Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Alles in één keer aanzetten werkt slecht bij een vertaalbureau, omdat je vertalers geen medewerkers zijn die je een dag kunt trainen, maar freelancers die je soms maar één keer per jaar inzet. Vraag je van hen bij de eerste opdracht al gebruik van vijf nieuwe schermen, dan wijken ze uit naar hun eigen manier van werken en klopt je tarievenoverzicht of je beëdigingsdossier niet meer. Daarom bouwen we eerst het proces dat elke opdracht doorloopt, en pas daarna de verdieping.
Eerst richten we opdrachtenbeheer, het vertalersbestand met tarieven en de basisfacturatie in, want dat raakt iedere opdracht die binnenkomt. Draait dat stabiel, dan volgen de beëdigingsdossiers, geheimhouding en de marge-analyse, want die bouwen voort op een tarief- en opdrachtenregistratie die al klopt.
De modulesets voor een vertaalbureau
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: opdrachten, vertalers en tarieven
Elke opdracht begint met een offerte op basis van woordtelling en tarief, en een vertalersbestand waarin iedere freelancer zijn eigen tarief per taalpaar heeft.
Kwaliteit, beëdiging en geheimhouding
Voor beëdigde vertalingen en vertrouwelijke stukken moet het dossier compleet en herleidbaar zijn.
Geld: facturatie per woord en per uur
Verkoop per woord, inkoop bij freelancers en de marge daartussen moeten per opdracht kloppen.
Planning en internationale samenwerking
Als de basis staat, komt de fijnere planning over tijdzones en de kwaliteit van je vertalersbestand aan de beurt.
Wat elke module doet voor vertaalbureaus
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een vertaalbureau betekent |
|---|---|---|
| Offertes met e-handtekening | Sales & Offertes | Woordtelling en tarief per taalpaar worden automatisch een offerte, die de klant digitaal ondertekent voordat de opdracht naar een vertaler gaat. |
| Leveranciersbeheer | Inkoop & Leveranciers | Elke freelance vertaler krijgt een profiel met talencombinaties, specialisaties, tarieven en beschikbaarheid, in plaats van losse afspraken per mail. |
| Prijslijsten & staffels | Sales & Offertes | Woordtarieven per taalpaar en staffelkortingen bij grotere volumes worden vastgelegd en automatisch toegepast op nieuwe offertes. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Terugkerende opdrachtgevers hebben één dossier met eerdere opdrachten, terminologievoorkeuren en facturatieafspraken. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Brontekst, doeltekst en eerdere versies staan bij elkaar per opdracht, met toegang die beperkt is tot de vertalers die eraan werken. |
| Gecontroleerde documenten | Kwaliteit & Certificering | Alleen de definitieve, gereviseerde versie van een vertaling gaat de deur uit, met een leesbevestiging van de revisor volgens het vier-ogen-principe. |
| Digitale handtekeningen | Documenten & Workflow | De verklaring van juistheid bij een beëdigde vertaling wordt rechtsgeldig ondertekend, zonder dat er een printer of scanner aan te pas komt. |
| Stempels & watermerken | Documenten & Workflow | Concept-, definitieve en vertrouwelijke versies van een vertaling worden automatisch als zodanig gemarkeerd, zodat een concept nooit per ongeluk als eindversie wordt verstuurd. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | De Rbtv-registratie en de PE-punten van elke beëdigde vertaler worden bewaakt op vervaldatum, zodat je nooit een opdracht toewijst aan iemand die niet meer bevoegd is. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | De factuur aan de klant wordt automatisch opgebouwd uit het aantal woorden, de bestede uren of de afgesproken staffel, per opdracht correct berekend. |
| Crediteurenbeheer | Financieel & Boekhouding | Facturen van freelance vertalers komen binnen als crediteurenpost, gekoppeld aan de opdracht waarvoor ze gewerkt hebben, zodat de marge per opdracht klopt. |
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Tolkwerk en revisie die per uur gefactureerd worden, schrijven hun tijd op dezelfde opdracht als het vertaalwerk zelf. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Elke opdracht laat zien wat er aan de vertaler is uitbetaald tegenover wat er aan de klant gefactureerd is, dus de werkelijke marge per taalpaar. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met lopende opdrachten, deadlines deze week en het aantal woorden in vertaling, zonder dat een projectmanager dat handmatig hoeft op te tellen. |
| Agenda-synchronisatie | Koppelingen & Integraties | Deadlines staan ook in de agenda van de projectmanager en de vertaler, omgerekend naar de eigen tijdzone van ieder van hen. |
| Leveranciersbeoordeling | Inkoop & Leveranciers | Vertalers worden beoordeeld op levertijd en kwaliteit van de revisie, zodat je bij een volgende spoedopdracht weet wie betrouwbaar snel is. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een vertaalbureau, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een vertaalbureau, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste vertaalbureaus beginnen met opdrachtenbeheer, het vertalersbestand met tarieven en facturatie. Beëdiging, geheimhouding en marge-analyse volgen vaak in een tweede fase.
Wat als een module niet aansluit op hoe wij tarieven berekenen?
Dan passen we de module aan op jouw tariefstructuur, of we bouwen een maatwerkmodule. De modules zijn een startpunt voor de inrichting, geen vaste vorm.
Kunnen we volgend jaar uitbreiden zonder de inrichting van onze vertaalbureau om te gooien?
Ja. Een nieuwe module wordt gekoppeld aan je bestaande klanten, vertalers en opdrachten. Je betaalt dan alleen de inrichtingsuren van die ene module.
Is er iets specifiek voor tolkopdrachten naast schriftelijke vertalingen?
Tolkopdrachten worden als opdracht per uur ingepland, met dezelfde vertalersgegevens en facturatielogica als schriftelijke opdrachten, zodat je niet twee aparte systemen naast elkaar hoeft te gebruiken.