Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om ritplanning, wagenparkbeheer, klantportaal, facturatie en margeanalyse in één keer aan te zetten. Bij een transportbedrijf werkt dat averechts, omdat de planning de spil is waar al het andere op leunt: zonder een rit die klopt met rij- en rusttijden en laadruimte, heeft nacalculatie niets betrouwbaars om op te rekenen. Begin je met te veel schermen tegelijk, dan verdwijnt de aandacht van de planner precies naar de rit van morgen in plaats van naar het nieuwe systeem.
Daarom richten we eerst de ritplanning in met rij- en rusttijden, tarieven en laadruimte, samen met de basisgegevens van het wagenpark. Zodra dat een paar weken betrouwbaar draait, volgen klantportaal en leverbetrouwbaarheid, en pas daarna de nacalculatie en margeanalyse per rit, die pas iets zeggen als de onderliggende planning al klopt.
De modulesets voor een transportbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: ritten, tarieven en rij- en rusttijden
Dit is de kern van elk transportbedrijf: een rit plannen die binnen de rij- en rusttijden past en tegen het juiste tarief wordt gefactureerd.
Wagenpark en chauffeurs
Voor het wagenpark en de mensen die erin rijden: brandstof, onderhoud, certificaten en beschikbaarheid.
Laadruimte en klantcontact
Als de basis draait, volgt grip op laadruimtebenutting en zicht voor de klant op waar zijn zending is.
Geld en cijfers
Nacalculatie per rit en facturatie die aansluit op wat een zending werkelijk heeft gekost.
Wat elke module doet voor transportbedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een transportbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Transport & expeditie | Branchemodules | De branchemodule voor het wegtransport: rittenbeheer, tarieven per zending en chauffeursuren in samenhang, als basis onder de rest van de inrichting. |
| Routeplanning | Logistiek & Transport | Plant de volgorde van laad- en losadressen op basis van venstertijden en verkeer, met rij- en rusttijden van de chauffeur meegerekend. |
| Rittenregistratie | Wagenpark & Materieel | Legt kilometers, laadmeters en tijden per rit vast, de basis voor nacalculatie en voor een fiscaal sluitende kilometeradministratie. |
| Vrachtbrieven (CMR) | Logistiek & Transport | Genereert de digitale vrachtbrief per zending en houdt hem gekoppeld aan de rit, klaar voor een controle of een discussie over schade. |
| Verzendkostenberekening | Logistiek & Transport | Berekent het tarief per zending op basis van kilometers, pallets of gewicht, met actuele brandstof- en tolkosten meegenomen. |
| Wagenparkbeheer | Wagenpark & Materieel | Houdt kenteken, berijder en kosten van elk voertuig bij, zodat je in één overzicht ziet welke vrachtwagen wat kost. |
| Tankpassen & brandstof | Wagenpark & Materieel | Koppelt tankbeurten automatisch aan voertuig en rit, zodat brandstofverbruik per rit zichtbaar is zonder losse tankbonnen te verzamelen. |
| APK- & onderhoudssignalen | Wagenpark & Materieel | Waarschuwt ruim vóór een keuring of onderhoudsbeurt, zodat een vrachtwagen niet onverwacht stilstaat op de dag van een geplande rit. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Bewaakt de geldigheid van chauffeursdiploma's, ADR-certificaten en andere verplichte papieren per chauffeur. |
| Track & trace-portaal | Logistiek & Transport | Laat verladers hun zending zelf volgen, van planning tot aflevering, zonder dat ze de planning hoeven te bellen. |
| Dock- & slotplanning | Logistiek & Transport | Plant laad- en lostijden bij klanten met een vast tijdslot, zodat een vrachtwagen niet onnodig hoeft te wachten voor de poort. |
| Vervoerdersvergelijking | Logistiek & Transport | Vergelijkt tarieven als je zelf een keer capaciteit bij een andere vervoerder moet inkopen om een piek op te vangen. |
| Leverbetrouwbaarheid-KPI | Logistiek & Transport | Meet het percentage ritten dat op tijd is afgeleverd, per chauffeur en per klant, nuttig bij een jaarlijks contractgesprek. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Zet het afgesproken tarief per zending automatisch om in een factuur, inclusief eventuele brandstoftoeslag. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Maakt van elke rit of elk voertuig een kostendrager, zodat je werkelijke kosten tegen omzet per rit kunt afzetten. |
| Marge-analyse | Business Intelligence | Zet tarief, brandstof en chauffeursuren per rit naast elkaar, zodat zichtbaar wordt welke routes en klanten nog renderen. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een transportbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een transportbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met de ritplanning of met het wagenpark?
Meestal met de ritplanning en tarieven, omdat daar de dagelijkse omzet vandaan komt. Wagenparkbeheer met onderhoud en certificaten sluit meestal in een tweede fase aan, zodra de planning op orde is.
Is een koppeling met de tachograaf verplicht om te starten?
Nee, maar de meeste transportbedrijven nemen die al in de eerste fase mee, omdat rij- en rusttijden dan meteen meetellen in de planning in plaats van er achteraf apart op gecontroleerd te worden.
Kunnen we later een tweede vestiging of eigen materieelonderhoud toevoegen?
Ja, een nieuwe vestiging of een extra proces zoals materieelonderhoud sluit aan op de bestaande inrichting, en je betaalt alleen de inrichtingsuren van dat nieuwe onderdeel.
Wat als onze klanten allemaal een ander tarievenmodel hanteren?
Dat stellen we per klant of contract in tijdens de implementatie, zodat de een per kilometer en de ander per pallet of vast bedrag per zending wordt gefactureerd, zonder dat de planner dat handmatig hoeft te onthouden.