Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Alles tegelijk aanzetten werkt averechts bij een assurantiekantoor, omdat de portefeuille al jaren draait en een grote groep polissen zonder problemen prolongeert. Zet je schadeafhandeling, provisie-analyse en vakbekwaamheidsbewaking allemaal tegelijk aan, dan verdwijnt de aandacht voor de polissen die nu daadwerkelijk een schademelding of een prolongatiecheck nodig hebben. Daarom bouwen we eerst de portefeuille en de schadeafhandeling, en pas daarna de rest.
Eerst richten we portefeuillebeheer, het klantdossier en de schadeafhandeling in, want dat raakt elke polis die je beheert. Draait dat stabiel, dan volgen provisie-analyse, prolongatiecontrole en de bewaking van vakbekwaamheid, want die bouwen voort op een portefeuille die al klopt.
De modulesets voor een assurantiekantoor
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: portefeuille, polissen en klanten
Elke relatie begint met een klantdossier en een polis met premie, dekking en provisieafspraak die correct in de portefeuille staat.
Schade en nazorg
Een schademelding moet gevolgd en afgehandeld worden, en klanten verwachten daar duidelijkheid over.
Geld: prolongatie en provisie
Premies moeten op tijd geïncasseerd worden en provisie per polis moet kloppen met wat de verzekeraar uitkeert.
Vakbekwaamheid en compliance
Als de dagelijkse portefeuille stabiel loopt, komen vakbekwaamheidseisen en het aantoonbaar volgen van volmachtvoorwaarden aan bod.
Wat elke module doet voor assurantietussenpersonen
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een assurantiekantoor betekent |
|---|---|---|
| Verzekeringen & polissen | Kwaliteit & Certificering | Dekkingen, premies en prolongatiedata van de hele portefeuille staan centraal, zodat een adviseur in één oogopslag ziet wat er voor een klant loopt. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Alle polissen, schademeldingen en contactmomenten van een klant staan bij elkaar, in plaats van verspreid over losse polisdossiers. |
| Offertes met e-handtekening | Sales & Offertes | Een nieuwe polis of een dekkingswijziging wordt door de klant digitaal geaccordeerd voordat die daadwerkelijk in de portefeuille komt. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Polisvoorwaarden, correspondentie en schadedocumenten horen bij de polis en zijn direct terug te vinden zodra een klant of verzekeraar erom vraagt. |
| Relatie-triggers | CRM & Relatiebeheer | Signalen bij levensgebeurtenissen zoals een verbouwing of gezinsuitbreiding herinneren je eraan om de dekking van een klant proactief te checken. |
| Serviceportaal | Service & Buitendienst | Klanten melden een schade zelf online en volgen de voortgang, in plaats van dat elke update via een telefoontje moet. |
| Ticketsysteem | Communicatie & Klantservice | Elke schademelding wordt een dossier met status en verantwoordelijke, zodat een melding niet op een los briefje blijft liggen. |
| Klachtenregistratie | Kwaliteit & Certificering | Een klacht over de afhandeling van een schade of een polis wordt vastgelegd met oorzaak en vervolgactie, bruikbaar bij een gesprek met de verzekeraar. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | De jaarlijkse prolongatie van premies wordt automatisch gefactureerd of geïncasseerd, zonder dat daar handmatig naar gekeken hoeft te worden. |
| Debiteurenbeheer | Financieel & Boekhouding | Achterstallige premiebetalingen worden zichtbaar per polis, zodat je kunt ingrijpen voordat een dekking wegens wanbetaling in gevaar komt. |
| Omzetanalyse | Business Intelligence | Provisie per polis, per verzekeraar en per productcategorie wordt inzichtelijk, zodat je ziet welk deel van de portefeuille het meeste bijdraagt. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met openstaande schademeldingen, prolongaties deze maand en de provisieontwikkeling van de portefeuille. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Wft-diploma's per productcategorie en per adviseur worden bewaakt op vervaldatum, met een signaal ruim voordat scholing nodig is. |
| Keurmerkenbeheer | Kwaliteit & Certificering | Erkenningen en keurmerken van het kantoor zelf, inclusief eventuele volmachtvoorwaarden van verzekeraars, worden bewaakt op hercertificering. |
| Audit-log | Beheer & Compliance | Wie een polis heeft aangepast of een schademelding heeft afgehandeld, is volledig herleidbaar, wat nodig is bij een audit van een volmachtgevende verzekeraar. |
| Verlengingsbeheer | Sales & Offertes | Vóór de automatische prolongatie krijg je een signaal om dekking en premie te checken, zodat een polis niet zomaar ongewijzigd doorloopt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een assurantiekantoor, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een assurantiekantoor, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules meteen afnemen?
Nee. De meeste assurantiekantoren starten met portefeuillebeheer, klantdossier en schadeafhandeling. Provisie-analyse en vakbekwaamheidsbewaking volgen vaak in een tweede fase.
Kunnen velden, statussen en rapportages onze eigen termen krijgen?
Dan passen we hem aan op jouw proces, of we bouwen een maatwerkmodule. Modules zijn een startpunt voor de inrichting, geen vaste vorm die je moet overnemen.
Zitten we vast aan de set waarmee we starten?
Ja. Een nieuwe module wordt aangesloten op je bestaande polissen, klanten en verzekeraars. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van die ene module.
Is er iets specifiek voor kantoren die onder volmacht werken?
Volmachtdossiers krijgen een eigen dossiertype waarin de acceptatie- en schaderichtlijnen van de volmachtgevende verzekeraar per polis herleidbaar zijn, klaar voor een periodieke audit.