Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om resourceplanning, urenregistratie, verlengingssignalen, beoordelingen en margeanalyse in één keer aan te zetten. Bij een detacheringsbureau werkt dat averechts, omdat consultants het grootste deel van hun tijd bij een klant doorbrengen en weinig ruimte hebben om meerdere nieuwe systemen tegelijk te leren. Moet een consultant tussen twee klantafspraken door drie nieuwe schermen uitzoeken, dan blijven uren en voortgang precies daar hangen waar je ze het hardst nodig hebt.
Daarom richten we eerst resourceplanning, urenregistratie en contractbeheer in, zodat matching en facturatie meteen op orde zijn. Zodra dat een paar weken betrouwbaar draait, sluiten we verlengingssignalen en margeanalyse aan, want die zijn pas nuttig als er al opdrachtdata onder ligt. Beoordelingscycli en het klantportaal komen als laatste stap.
De modulesets voor een detacheringsbureau
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: opdrachten en matching
Dit is de kern van elk detacheringsbureau. Zonder een actueel skills- en beschikbaarheidsoverzicht blijft matching afhankelijk van wie er net aan wie denkt.
Bezetting en verlenging bewaken
Voor het onderdeel dat direct het resultaat raakt: op tijd zien wanneer een opdracht afloopt en wie tussen twee opdrachten in zit.
Geld: facturatie en marge
Zodra de basis staat, laat dit zien of een consultant en een opdracht daadwerkelijk bijdragen aan het resultaat.
Klant en overzicht
Voor grip op meerdere klanten tegelijk en het aantoonbaar op orde hebben van dossiers en toegangsrechten.
Wat elke module doet voor detacheringsbureaus
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een detacheringsbureau betekent |
|---|---|---|
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Legt per opdracht het tarief, de looptijd en de afspraken met de klant vast, zodat die informatie niet in een los mailtje blijft hangen. |
| Resourceplanning | Projecten & Uren | Matcht een nieuwe aanvraag van een klant met het actuele skills- en beschikbaarheidsoverzicht van consultants, in plaats van dat er wordt rondgebeld. |
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Consultants schrijven hun uren per opdracht en per activiteit, de basis voor zowel facturatie als het beeld van waar tijd naartoe gaat. |
| Timesheet-goedkeuring | Projecten & Uren | Geschreven uren worden per opdracht door de klant goedgekeurd volgens de afspraak die voor die opdracht geldt, voordat ze naar de factuur gaan. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Contracten, certificeringen en beoordelingen van elke consultant staan op één plek, direct raadpleegbaar bij een vraag van een klant of tijdens een matching. |
| Verlengingsbeheer | Sales & Offertes | Signaleert ruim voordat de looptijd van een opdracht afloopt, zodat het gesprek over verlenging op tijd wordt gevoerd in plaats van in de laatste week. |
| Verzuimregistratie | HR & Personeel | Ziekmeldingen komen binnen bij zowel de planning als het personeelsdossier, zodat verzuimbegeleiding en het effect op een lopende opdracht niet los van elkaar staan. |
| Beoordelingscycli | HR & Personeel | Brengt feedback van de klant en interne ontwikkelafspraken samen in één beoordeling, ook als een consultant het grootste deel van zijn tijd op locatie werkt. |
| Opleidingsbeheer | HR & Personeel | Houdt bij welke bijscholing een consultant tijdens bench-tijd volgt, zodat die periode wordt benut in plaats van enkel te worden uitgezeten. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Zet goedgekeurde uren per opdracht automatisch om in een factuur tegen het afgesproken tarief, in de huisstijl van het bureau. |
| Salariskoppeling | HR & Personeel | Contractgegevens en toeslagen gaan als periodeverwerking naar het salarispakket, ongeacht of een consultant op dat moment aan een opdracht werkt. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Zet werkelijke loonkosten per consultant af tegen de omzet uit zijn opdracht, zodat direct zichtbaar wordt welke opdrachten het resultaat dragen. |
| Marge-analyse | Business Intelligence | Geeft inzicht in marge per consultant en per klant, tot op het niveau waar bench-tijd of een te laag tarief het resultaat drukt. |
| Klantportaal projecten | Projecten & Uren | Klanten volgen de voortgang van hun consultant en keuren geschreven uren zelf goed, zonder telefonisch contact met de planning. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met bezettingsgraad, aankomende einddatums en marge per consultant, zonder dat iemand dat maandelijks handmatig optelt. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Handelt inzage- en verwijderverzoeken van consultants over hun beoordelings- en personeelsdossier gestructureerd af, met een logboek van wanneer dat is gebeurd. |
| Audit-log | Beheer & Compliance | Legt vast wie een beoordeling, contractwijziging of verlengingsafspraak heeft aangepast, relevant bij een vraag van een consultant of klant daarover. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een detacheringsbureau, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een detacheringsbureau, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste detacheringsbureaus starten met resourceplanning, urenregistratie en contractbeheer. Verlengingssignalen, beoordelingen en margeanalyse volgen meestal in een tweede fase.
Kunnen we later uitbreiden zonder de bestaande inrichting om te gooien?
Ja, dat is de reden dat het platform modulair is. Een nieuwe module sluit aan op de bestaande consultants en opdrachten, en je betaalt alleen de inrichtingsuren van die uitbreiding.
Is er een apart onderdeel voor bank-tijd en herplaatsing?
Bank-tijd is geen losse module maar een status binnen resourceplanning: een consultant zonder lopende opdracht is direct zichtbaar als beschikbaar voor een nieuwe match, inclusief hoe lang die situatie al duurt.
Wat als onze werkwijze niet precies bij een standaardmodule past?
Velden, goedkeuringsstappen en rapportages worden bij de implementatie op jouw manier van werken afgestemd. Past een standaardmodule ergens niet, dan bouwen onze consultants een maatwerkonderdeel.