Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om dossierbeheer, termijnbewaking, derdengelden, declaratie en HR in één keer aan te zetten. Bij een advocatenkantoor werkt dat averechts, omdat de grootste directe winst zit in het tijdschrijven zelf: dat is waar nu al declarabele tijd verdwijnt. Begin je met alles tegelijk, dan went niemand aan het dagelijks schrijven van uren en blijft precies het probleem bestaan dat je wilde oplossen.
Daarom richten we eerst het dossier en het tijdschrijven per zaak in, omdat dat direct zichtbaar maakt hoeveel declarabele tijd er nu blijft liggen. Loopt dat een paar weken stabiel, dan sluiten we termijnbewaking en de koppeling met de derdengeldenrekening aan, en pas daarna de bredere rapportages over winstgevendheid per zaaktype.
De modulesets voor een advocatenkantoor
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: dossier, uren en documenten
Dit is de kern van elk advocatenkantoor. Zonder een dossier per zaak en direct tijdschrijven is elke declaratie achteraf giswerk.
Termijnen en compliance
Voor de verjaringstermijnen en proceduretermijnen die niet mogen afhangen van het geheugen van één advocaat.
Geld: declaraties en derdengelden
Zodat geschreven uren tijdig declaraties worden en derdengelden aantoonbaar gescheiden blijven van de kantoorrekening.
Team en bevoegdheden
Voor kantoren met meerdere advocaten waar overdracht tussen behandelaars en opleidingspunten net zo goed geregeld moeten zijn als het dossier zelf.
Wat elke module doet voor advocatenkantoren
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een advocatenkantoor betekent |
|---|---|---|
| Advocatuur & notariaat | Branchemodules | De branchemodule zelf: dossiers, urenregistratie en derdengelden gescheiden. Dit is het fundament waarop de andere modules bij een advocatenkantoor aansluiten. |
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Elk contactmoment, elke brief en elk processtuk wordt direct op de zaak geschreven, ook vanaf de telefoon, in plaats van achteraf uit het geheugen. |
| Timesheet-goedkeuring | Projecten & Uren | Geschreven uren worden wekelijks gecontroleerd voordat ze de declaratie in gaan, zodat correcties achteraf de uitzondering blijven. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Correspondentie en processtukken staan bij het dossier, zodat een overdracht aan een andere advocaat geen speurwerk in losse mappen wordt. |
| Taakbeheer | Projecten & Uren | Verjaringstermijnen en proceduretermijnen staan als losse taken aan het dossier gekoppeld, met een signaal ruim voordat de termijn verstrijkt. |
| Bewaartermijnen | Documenten & Workflow | Afgeronde dossiers worden automatisch met de juiste bewaartermijn gearchiveerd, ook nadat de behandelend advocaat het kantoor heeft verlaten. |
| Wetgevingsbewaking | Kwaliteit & Certificering | Wijzigingen in proceduretermijnen of regelgeving rond gefinancierde rechtsbijstand worden gesignaleerd, zodat werkwijzen tijdig worden bijgesteld. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Gevoelige persoonsgegevens in dossiers, vaak onder het verschoningsrecht, worden afgeschermd per rol en per zaak. |
| Termijnfacturatie | Facturatie & Betalingen | Langlopende zaken worden per fase of periode gedeclareerd, in plaats van te wachten op één grote declaratie bij afronding. |
| Prijs- & margeafspraken | Facturatie & Betalingen | Een uurtarief voor de ene zaak en een toevoeging met eigen bijdrage voor de andere bestaan naast elkaar zonder handmatig onderscheid. |
| Bankkoppeling & reconciliatie | Financieel & Boekhouding | Mutaties op de derdengeldenrekening worden gekoppeld aan het dossier waar ze bij horen, zodat de scheiding met de kantoorrekening op elk moment aantoonbaar is. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Per zaak zie je geschreven uren tegen de afgesproken prijs of het toevoegingstarief, zodat je weet welke zaaktypen structureel te weinig opleveren. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Cliënten volgen de status van hun zaak en de opgebouwde declaratie zelf, wat het aantal telefoontjes over de voortgang vermindert. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Rechtsgebieden en bevoegdheden per advocaat staan vast, zodat een zaak bij overdracht naar een collega met de juiste specialisatie gaat. |
| Opleidingsbeheer | HR & Personeel | Verplichte opleidingspunten per advocaat worden bijgehouden, met zicht op wie er nog punten tekortkomt richting het einde van het jaar. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Specialisatieregistraties en beëdigingen worden bewaakt op geldigheid, zodat niemand zonder de juiste bevoegdheid een zaak behandelt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een advocatenkantoor, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een advocatenkantoor, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met tijdschrijven of met termijnbewaking?
De meeste kantoren starten met het dossier en tijdschrijven, omdat dat direct declarabele tijd zichtbaar maakt die nu vaak verloren gaat. Termijnbewaking en de derdengeldenkoppeling sluiten we in een volgende fase aan.
Is er een aparte inrichting nodig voor toevoegingen naast betalende zaken?
Ja, maar die valt binnen dezelfde module. Toevoegingen krijgen hun eigen tarief- en afrekenlogica, zodat ze naast betalende zaken kunnen bestaan zonder dubbele inrichting.
Kunnen we later een specifiek rechtsgebied met eigen termijnen toevoegen?
Ja. Nieuwe rechtsgebieden krijgen hun eigen set standaardtermijnen, die je vervolgens per dossier kunt aanpassen aan de specifieke zaak.
Wat als we de derdengeldenkoppeling pas later willen inrichten?
Dat kan. Je start met dossierbeheer en tijdschrijven, en voegt de koppeling met de derdengeldenrekening toe zodra je daar klaar voor bent, zonder de bestaande dossiers opnieuw op te zetten.