Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding bestaat om meteen dashboards, klachtenregistratie en uitgebreide contractrapportage aan te zetten naast de planning zelf. In de praktijk werkt dat averechts bij een taxibedrijf, omdat je grootste groep gebruikers de chauffeurs zijn, die tussen twee ritten door geen tijd hebben voor een ingewikkeld scherm. Krijgen zij op dag één te veel schermen te zien, dan werken ze eromheen en klopt de ritregistratie nooit, wat precies de data ondermijnt waar de rapportage aan de gemeente op moet steunen.
Daarom richten we eerst de planning, de ritregistratie en de koppeling met de boordcomputer in. Draait dat een paar weken betrouwbaar, dan volgen contractbeheer, klachtenregistratie en de rapportage voor prestatie-eisen vanzelf, omdat de ritdata eronder al klopt. Wagenparkbeheer en onderhoudssignalen voegen we toe zodra het dagelijkse ritproces op straat stabiel staat, niet eerder.
De modulesets voor een taxibedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: ritten, chauffeurs en boordcomputer
Zonder een sluitende koppeling tussen rit, chauffeur en boordcomputer is elke rapportage aan een opdrachtgever een reconstructie achteraf. Dit is de kern waar contractvervoer en facturatie op leunen.
Contractvervoer en verantwoording
Wmo- en leerlingenvervoer draaien op meetbare prestatie-eisen; zonder rapportage die daar één op één op aansluit, is elke evaluatie met de gemeente een welles-nietes.
Geld: facturatie per opdrachtgever
Straatritten, contractvervoer en zakelijke ritten hebben elk hun eigen tarief en factuurregels, en dat moet kloppen tot op de ritregel, ook als een opdrachtgever meerdere tariefafspraken tegelijk heeft.
Wagenpark en chauffeurs
Voertuigen met rolstoeltoegang, onderhoudsmomenten en chauffeurs met geldige documenten vragen om planning die verder kijkt dan de rit van vandaag, anders valt een auto op het verkeerde moment uit.
Wat elke module doet voor taxibedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een taxibedrijf betekent |
|---|---|---|
| Buitendienstplanning | Service & Buitendienst | Wijst elke rit toe aan de chauffeur die qua locatie, rijtijd en beschikbaarheid het beste past, of het nu een contractrit voor de gemeente is of een straatrit die net binnenkomt. Zo blijft een chauffeur zelden onnodig leeg staan tussen twee opdrachten. |
| Kaartweergave buitendienst | Agenda & Planning | Toont alle chauffeurs en lopende ritten live op de kaart, zodat de planner een nieuwe rit toewijst aan de auto die het dichtst in de buurt is in plaats van aan de eerstvolgende die toevallig vrij lijkt. |
| Rittenregistratie | Wagenpark & Materieel | Legt gereden kilometers per rit en per voertuig fiscaal sluitend vast, inclusief de ritten die voor een contractopdrachtgever zijn gereden. De basis voor zowel de km-administratie als de onderbouwing richting de gemeente. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Bevat rijbewijs, chauffeurskaart, verklaring omtrent gedrag en medische keuring per chauffeur, met een signaal ruim voordat een van die documenten verloopt. Zo plan je nooit iemand in die op dat moment niet mag rijden. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Houdt de geldigheidstermijn van de chauffeurspas en aanvullende certificaten zoals rolstoelvervoer per chauffeur bij, met een waarschuwing ruim voor de vervaldatum in plaats van een verrassing op de dag van de rit. |
| Service-SLA-bewaking | Service & Buitendienst | Bewaakt de stiptheids- en wachttijdnormen uit contracten voor Wmo- en leerlingenvervoer per rit, met een escalatie zodra een norm dreigt te worden overschreden, nog voordat de opdrachtgever daar zelf achter komt en erover belt. |
| Klachtenregistratie | Kwaliteit & Certificering | Legt elke klacht van een passagier of opdrachtgever vast met rit, chauffeur en afhandeling, zodat je bij de periodieke evaluatie met de gemeente cijfers hebt in plaats van een indruk of een los geheugen. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Toont bezetting, stiptheid, klachten en omzet per contract en per chauffeur op één scherm, zodat je een tegenvallende maand ziet aankomen in plaats van pas bij de facturatie aan het einde van de periode. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Bewaakt looptijd, tarief en prestatie-eisen per contract met een gemeente of zorgverzekeraar, met een signaal ruim vóór een aanbesteding of verlenging aan de orde is, zodat je nooit stilzwijgend doorrijdt op verouderde voorwaarden. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Stelt facturen op per opdrachtgever met de onderliggende ritdetails die gemeenten en zorgverzekeraars voor hun eigen verantwoording nodig hebben, zonder dat je die apart samenstelt aan het einde van de maand. |
| E-facturatie (UBL) | Facturatie & Betalingen | Gemeenten en grotere zorgopdrachtgevers eisen digitale facturen in een vast formaat. Zonder deze module land je facturen alsnog handmatig in het inkoopportaal van de opdrachtgever, met alle overtypfouten van dien. |
| Prijs- & margeafspraken | Facturatie & Betalingen | Legt per opdrachtgever het afgesproken tarief vast, of dat nu een vaste contractprijs is, een kilometertarief of een vast bedrag per rit, en past dat automatisch toe op elke factuur die de deur uitgaat. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Maakt elk contract of elke ritsoort een eigen kostendrager, zodat je ziet of een contractrit tegen het afgesproken tarief nog rendeert of eigenlijk verlies draait op de lange termijn, ruim voor de eerstvolgende onderhandeling. |
| Wagenparkbeheer | Wagenpark & Materieel | Houdt voertuigen met hun kenteken, chauffeur en specifieke uitrusting zoals een rolstoellift bij, zodat de planning altijd het juiste voertuig aan de juiste rit koppelt in plaats van het eerste voertuig dat vrij is. |
| APK- & onderhoudssignalen | Wagenpark & Materieel | Waarschuwt ruim voor een keuring of onderhoudsbeurt van een voertuig, zodat een auto niet halverwege een dienst met contractritten uitvalt wegens een gemiste onderhoudsafspraak die allang op de kalender stond. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een taxibedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een taxibedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we meteen alle contracten met gemeenten in het systeem zetten?
Nee, je begint doorgaans met je grootste of meest kritieke contract, bijvoorbeeld Wmo-vervoer, en breidt uit naar andere opdrachtgevers zodra de rapportage daarvoor betrouwbaar draait.
Is er verschil in inrichting tussen straattaxi en contractvervoer?
Ja, contractvervoer vraagt om extra velden voor prestatie-eisen en klachtregistratie per opdrachtgever, terwijl straatritten meer leunen op snelle toewijzing en tariefberekening. Beide lopen in dezelfde planning, met een eigen inrichting per ritsoort.
Kunnen we later een module voor zakelijk vervoer of luchthavenritten toevoegen?
Ja, dat sluit aan op dezelfde planning, chauffeurs en voertuigen. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van de nieuwe module, zonder dat bestaande contracten opnieuw ingericht hoeven te worden.
Wat als onze prestatie-eisen per gemeente verschillen?
Elk contract krijgt zijn eigen normen voor stiptheid, wachttijd en klachten, met een eigen rapportagevorm. Dat wordt bij de implementatie per opdrachtgever ingericht, niet als één vaste sjabloon voor iedereen.