Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Collectiebeheer, retouren, inkoop en klantenportaal in één keer aanzetten lijkt logisch omdat ze in mode nauw samenhangen, maar het werkt averechts als de maat-kleurmatrix zelf nog niet op orde is. Elke module die daarop bouwt, van retourenbeheer tot verkooptrends, is zo goed als de onderliggende variantdata. Begin je met een portaal voor winkeliers voordat de matrix compleet is, dan bestellen klanten in een structuur die niet klopt met wat je daadwerkelijk kunt leveren.
We richten daarom eerst de collectie- en voororderstructuur in, met de volledige maat-kleurmatrix en de basis orderverwerking. Zodra dat een seizoen lang betrouwbaar draait, volgen retourenbeheer en contractbeheer voor klantspecifieke afspraken, en pas daarna het bestelportaal en de analysemodules voor de volgende collectie.
De modulesets voor een modegroothandel
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: collectie, voororders en varianten
De kern van deze branche: zonder een kloppende maat-kleurmatrix is elke voororder een bron van verwarring bij het uitleveren.
Retouren en klantafspraken
Voor de retourpercentages en seizoensafspraken die in mode structureel onderdeel zijn van de handel, niet de uitzondering.
Inkoop en collectieplanning
Voor de vertaling van voororders naar productie en de keuze wat het volgende seizoen in de collectie komt.
Kanalen en facturatie
Als collectie en voororders staan, volgen het portaal voor winkeliers en facturatie op werkelijke levering.
Wat elke module doet voor mode- en textielgroothandel
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een modegroothandel betekent |
|---|---|---|
| Groothandel | Branchemodules | De branchemodule als basis voor klantspecifiek assortiment en staffelprijzen, aangevuld met de voororder- en variantsturing die mode specifiek nodig heeft. |
| Productconfigurator | Sales & Offertes | Bouwt de maat-kleurmatrix op waarin winkeliers hun voororder samenstellen, zodat elke variant apart besteld en gevolgd kan worden. |
| Voorraadreserveringen | Voorraad & Magazijn | Reserveert per variant de aantallen die op voororder zijn toegezegd, zodat een winkelier nooit een maat krijgt beloofd die al aan een ander is toegewezen. |
| Verkooporders | Sales & Offertes | Voororders worden als order vastgelegd met levertermijn per variant, en automatisch omgezet in een leveringsopdracht zodra de collectie binnenkomt. |
| Prijslijsten & staffels | Sales & Offertes | Klantspecifieke staffelkortingen en seizoensacties worden automatisch gecombineerd en toegepast op de factuur. |
| Retourenbeheer (RMA) | Logistiek & Transport | Verwerkt retouren met een vastgelegde reden per variant, zodat verkeerd bestelde maten en seizoensafspraken apart zichtbaar zijn. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Legt retourafspraken en kortingsvoorwaarden per grotere klant vast, zodat een seizoensafsluiting niet leidt tot discussie over wat is toegezegd. |
| Creditnota's | Facturatie & Betalingen | Retouren worden na beoordeling direct als creditnota verwerkt en gekoppeld aan de oorspronkelijke voororder. |
| Inkooporders | Inkoop & Leveranciers | Definitieve voororders worden vertaald naar inkoop- of productieopdrachten bij de fabrikant, met levertermijn per variant. |
| Offerteaanvragen (RFQ) | Inkoop & Leveranciers | Voor het vergelijken van producenten bij het samenstellen van een nieuwe collectie, op prijs, kwaliteit en levertijd. |
| Verkooptrends | Business Intelligence | Laat zien welke stijlen, kleuren en maten de afgelopen seizoenen daadwerkelijk verkochten, als basis voor de volgende collectie. |
| B2B-bestelportaal | E-commerce & Retail | Winkeliers plaatsen zelf hun voororder in de maat-kleurmatrix, tegen hun eigen staffelprijs en zichtbare levertermijn. |
| PIM | E-commerce & Retail | Collectiefoto's, maattabellen en materiaalinformatie worden eenmaal beheerd en consistent gepubliceerd naar portaal en webshop. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Facturen worden opgemaakt op basis van de werkelijk geleverde variant en aantallen, tegen de afgesproken staffelprijs. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een modegroothandel, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een modegroothandel, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met voororders of met retourenbeheer?
Bijna altijd met voororders en de maat-kleurmatrix, omdat retourenbeheer pas goed werkt als duidelijk is wat er precies per variant geleverd is. Retourenmodules volgen in de tweede fase.
Is een bestelportaal alleen zinvol bij veel winkeliers?
Ook bij een kleiner klantenbestand scheelt het portaal tijd, omdat winkeliers zelf hun voororder in de matrix invullen in plaats van die telefonisch of per mail door te geven aan de binnendienst.
Kunnen we contractbeheer voor retourafspraken later toevoegen?
Ja, contractbeheer sluit aan op de bestaande klant- en orderregistratie en kan op elk moment worden geactiveerd zodra je met grotere klanten specifieke retourafspraken maakt.
Wat als onze collecties per merk een andere maatvoering hebben?
De maat-kleurmatrix wordt per collectie en merk apart ingericht, zodat een maat 38 van het ene merk niet wordt verward met een andere maatvoering van een ander merk in dezelfde catalogus.