Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om bewonersdossier, rooster, medicatiecontrole, familieportaal en dashboards in één keer aan te zetten. Bij een zorginstelling die dag en nacht draait, is dat lastig, want een nachtdienst met weinig collega's heeft geen ruimte om vier nieuwe schermen tegelijk te leren. Wordt de medicatiecontrole niet als eerste zorgvuldig ingericht omdat iedereen tegelijk aan andere onderdelen moet wennen, dan is precies het onderdeel met het grootste risico niet als eerste geborgd.
Daarom richten we eerst het bewonersdossier, het dienstrooster en de dubbele medicatiecontrole in, zodat de dagelijkse zorg en de overdracht tussen diensten meteen kloppen. Zodra dat een paar weken stabiel draait, sluiten we incidentenregistratie en het familieportaal aan, en komen dashboards als laatste, wanneer de basis al betrouwbaar is.
De modulesets voor een zorginstelling
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: bewonersdossier en rooster
De kern voor elke zorginstelling: een bewonersdossier met zorgprofiel en zorgplan, en een dienstrooster dat dag, avond en nacht dekt.
Medicatieveiligheid en kwaliteit
Voor het borgen van de dubbele controle bij risicomedicatie en het vastleggen van incidenten en klachten volgens de geldende norm.
Familie en bezoek
Zodra de basis staat, geeft een portaal familie inzicht en houdt bezoekersregistratie overzicht wie er langskomt op een afdeling.
Personeel en compliance
Bij ploegendiensten rond de klok met verpleegkundigen en verzorgenden vragen registraties, verzuim en privacy om structurele bewaking.
Wat elke module doet voor ouderenzorg en verpleeghuizen
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een zorginstelling betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Het bewonersdossier bundelt zorgprofiel, zorgvraag, medicatie en afspraken over onvrijwillige zorg op één kaart, direct raadpleegbaar bij het begin van een dienst. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Zorgplannen, CIZ-indicaties en correspondentie met het zorgkantoor staan bij het bewonersdossier, zodat een controle niet uitloopt op zoeken in mappen. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | Dag-, avond- en nachtdiensten worden ingedeeld op basis van bevoegdheden en beschikbaarheid, met de zorgzwaarte van de afdeling als uitgangspunt in plaats van een vast sjabloon. |
| Dagstart-overzicht | Agenda & Planning | Elke dienst begint met een overzicht per bewoner en de bijzonderheden van de vorige dienst, zodat een overdracht niet afhangt van wie nog tijd had om het mondeling te vertellen. |
| Checklists ter plaatse | Service & Buitendienst | De dubbele controle bij risicovolle medicatie en andere vaste zorgmomenten worden afgevinkt vóór afronding, zodat een controle niet ongemerkt wordt overgeslagen bij drukte. |
| Incidentenregistratie | Facilitair & Veiligheid | Een val, een medicatie-incident of een ander voorval wordt met oorzaak en vervolgactie vastgelegd, bruikbaar bij de eigen kwaliteitscyclus en bij een vraag van de inspectie. |
| Klachtenregistratie | Kwaliteit & Certificering | Een klacht van een bewoner of familielid wordt met datum, aard en afhandeling vastgelegd, in lijn met de Wkkgz-klachtplicht. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Bezetting per dienst, openstaande medicatiecontroles en het aantal bewoners per zorgprofiel staan op één scherm voor de locatiemanager. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Familie ziet algemene voortgang en aankondigingen zonder dat het medisch dossier wordt gedeeld, wat telefoontjes tijdens drukke momenten scheelt. |
| Bezoekersregistratie | Facilitair & Veiligheid | Bezoek aan een bewoner wordt aangemeld en geregistreerd, wat overzicht geeft op een afdeling en bruikbaar is bij een calamiteit of een uitbraak van een besmettelijke aandoening. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | BIG-registratie van verpleegkundigen en diploma's van verzorgenden staan gescheiden per medewerker, met verloopdatums direct zichtbaar. |
| Verzuimregistratie | HR & Personeel | Een ziekmelding voor een nachtdienst komt meteen bij de planning terecht, zodat vervanging niet pas bij het begin van de dienst wordt geregeld. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Een signaal vóór een BIG-registratie of verplichte scholing verloopt, zodat niemand onbedoeld zonder geldige bevoegdheid wordt ingeroosterd. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Inzage- en correctieverzoeken van bewoners of hun vertegenwoordiger worden gestructureerd afgehandeld, met een logboek van wanneer dat is opgepakt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een zorginstelling, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een zorginstelling, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alles tegelijk inrichten?
Nee. De meeste zorginstellingen beginnen met het bewonersdossier, het dienstrooster en de dagelijkse overdracht. Medicatiecontrole, familieportaal en dashboards volgen doorgaans in een tweede fase.
Is er een aparte module voor elke afdeling in ons huis?
Een afdeling krijgt een eigen rooster en bewonersgroep binnen dezelfde inrichting, niet een compleet los systeem. Zo blijft overzicht over de hele locatie mogelijk terwijl elke afdeling zijn eigen bezetting houdt.
Kunnen we later een tweede locatie toevoegen?
Ja, een nieuwe locatie krijgt eigen afdelingen en rooster binnen dezelfde inrichting, met dezelfde bewonersdossiers en medicatiecontrole. Je betaalt alleen voor de inrichting van die uitbreiding.
Wat als een checklist niet precies bij ons zorgproces past?
Checklists voor overdracht en medicatiecontrole worden bij de implementatie op jouw protocollen afgestemd. Wijzigt een protocol later, dan passen onze consultants de checklist aan zonder de rest van de inrichting te raken.