met een eigen tarief, specialisatie en tijdzone. Zodra een opdracht een beëdigde vertaling vraagt, komt daar nog de verklaring van juistheid, het stempel en de koppeling met het brondocument bij. In een mailbox met bijlagen en een spreadsheet met tarieven raakt dat al bij twintig lopende opdrachten uit het zicht.
GrowMate is geen vast vertaalplatform, maar 439 modules waaruit je zelf de set samenstelt: opdrachtenbeheer met woordtelling en deadline, een vertalersbestand met tarieven per taalpaar, documentbeheer met versies van bron- en doeltekst, en facturatie die per woord of per uur klopt. Onze consultants richten het in op jouw talencombinaties en jouw manier van reviseren, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk vertaalbureau terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een vertaler Frans-Nederlands rekent een ander woordtarief dan een vertaler Nederlands-Japans, en voor beëdigde stukken geldt weer een opslag. Bijhouden wie wat rekent in een spreadsheet loopt vast zodra je met tientallen freelancers en taalcombinaties werkt. Een tarief per vertaler en per taalpaar dat automatisch aan de offerte wordt gekoppeld, voorkomt dat je een verkeerd bedrag doorrekent.
Een spoedopdracht die om negen uur 's ochtends bij jou binnenkomt, moet soms al 's nachts bij een vertaler in een ander werelddeel liggen om de deadline te halen. Zonder zicht op wie wanneer wakker is en beschikbaar, kost het uitzoekwerk je precies de tijd die je niet hebt. Een planning die rekening houdt met tijdzone en beschikbaarheid per vertaler zet de opdracht meteen bij wie hem op tijd af kan hebben.
Bij een beëdigde vertaling moet je kunnen aantonen welke vertaler met welke Rbtv-registratie het stuk heeft ondertekend, en welk brondocument erbij hoorde. Ontbreekt die koppeling, dan sta je met een vertaling die niet meer te herleiden is naar het origineel. Een dossier per opdracht met brontekst, doeltekst, verklaring en vertalergegevens voorkomt dat gedoe achteraf.
Het vier-ogen-principe, waarbij een tweede vertaler de tekst controleert, is de reden dat klanten je vertrouwen, maar onder deadline-druk wordt die stap soms stilzwijgend overgeslagen. Zonder vastgelegde revisiestatus per opdracht ontdek je dat pas als een klant een fout terugmeldt. Een verplichte revisiestap die zichtbaar is in de opdracht zorgt dat die controle niet per ongeluk verdwijnt.
Contracten, medische dossiers en patentaanvragen gaan naar freelancers over de hele wereld, en niet elk platform bewaakt wie welk document daadwerkelijk geopend heeft. Bij een lek van een fusiedocument is 'we dachten dat het goed zat' geen antwoord dat een klant accepteert. Documentbeheer met toegang per opdracht en een geheimhoudingsverklaring per vertaler maakt zichtbaar wie waarbij kon.
De ene klant betaalt per woord, de andere per uur voor tolkwerk, en een derde heeft een raamcontract met staffelkorting vanaf een bepaald volume. Dat handmatig narekenen bij elke factuur kost tijd en levert fouten op. Facturatie die het juiste tarief per opdrachttype toepast, laat die rekensom aan het systeem over.
Zo loopt een vertaalopdracht door GrowMate, van aanvraag tot factuur:
Het brondocument wordt geüpload en het systeem telt woorden of tekens, waarna de offerte met het juiste tarief per taalpaar en vakgebied wordt opgesteld.
De opdracht gaat naar een vertaler met de juiste talencombinatie, specialisatie en beschikbaarheid, met de deadline al omgerekend naar zijn of haar eigen tijdzone.
De vertaler werkt met het vertaalgeheugen en de terminologielijst van de klant, zodat eerder gebruikte termen en zinnen consistent terugkomen in nieuwe opdrachten.
Een tweede vertaler controleert de tekst volgens het vier-ogen-principe. Vraagt de opdracht om een beëdigde vertaling, dan wordt die voorzien van verklaring, stempel en een koppeling met het brondocument.
De doeltekst gaat naar de klant en de factuur wordt automatisch opgesteld op basis van het aantal woorden, de bestede uren of de afgesproken staffel.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Facturen per woord, per uur of per staffel sluiten aan op je boekhoudpakket, inclusief de betalingen aan freelance vertalers als crediteuren.
Deadlines synchroniseren met Google of Outlook, omgerekend naar de tijdzone van de vertaler die de opdracht uitvoert.
