Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding bestaat om meteen uitgebreide rapportages, meerdere klantportalen en gedetailleerde compliance-modules aan te zetten naast de basis. In de praktijk werkt dat averechts bij warehousing, omdat elke laag daarboven leunt op locaties en scans die eerst betrouwbaar moeten zijn. Zet je het klantportaal aan voordat de scanning zelf sluitend is, dan laat je een klant meekijken naar cijfers die je zelf nog niet vertrouwt, en dat is erger dan helemaal geen portaal.
Daarom richten we eerst locatiebeheer, scanning bij inslag en uitslag, en de scheiding van voorraad per klant in. Draait dat een paar weken betrouwbaar, dan volgen facturatie per handling, klantportaal en compliance-modules vanzelf, omdat de onderliggende voorraadgegevens al kloppen. Uitgebreide rapportage voegen we toe zodra het dagelijkse proces op de vloer stabiel staat, niet eerder.
De modulesets voor een warehousingbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: locaties, inslag en uitslag
Zonder locatiebeheer en scanning bij elke inslag en uitslag sluit de voorraad van je klanten nooit structureel aan op wat er fysiek ligt in het magazijn, met alle discussie van dien.
Voorraad strikt per klant
Voorraad die niet van jezelf is, moet in het systeem net zo hard gescheiden zijn als fysiek in het magazijn, anders loopt het gegarandeerd een keer door elkaar.
Handling en facturatie
Elke handeling die je voor een klant uitvoert, moet direct worden vastgelegd, anders verdwijnt hij in de drukte van de dag zonder ooit gefactureerd te worden aan die klant.
Veiligheid en compliance
PGS-categorieën, stellingkeuringen en opslagvoorwaarden moeten aantoonbaar op orde zijn, niet alleen op papier ergens in een la op kantoor die niemand raadpleegt.
Wat elke module doet voor warehousing en opslagbedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een warehousingbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Locatiebeheer | Voorraad & Magazijn | Wijst elke pallet een specifieke locatie toe op basis van beschikbare ruimte, klant en producttype, zodat een medewerker nooit het magazijn hoeft door te lopen om te ontdekken waar iets daadwerkelijk staat. |
| Barcode & QR-scanning | Voorraad & Magazijn | Elke inslag, verplaatsing en uitslag wordt gescand in plaats van met de hand ingevoerd, zodat de voorraad op elk moment overeenkomt met wat er fysiek op de locatie ligt, ook tijdens de drukste piekdagen. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Toont per klant, per artikel en per locatie hoeveel er ligt, zodat je een klant altijd een actueel antwoord kunt geven in plaats van een schatting op basis van de laatste handmatige telling van weken terug. |
| Ontvangstcontrole | Voorraad & Magazijn | Controleert binnenkomende pallets tegen de aankondiging van de klant, zodat een afwijkend aantal of een beschadigde zending direct wordt vastgelegd in plaats van pas bij de volgende telling opgemerkt. |
| Consignatievoorraad | Voorraad & Magazijn | Houdt voorraad van klanten strikt gescheiden van je eigen voorraad en van die van andere klanten, zodat een verwisseling tussen twee klanten met vergelijkbare artikelen niet meer voorkomt in de praktijk. |
| Multi-magazijn | Voorraad & Magazijn | Beheert meerdere magazijnen of loodsen als aparte locaties binnen één overzicht, handig als je voor dezelfde klant op meerdere vestigingen opslag verzorgt en toch één rapportage per klant wilt kunnen zien. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Geeft een opslagklant zelf inzicht in zijn voorraad, inslag- en uitslagstatus en de handling die is uitgevoerd, zonder dat daar telkens een telefoontje naar het magazijn voor nodig is aan jouw kant van de lijn. |
| Voorraadreserveringen | Voorraad & Magazijn | Reserveert voorraad voor een aankomende uitslagopdracht zodra die bekend is, zodat twee opdrachten nooit los van elkaar aanspraak maken op dezelfde pallet die er nog maar precies één keer ligt te wachten. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Rekent vaste opslagkosten per locatie of per periode automatisch door, zodat de administratie zich kan richten op de wisselende handlingregels in plaats van op het vaste, terugkerende deel van de factuur. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Stelt de factuur op met opslag en elke afzonderlijke handling als herleidbare regel, zodat een klant precies kan navragen waar een bedrag vandaan komt in plaats van een totaalbedrag te moeten vertrouwen. |
| Prijs- & margeafspraken | Facturatie & Betalingen | Legt per klant het tarief per pallet, per handling en per opslagperiode vast, en past dat automatisch toe, ook als klanten onderling andere afspraken hebben voor precies dezelfde soort handeling per maand. |
| E-facturatie (UBL) | Facturatie & Betalingen | Grotere klanten eisen digitale facturen in een vast formaat voor hun eigen administratie. Zonder deze module land je facturen alsnog handmatig in het inkoopportaal van die klant, met overtypfouten van dien. |
| Inspectielogboeken | Facilitair & Veiligheid | Houdt bij wanneer stellingen, brandblussers en noodverlichting voor het laatst zijn gekeurd, zodat een gebrek wordt hersteld binnen de termijn in plaats van pas bij de eerstvolgende controle op te vallen. |
| Verzekeringen & polissen | Kwaliteit & Certificering | Bewaakt dekking en voorwaarden van de opslagverzekering per pand of per klantcategorie, zodat je bij schade meteen weet onder welke voorwaarden en tot welk bedrag je daadwerkelijk gedekt bent die dag. |
| Gebouwbeheer | Facilitair & Veiligheid | Houdt panden, brandcompartimenten en onderhoudscontracten van het magazijn zelf bij, los van de voorraad die erin ligt, zodat facilitair onderhoud niet verdwijnt tussen de dagelijkse operationele drukte. |
| Milieuvergunningen | Duurzaamheid & Energie | Bewaakt de voorwaarden uit je opslagvergunning, zoals maximale hoeveelheden per PGS-categorie en compartiment, zodat een overschrijding wordt gesignaleerd voordat een controleur er ooit naar komt vragen. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een warehousingbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een warehousingbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we meteen alle klanten met eigen portalen laten werken?
Nee, de meeste warehousingbedrijven starten met locatiebeheer, scanning en facturatie, en voegen het klantportaal toe zodra de basisregistratie een tijd betrouwbaar draait.
Is er verschil in inrichting tussen droge opslag en gevaarlijke stoffen?
Ja, opslag onder PGS vraagt om extra velden voor categorie en maximale hoeveelheid per vak, terwijl reguliere opslag met minder velden toe kan. Beide lopen in dezelfde locatiestructuur, met een eigen inrichting per opslagtype.
Kunnen we later een module voor eigen transport of distributie toevoegen?
Ja, dat sluit aan op dezelfde voorraad en klantgegevens. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van de nieuwe module, zonder dat bestaande locaties opnieuw ingericht hoeven te worden.
Wat als klanten met heel verschillende artikelgroottes werken?
Locaties worden ingericht op het type opslag dat een klant nodig heeft, van kleine bakken tot volledige pallets, en de planning wijst nooit een pallet toe aan een locatie die er fysiek niet geschikt voor is.