Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om meteen alles aan te zetten: berekening, subsidie, onderhoud, storingen en dashboards tegelijk. Bij een warmtepompbedrijf werkt dat averechts, omdat de subsidieadministratie en het onderhoudscontract pas waarde hebben als de warmteverliesberekening en de installatiegegevens al betrouwbaar vastliggen. Begin je met onderhoudsplanning voordat de basis van intake en installatie op orde is, dan plan je onderhoud in voor installaties waarvan je de specificaties niet volledig kent.
Daarom beginnen de meeste warmtepompbedrijven met de berekening, offerte en bestelling, aangevuld met de planning van monteurs. Draait dat een paar weken stabiel, dan bouwen we door naar subsidieadministratie en onderhoudscontracten, en pas daarna storingsregistratie en marge-analyse, omdat die leunen op een compleet installatiedossier.
De modulesets voor een warmtepompbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: berekening, offerte en bestelling
De kern voor elk warmtepompbedrijf: een warmteverliesberekening die de basis vormt voor de keuze van de pomp, een offerte met machtiging en een bestelling bij de groothandel.
Subsidie en installatiedossier
Voor de ISDE-aanvraag en de installatiegegevens die je nodig hebt bij een garantie- of onderhoudsvraag.
Onderhoud en service
Voor het jaarlijkse onderhoud dat vaak voorwaarde is voor garantie, en voor storingen die in het stookseizoen voorrang moeten krijgen.
Geld: facturatie en marge
Materiaalkosten, installatie-uren en onderhoudsomzet bij elkaar houden, zodat je per installatie ziet of de calculatie klopte.
Wat elke module doet voor warmtepomp-installateurs
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een warmtepompbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Productconfigurator | Sales & Offertes | Stelt de offerte samen op basis van warmteverlies, afgiftesysteem en gekozen pompvermogen, zodat de calculatie aansluit op de daadwerkelijke warmtebehoefte. |
| Offertes met e-handtekening | Sales & Offertes | De klant tekent de offerte en het machtigingsformulier voor de ISDE-aanvraag in één stap, zonder los papierwerk. |
| Inkooporders | Inkoop & Leveranciers | Bestelt pomp, buffervat en afgiftemateriaal bij de groothandel en bewaakt de levertijd van het specifieke model. |
| Projectplanning | Projecten & Uren | Houdt intake, bestelling en installatie in één tijdlijn, zodat een levertijdvertraging automatisch de installatieplanning bijwerkt. |
| Subsidieadministratie | Financieel & Boekhouding | Houdt per ISDE-aanvraag bij welk bewijsstuk nog ontbreekt en signaleert ruim voor de indientermijn als een dossier vastloopt. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Bewaart de warmteverliesberekening, het typeplaatje en de subsidiebrief centraal, gekoppeld aan het project. |
| Foto- & handtekeningregistratie | Service & Buitendienst | Legt installatie en instelling van de stooklijn vast met foto's, bruikbaar als bewijs bij zowel de subsidie als een garantievraag. |
| Installatiebeheer | Service & Buitendienst | Houdt per klant bij welke pomp, welk vermogen en welke instellingen zijn toegepast, direct terug te vinden bij een storing of onderhoudsbeurt. |
| Servicecontracten | Service & Buitendienst | Legt per installatie het onderhoudsinterval en de garantievoorwaarden vast, zodat je weet wanneer een pomp weer aan de beurt is. |
| Onderhoudsplanning | Service & Buitendienst | Plant het jaarlijkse onderhoud automatisch in op basis van installatiedatum, nodig om de garantie van de klant geldig te houden. |
| Storingsregistratie | Service & Buitendienst | Geeft storingen in het stookseizoen voorrang op de reguliere planning, zodat een koude woning niet dagenlang op de wachtlijst blijft staan. |
| Garantiebeheer | Service & Buitendienst | Legt per installatie pompmerk, montagedatum en uitgevoerd onderhoud vast, nodig om een garantieclaim over rendement te beoordelen. |
| Termijnfacturatie | Facturatie & Betalingen | Factureert een aanbetaling bij bestelling en het restant bij oplevering, los van de subsidie die apart tussen klant en RVO loopt. |
| Nacalculatie projecten | Projecten & Uren | Vergelijkt gecalculeerde met werkelijke materiaal- en installatie-uren, per pompmerk en woningtype. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Maakt van elke installatie een kostendrager, zodat je ziet welk type systeem structureel beter rendeert. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Toont openstaande subsidieaanvragen, planning van monteurs en openstaand onderhoud op één scherm. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een warmtepompbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een warmtepompbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules meteen afnemen?
Nee. De meeste warmtepompbedrijven starten met berekening, offerte en planning, en breiden daarna uit met subsidieadministratie en onderhoudscontracten.
Moeten we de subsidiemodule afnemen als een adviseur de aanvraag doet?
Nee, doet een externe adviseur de ISDE-aanvraag, dan laat je die module gewoon achterwege en richt je alleen berekening, bestellen en installatie in.
Werkt een module ook als onze installatiemethode afwijkt van de standaard?
We stemmen velden en rekenmodellen tijdens de implementatie af op jouw manier van berekenen en installeren. Wijkt iets structureel af, dan werkt je consultant dat uit als aparte module.
Kunnen we een module later toevoegen zonder het hele systeem opnieuw op te zetten?
Ja, die module gebruikt de klanten en installaties die al in het systeem staan, en de kosten blijven beperkt tot de inrichtingsuren van die ene toevoeging.