Bestaande vertaalgeheugens en terminologielijsten uit CAT-tools worden gekoppeld aan het klantdossier, zodat consistentie niet van de losse vertaler afhangt.
Vaste opdrachtgevers zien hun eigen lopende opdrachten, deadlines en facturen, zonder dat daar telefoontjes naar de projectmanager voor nodig zijn.
De GrowMate-app, ingericht voor een vertaalbureau
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Beëdigde vertalers moeten ingeschreven staan in het register voor beëdigde tolken en vertalers en periodiek permanente-educatiepunten behalen om ingeschreven te blijven. Certificaatbewaking per vertaler signaleert ruim van tevoren als een registratie of PE-verplichting bijna verloopt.
Een beëdigde vertaling moet voorzien zijn van een ondertekende verklaring, een stempel of uniek nummer, en een fysieke of digitale koppeling met het brondocument. Documentbeheer bewaart bron- en doeltekst samen met de verklaring, zodat die koppeling nooit los raakt.
Vertrouwelijke stukken zoals contracten, medische dossiers en octrooiaanvragen vragen om een geheimhoudingsverklaring per vertaler en per opdracht. Toegang tot het brondocument wordt beperkt tot wie er daadwerkelijk aan werkt, met een logboek van wie het geopend heeft.
Geboorteaktes, diploma's en medische verslagen bevatten persoonsgegevens die door freelancers over de hele wereld verwerkt worden. Verwerkersafspraken per vertaler en een bewaartermijn op brondocumenten houden die verwerking binnen de kaders van de AVG.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste vertaalbureaus mee beginnen.
Elke opdracht begint met een offerte op basis van woordtelling en tarief, en een vertalersbestand waarin iedere freelancer zijn eigen tarief per taalpaar heeft.
Voor beëdigde vertalingen en vertrouwelijke stukken moet het dossier compleet en herleidbaar zijn.
Verkoop per woord, inkoop bij freelancers en de marge daartussen moeten per opdracht kloppen.
Als de basis staat, komt de fijnere planning over tijdzones en de kwaliteit van je vertalersbestand aan de beurt.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De combinatie van brontaal en doeltaal van een vertaalopdracht, bijvoorbeeld Nederlands-Duits; tarieven verschillen doorgaans per taalpaar.
De prijs per woord van de brontekst waarop de meeste vertaalopdrachten worden geoffreerd en gefactureerd.
Een database van eerder vertaalde zinnen die een CAT-tool hergebruikt, zodat terminologie consistent blijft tussen opdrachten van dezelfde klant.
Een vertaling die door een bij de rechtbank beëdigde vertaler is ondertekend, gestempeld en voorzien van een verklaring van juistheid, vereist voor bijvoorbeeld aktes en diploma's.
De kwaliteitsstap waarbij een tweede vertaler de tekst controleert voordat die als definitief naar de klant gaat.
Ja. Een opdracht kan op basis van woordtelling, bestede uren of een vooraf afgesproken staffel gefactureerd worden, en dat mag per klant of zelfs per opdracht verschillen.
Elke vertaler heeft een eigen beschikbaarheidsprofiel met tijdzone. Bij het toewijzen van een opdracht ziet de projectmanager meteen hoe laat de deadline lokaal valt, in plaats van dat te moeten omrekenen.
Het dossier bewaart brondocument, doeltekst, de verklaring van juistheid en de gegevens van de beëdigde vertaler bij elkaar. Zo kun je op elk moment aantonen welke vertaler met welke registratie het stuk heeft ondertekend.
Met € 90 per uur als uitgangspunt bepaalt de omvang van de inrichting het totaal. Met opdrachtenbeheer, een vertalersbestand en facturatie per woord zit een vertaalbureau doorgaans rond pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs, exclusief het optionele support en de hosting.
Nee, die kun je gewoon blijven gebruiken in je CAT-tool. GrowMate koppelt eraan voor de administratie van opdrachten, vertalers en facturatie, zodat je vertaalwerk zelf niet verandert.
Een opdracht kan pas als afgerond worden gemarkeerd als de revisiestap is afgevinkt door een tweede vertaler. Onder deadline-druk blijft die controle zichtbaar staan in plaats van dat hij stilzwijgend verdwijnt.
Met het klantportaal zien vaste opdrachtgevers de status van hun lopende opdrachten en eerdere facturen, zonder dat ze daarvoor de projectmanager hoeven te bellen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een vertaalbureau.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.