Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om inkoop van vervoer, documentbeheer, klantportaal en margeanalyse in één keer aan te zetten. Bij een expeditiebedrijf werkt dat averechts, omdat elke zending al bij het aannemen door meerdere handen gaat: wie de bestemming bepaalt, wie de vervoerder kiest en wie de documenten controleert. Te veel nieuwe schermen tegelijk maakt die overdracht onduidelijk, en dan is precies de zending waarop je marge wilt zien het eerste slachtoffer.
Daarom richten we eerst de basis in: zendingen aannemen, vervoer inkopen en de documenten per land op orde krijgen. Zodra dat een paar weken soepel loopt, voegen we het klantportaal en de trackingkoppelingen toe, en pas daarna de margeanalyse per bestemming, die pas betekenis krijgt als de onderliggende inkoop- en verkoopprijzen al kloppen.
De modulesets voor een expeditiebedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: zendingen en inkoop van vervoer
De kern van elk expeditiebedrijf: een zending aannemen, vervoer inkopen bij de juiste vervoerder en de vrachtbrief op orde hebben.
Documenten per land
Voor grensoverschrijdende zendingen waar elk land zijn eigen documenten en certificaten eist.
Klant en tracking
Zodra de basis staat, wil de klant zelf kunnen zien waar zijn zending is, zonder te bellen.
Geld: marge per zending
Inzicht in wat een zending werkelijk heeft gekost en opgeleverd, per klant en per bestemming.
Wat elke module doet voor expediteurs en freight forwarders
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een expeditiebedrijf betekent |
|---|---|---|
| Transport & expeditie | Branchemodules | De branchemodule voor expeditie: zendingen, tarieven en de administratie rond ingekocht vervoer als basis onder de rest van de inrichting. |
| Inkooporders | Inkoop & Leveranciers | Vervoer dat je inkoopt bij een vervoerder krijgt dezelfde bewaking als een gewone inkooporder: bevestigd, gevolgd en afgezet tegen de factuur. |
| Vervoerdersvergelijking | Logistiek & Transport | Zet tarieven en prestaties van meerdere vervoerders per route naast elkaar, zodat je niet blind bij de eerste beschikbare partij terechtkomt. |
| Vrachtbrieven (CMR) | Logistiek & Transport | Genereert en bewaart de vrachtbrief per zending, ook als het onderliggende vervoer door een externe vervoerder wordt uitgevoerd. |
| Douanedocumenten | Logistiek & Transport | Stelt exportdocumentatie en HS-codes samen per zending, afgestemd op de eisen van het bestemmingsland. |
| Douanetarieven-check | Logistiek & Transport | Laat invoerrechten en tarieven per land vooraf zien, zodat een verkoopprijs niet achteraf blijkt te laag te zijn gecalculeerd. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Bewaart alle documenten per zending centraal en gekoppeld, zodat een controle of een klantvraag niet leidt tot zoeken in mappen. |
| Track & trace-portaal | Logistiek & Transport | Geeft de klant inzicht in de status van zijn zending, ook als die status van een externe vervoerder afkomstig is. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Verladers zien hun eigen zendingen, documenten en facturen op één plek, zonder daarvoor te hoeven bellen. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Factureert de klant tegen de afgesproken verkoopprijs zodra de zending is afgeleverd en de inkoopfactuur bekend is. |
| Crediteurenbeheer | Financieel & Boekhouding | Houdt inkoopfacturen van vervoerders bij en zet ze af tegen de gemaakte afspraak, vóór ze worden goedgekeurd voor betaling. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Maakt van elke zending een kostendrager, zodat inkoopkosten en opbrengst per zending naast elkaar te zien zijn. |
| Marge-analyse | Business Intelligence | Zet verkoopprijs tegen inkoopprijs per zending en per bestemmingsland, zodat zichtbaar wordt welke routes nog renderen. |
| Leverbetrouwbaarheid-KPI | Logistiek & Transport | Meet per vervoerder het percentage zendingen dat op tijd is afgeleverd, nuttig bij het kiezen van een vervoerder voor een nieuwe route. |
| Leveranciersbeoordeling | Inkoop & Leveranciers | Scoort vervoerders op levertijd, prijs en communicatie, zodat een keuze voor een nieuwe zending op meer dan een gok berust. |
| Multi-valuta | Financieel & Boekhouding | Verwerkt facturen aan klanten en van vervoerders in verschillende valuta, met de wisselkoers van de factuurdatum correct verwerkt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een expeditiebedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een expeditiebedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met de inkoop van vervoer of met de documenten?
Meestal met allebei tegelijk, omdat een zending zonder de juiste documenten niet vervoerd kan worden en inkoop zonder documentcontrole tot vertraging bij de douane leidt. Track & trace en klantportaal volgen meestal in een tweede fase.
Is een koppeling met al onze vervoerders nodig om te starten?
Nee, je begint met de vervoerders waarmee je het meeste volume doet, en breidt daarna uit. Voor vervoerders zonder standaardkoppeling kun je tarieven ook handmatig invoeren.
Kunnen we later een nieuw bestemmingsland toevoegen zonder alles opnieuw in te richten?
Ja, een nieuw land krijgt een eigen documentchecklist die aansluit op de bestaande zendingenstroom, zonder dat de rest van de inrichting wijzigt.
Wat als onze documentchecklist per land verandert door nieuwe regelgeving?
Dan werken we de checklist voor dat land bij, en die aanpassing geldt meteen voor alle nieuwe zendingen naar die bestemming, zonder dat je oude dossiers hoeft aan te passen.