Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om meteen alles aan te zetten: pensionstalling, lesplanning, voer- en hoefsmidschema's, wedstrijdinschrijving en personeelsroosters tegelijk. Bij een manege werkt dat slecht, omdat de stalmedewerkers en instructeurs hun dag al vol hebben met de verzorging van de paarden zelf. Worden ze op dag één met vijf nieuwe schermen geconfronteerd, dan blijft het whiteboard in de zadelkamer toch de plek waar de actuele informatie staat.
Daarom richten we eerst in wat dagelijks nodig is: de paarddossiers met voer- en hoefsmidschema, de pensioncontracten en de lesplanning voor ruiters. Draait dat een paar weken stabiel, dan volgen wedstrijdinschrijving en de personeelsmodules, omdat die vooral waarde hebben als de basis van paard en ruiter al op orde is.
De modulesets voor een manege
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: paarden, ruiters en lesuren
Dit is waar een manege om draait: wie rijdt op welk paard, in welke les, en onder welke pensionafspraak. Zonder deze basis blijft de rest gissen.
Verzorging en hoefsmidschema's
Voer, gezondheid en hoefverzorging per paard zijn niet iets wat je aan een whiteboard mag overlaten als de stalmedewerker wisselt.
Geld: pension, lesgeld en wedstrijden
Zodra paarden en lesuren goed geregeld zijn, wil je in één overzicht zien wat pension, lesgeld en wedstrijden samen opbrengen.
Personeel en stal
Instructeurs en stalmedewerkers hebben eigen roosters, en de voerraad in de schuur moet niet halverwege de winter opraken.
Wat elke module doet voor maneges en paardenhouderijen
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een manege betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Contactgegevens van ruiters en pensioneigenaren, hun paard, lesniveau en openstaande facturen staan op één kaart, in plaats van verspreid over een lesschrift en een apart kasboekje. |
| Onderwijs & cursussen | Branchemodules | Lesgroepen, niveau-indeling en voortgang per ruiter staan centraal, met facturatie van lesabonnementen en losse rijlessen automatisch daaraan gekoppeld. |
| Terugkerende afspraken | Agenda & Planning | Een vast lesuur of een hoefsmidbezoek dat elke zes weken terugkomt, staat als vaste reeks in de agenda, met uitzonderingen voor bijvoorbeeld een vakantieperiode. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Pensionovereenkomsten met tarief, opzegtermijn en afspraken over verzorging staan centraal, zodat een aflopend contract niet stilzwijgend blijft doorlopen tegen een verouderd tarief. |
| Abonnementsfacturatie | Facturatie & Betalingen | Pensiontarieven en lesabonnementen met verschillende niveaus worden automatisch doorberekend, inclusief een tussentijdse wijziging als een paard van pensionvorm verandert. |
| Dierenpensions & trimsalons | Branchemodules | Boekingen en vaccinatiechecks per dier, hier toegepast op paarden in pension, houden bij welk paard wanneer aankwam en of de gezondheidsgegevens compleet zijn. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Vervaldatums van vaccinaties, wedstrijdlicenties van paard en ruiter, en instructeurscertificaten worden bewaakt, zodat er nooit gestart wordt op een verlopen bewijs. |
| Receptuurbeheer | Productie & Planning | Het voerrantsoen per paard, met toleranties voor bijvoorbeeld extra mineralen op advies van de dierenarts, staat vast in plaats van op een whiteboard in de zadelkamer. |
| Afspraakherinneringen | Agenda & Planning | Eigenaren en stalmedewerkers krijgen automatisch bericht voor een hoefsmidbezoek of vaccinatie, zodat het ritme van zes weken niet per ongeluk wordt overgeslagen. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Losse kosten zoals een extra hoefsmidbezoek of een dierenartsconsult worden per paard en per eigenaar gefactureerd, zonder dat de manege dat achteraf moet uitzoeken. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Maandelijkse pensiontarieven en vaste lesabonnementen gaan automatisch de deur uit, inclusief een jaarlijkse tariefaanpassing als die is afgesproken. |
| Eventregistratie | Marketing & Groei | Inschrijvingen voor een eigen concours, met startlijst en inschrijfgeld, worden digitaal verzameld in plaats van op losse formulieren bij de kantine. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Pensionomzet, lesgeld en wedstrijdinkomsten staan naast elkaar, zodat de manegehouder niet met losse Excel-overzichten naar de accountant hoeft. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Contracten en certificaten van instructeurs en stalmedewerkers staan op één plek, inclusief een eventuele VOG voor wie met jeugdige ruiters werkt. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | Stalmedewerkers en instructeurs worden ingepland op basis van het lesrooster en de dagelijkse verzorgingsronde, zodat een vroege voerbeurt nooit onbemand blijft. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Hooi, krachtvoer en strooisel worden bijgehouden zodat de schuur niet halverwege de winter leeg raakt op het moment dat de leverancier net geen voorraad heeft. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een manege, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een manege, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste maneges starten met pensionadministratie, lesplanning en de voer- en hoefsmidschema's per paard. Wedstrijdinschrijving en personeelsmodules volgen vaak in een tweede fase.
Werkt een module ook als we naast pension ook eigen lespaarden hebben?
Ja, pensionpaarden en lespaarden staan in hetzelfde systeem maar met een ander type dossier: bij een lespaard hoort een lesrooster, bij een pensionpaard een eigenaar en een pensioncontract.
Kunnen we later uitbreiden zonder de bestaande stalindeling overhoop te halen?
Ja, een manege kan gefaseerd uitbreiden zonder opnieuw te beginnen. Een nieuwe module wordt aangesloten op je bestaande paarden, ruiters en eigenaren, en je betaalt alleen de inrichtingsuren van die uitbreiding.
Is er ook iets voor een fokkerij naast onze manege?
Dekregistratie, drachtigheid en veulens kunnen als apart dossiertype naast de bestaande paardendossiers worden ingericht, met een eigen tijdlijn los van pension en lesuren.