Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Bij een vloerenbedrijf is de verleiding groot om meteen alles in te richten: calculatie, voorraad, garantie, HR en dashboards tegelijk. Dat werkt averechts, want je grootste groep gebruikers staat op de vloer bij de klant en niet achter een bureau. Krijgt een legger op dag één een uitgebreid voorraadscherm te zien terwijl hij alleen een werkbon wil afronden, dan grijpt hij terug naar zijn telefoon en klopt de registratie nergens meer mee. Bovendien is partijregistratie pas nuttig als de calculatie en de planning al betrouwbaar in het systeem staan, anders leg je gegevens vast die niemand meer koppelt aan een project.
Daarom beginnen we met wat het project direct raakt: calculatie per m², de planning van legteams en de werkbonnen-app op locatie. Draait dat een paar weken stabiel, dan bouwen we door naar partijregistratie en garantiebeheer, want die zijn pas waardevol als elk project al een compleet dossier heeft. Facturatie en marge-analyse sluiten de rij, omdat ze leunen op de uren en het materiaal die in de eerdere fase al kloppend zijn geregistreerd.
De modulesets voor een vloerenbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: opmeten, calculatie en planning
De kern voor elk vloerenbedrijf: een sluitende calculatie per m², een offerte die de klant digitaal ondertekent en een planning die weet wie waar met welke vaardigheid aan het werk is.
Materiaal, dessin en partij
Vloerproducten zijn gevoelig voor kleurverschil tussen partijen. Deze set houdt bij welke partij waar ligt en waarschuwt vóórdat je met twee dessins in dezelfde woning zit.
Geld: facturatie en marge
Meerwerk, termijnen en restpartijen bij elkaar houden, zodat je aan het eind van het project ziet of de calculatie klopte met wat er werkelijk gebeurd is.
Oplevering, garantie en service
Voor het moment dat een klant een jaar na oplevering terugbelt: dan wil je in één oogopslag zien wat er gelegd is, met welke meting en onder welke garantie.
Wat elke module doet voor vloerenbedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een vloerenbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Productconfigurator | Sales & Offertes | Bouwt de offerte op uit m², legpatroon, materiaalkeuze en plint, met verspilling automatisch meegerekend. Voorkomt dat een verkeerd ingeschat legpatroon achteraf ten koste gaat van de marge. |
| Offertes met e-handtekening | Sales & Offertes | De klant ondertekent digitaal, inclusief de gekozen dessin- en materiaalspecificatie. Bij een latere discussie over kleur of afwerking is meteen duidelijk wat er is afgesproken. |
| Projectplanning | Projecten & Uren | Legdatum, acclimatiseringstermijn en levering staan in één tijdlijn. Schuift de levering, dan ziet de planner het conflict met de ingeplande legger meteen. |
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Leguren per project en per ruimte geregistreerd, zodat de nacalculatie laat zien of de gecalculeerde tijd klopte met de werkelijke tijd op de vloer. |
| Werkbonnen-app | Service & Buitendienst | De legger rondt het werk af op locatie, meldt meerwerk zoals extra egaliseren en laat de klant digitaal aftekenen bij oplevering. |
| Batch- & lotregistratie | Voorraad & Magazijn | Legt per levering het partijnummer vast naast de artikelcode. Bij een naleverantie zie je direct of dezelfde partij nog op voorraad of te bestellen is. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Restpartijen van eerdere projecten blijven zichtbaar als voorraad, zodat je ze bij een volgend passend project eerst opmaakt in plaats van opnieuw inkoopt. |
| Automatische inkoopvoorstellen | Voorraad & Magazijn | Op basis van geplande projecten en resterende partijvoorraad stelt het systeem voor wat je moet bijbestellen, met genoeg marge voor snijverlies. |
| Leveranciersbeoordeling | Inkoop & Leveranciers | Levertijd en juistheid van dessin per groothandel bijhouden, zodat je bij een spoedklus weet welke leverancier daadwerkelijk op tijd levert. |
| Termijnfacturatie | Facturatie & Betalingen | Grotere projecten factureer je in termijnen gekoppeld aan levering, start en oplevering, zodat je niet op het hele bedrag hoeft te wachten tot de laatste plint is gemonteerd. |
| Nacalculatie projecten | Projecten & Uren | Gecalculeerde tegen werkelijke uren en materiaalverbruik per project, tot op de ruimte nauwkeurig. Zo zie je welk type vloer of legpatroon structureel meer tijd kost dan begroot. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Elk project wordt een kostendrager, waardoor materiaal, uren en meerwerk tegen de offertewaarde worden gezet en de werkelijke marge per project zichtbaar wordt. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Toont per project of de calculatie klopte, en verzamelt dat over meerdere projecten heen tot een beeld van welk type klus structureel beter rendeert. |
| Garantiebeheer | Service & Buitendienst | Garantietermijn, legmethode en gebruikte partij per vloer vastgelegd, zodat een claim jaren later te beoordelen is op feiten in plaats van geheugen. |
| Installatiebeheer | Service & Buitendienst | Elke opgeleverde vloer staat als item bij de klant, met materiaal, oppervlak en onderhoudsadvies, handig bij een tweede opdracht in dezelfde woning jaren later. |
| Meterstanden & inspecties | Service & Buitendienst | Vochtmetingen en andere controlemetingen worden met datum en waarde vastgelegd bij het project, direct terug te vinden bij een latere garantievraag. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een vloerenbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een vloerenbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Kunnen we volgend jaar uitbreiden zonder de inrichting van onze vloerenbedrijf om te gooien?
Nee. De meeste vloerenbedrijven starten met calculatie, planning en de werkbonnen-app. Partijregistratie, nacalculatie en garantiebeheer volgen vaak zodra het dagelijkse proces goed loopt.
De werkwijze van onze vloerenbedrijf wijkt af van de standaard. Werkt dat dan? Moeten wij ons aanpassen?
Dan passen we het rekenmodel aan tijdens de implementatie. Velden, eenheden en formules worden op jouw calculatiewijze gezet, en waar iets echt ontbreekt bouwen we een maatwerkmodule.
Is er een aparte module voor gietvloeren en andere specialistische vloeren?
Die lopen via dezelfde projectstructuur, maar met eigen uithardingstermijnen en checklists voor de voorbereiding van de ondervloer. Je zet dat bij de implementatie aan als het bij jouw aanbod hoort.
Kunnen we later meer modules toevoegen zonder opnieuw te beginnen?
Ja. Een nieuwe module sluit aan op de bestaande projecten, klanten en artikelen. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van de nieuwe module, niet van wat al draait.