Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding bestaat om meteen nacalculatie, winstgevendheid per verhuizing en uitgebreide rapportages aan te zetten naast de basisplanning. In de praktijk werkt dat averechts bij een verhuisbedrijf, omdat je grootste groep gebruikers de ploegen zijn, die op de verhuisdag zelf geen tijd hebben voor een ingewikkeld scherm. Krijgen zij te veel schermen te zien tussen het tillen door, dan werken ze eromheen en klopt de registratie van foto's en meerwerk nooit, wat precies de basis is waar de facturatie op leunt.
Daarom richten we eerst de opname, de ploegplanning en de registratie van foto's en meerwerk op de verhuisdag in. Draait dat een paar weken betrouwbaar, dan volgen nacalculatie, winstgevendheid per verhuizing en tussenopslag vanzelf, omdat de onderliggende gegevens al kloppen. Verzekeringsbeheer voegen we toe zodra het dagelijkse proces op de vloer stabiel staat, echt niet eerder dan dat.
De modulesets voor een verhuisbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: opname, offerte en planning
Zonder een opname die volume, bijzonderheden en benodigd materieel vastlegt, is elke ploegplanning een gok die je pas op de verhuisdag zelf corrigeert, met vertraging tot gevolg.
Verhuisdag: foto's, aftekening en meerwerk
Schade, aftekening en meerwerk moeten op het moment zelf worden vastgelegd, niet achteraf gereconstrueerd op basis van wat de ploeg zich na een lange dag nog herinnert.
Opslag tussen twee woningen
Inboedel die tijdelijk niet naar de nieuwe woning kan, moet net zo gestructureerd opgeslagen worden als hij is ingeladen, anders wordt uitleveren later een lastige zoektocht.
Geld: facturatie en nacalculatie
Een offerte op basis van kubieke meters moet na afloop kloppen met wat er werkelijk is gedaan, inclusief het meerwerk van de verhuisdag zelf en de eventuele extra rit.
Wat elke module doet voor verhuisbedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een verhuisbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Offertes met e-handtekening | Sales & Offertes | Zet de opname direct om in een offerte met volume, ploeggrootte en eventuele verhuislift, die de klant digitaal ondertekent. Wijzigt de opname nog, dan past de offerte automatisch mee voordat de planning wordt vastgezet. |
| Projectplanning | Projecten & Uren | Behandelt een verhuizing als project met opname, inpakken, transport, uitladen en eventueel tussenopslag als fasen, zodat niets tussen wal en schip valt op de dag dat het er voor de klant echt om gaat. |
| Resourceplanning | Projecten & Uren | Toont welke ploeg, chauffeur en materieel op een gegeven dag beschikbaar zijn, zodat een verhuizing met een zware lading of een hoge verdieping de juiste bezetting krijgt in plaats van de eerstvolgende vrije ploeg. |
| Wagenparkbeheer | Wagenpark & Materieel | Houdt verhuiswagens met laadvermogen en beschikbaarheid bij, zodat de planning nooit een wagen inzet die te klein is voor de berekende kubieke meters van die specifieke verhuisdag zelf, met vertraging tot gevolg. |
| Foto- & handtekeningregistratie | Service & Buitendienst | Legt de staat van kwetsbare items vast met foto's bij het inladen en uitladen, met aftekening door de klant, zodat een schadeclaim wordt onderbouwd met beeld in plaats van met een welles-nietesdiscussie achteraf. |
| Meerwerkregistratie | Projecten & Uren | Legt een extra kast, een tweede rit of extra tilwerk vast op het moment dat het gebeurt, zodat het automatisch meegaat op de eindfactuur in plaats van te verdwijnen in de herinnering van een vermoeide ploeg. |
| Checklists ter plaatse | Service & Buitendienst | Doorloopt een vaste lijst bij opname en oplevering, van meterstanden tot een controle op schade, zodat niets wordt vergeten omdat de ploeg het die dag simpelweg te druk had om er nog aan te denken. |
| Locatiebeheer | Voorraad & Magazijn | Wijst tussenopslag een specifieke locatie toe per doos of meubelstuk, zodat uitlevering aan de nieuwe woning weken later net zo gestructureerd verloopt als de oorspronkelijke inslag in het depot destijds. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Toont per klant wat er in tussenopslag ligt, zodat je bij een vraag van de klant direct kunt zien of alles compleet is in plaats van een heel magazijn te moeten doorzoeken naar één specifieke verdwenen doos. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Geeft een klant inzicht in zijn offerte, planning en, tijdens tussenopslag, welke dozen en meubels waar staan, zonder dat daar telkens een telefoontje voor nodig is naar jouw kantoor toe te bellen. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Stelt de eindfactuur op met de oorspronkelijke offerte en het geregistreerde meerwerk als aparte regels, zodat een klant kan navragen waar een bedrag vandaan komt in plaats van een totaalbedrag te moeten geloven. |
| Nacalculatie projecten | Projecten & Uren | Zet de begrote kubieke meters, ploeguren en materieel af tegen wat er werkelijk is gebruikt, zodat je ziet welk type verhuizing structureel meer tijd kost dan de offerte ooit had durven voorspellen. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Laat per verhuizing zien wat er werkelijk is verdiend, zodat je bij de volgende offerte voor een vergelijkbare klus, bijvoorbeeld een hoge verdieping zonder lift, een realistischer prijs durft neer te leggen. |
| Verzekeringen & polissen | Kwaliteit & Certificering | Bewaakt dekking en voorwaarden van de aansprakelijkheidsverzekering en eventuele aanvullende transportverzekeringen per klant, zodat je bij schade meteen weet tot welk bedrag je daadwerkelijk gedekt bent. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Houdt keuringsdata van hijsmateriaal en verhuisliften bij, met een signaal ruim voor een keuring verloopt, zodat je nooit materieel inzet dat niet meer aantoonbaar veilig is voor de ploeg die ermee werkt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een verhuisbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een verhuisbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we meteen tussenopslag inrichten als we dat nog niet aanbieden?
Nee, de meeste verhuisbedrijven starten met opname, offerte, ploegplanning en facturatie, en voegen tussenopslag toe zodra daar vraag naar ontstaat vanuit klanten die tussen twee woningen zitten.
Is er verschil in inrichting tussen particuliere en zakelijke verhuizingen?
Ja, een zakelijke verhuizing vraagt vaak om extra velden voor meerdere locaties en facturatie aan een bedrijf, terwijl een particuliere verhuizing met minder velden toe kan. Beide lopen in dezelfde planning, met een eigen inrichting per type klant.
Kunnen we later een module voor internationale verhuizingen toevoegen?
Ja, dat sluit aan op dezelfde opnames en klantgegevens. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van de nieuwe module, zonder dat bestaande planningen opnieuw ingericht hoeven te worden.
Wat als onze ploegen met verschillende materieelsets werken?
Elke ploeg krijgt zijn eigen materieel en beschikbaarheid in het systeem, zodat de planning nooit een verhuizing toewijst aan een ploeg die niet over de juiste verhuislift of het juiste materiaal beschikt.