Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Alles tegelijk aanzetten werkt slecht bij een makelaarskantoor, omdat een object in een paar weken tijd door meerdere fases gaat en niet elke medewerker op elk moment met dezelfde schermen werkt. Zet je bezichtigingsplanning, biedingenbeheer, dossieropbouw en marketinganalyse allemaal tegelijk aan, dan verdrinkt de makelaar die net een bezichtiging moet inplannen in functionaliteit die pas bij transport relevant wordt. Daarom bouwen we eerst het proces van bezichtiging tot bod, en pas daarna de rest.
Eerst richten we objectbeheer, bezichtigingsplanning, leadopvolging en het documentbeheer in, want dat raakt elk object vanaf de eerste dag. Draait dat stabiel, dan volgen het transactiedossier met digitale ondertekening, de courtagefacturatie en de marketinganalyse, want die bouwen voort op objectgegevens die al kloppen.
De modulesets voor een makelaarskantoor
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: objecten, bezichtigingen en biedingen
Elk traject begint met een goed gevuld object, een planning voor bezichtigingen en een overzicht van wie er interesse toont.
Transactie: dossier, ondertekening en courtage
Zodra er een akkoord ligt, moet het dossier compleet worden en de courtage op het juiste moment gefactureerd worden.
Kwaliteit en erkenning
Voor de brancheorganisatie en voor kopers en verkopers moet je aantoonbaar volgens de regels werken.
Groei en opvolging
Als het dagelijkse proces staat, komen leadopvolging en klanttevredenheid als groeimotor aan bod.
Wat elke module doet voor woningmakelaars
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een makelaarskantoor betekent |
|---|---|---|
| Makelaardij | Branchemodules | De branchemodule zelf: objectbeheer met bezichtigingen, biedingen en transactiedossiers. Zonder deze laag hebben de overige modules niets om op te staan. |
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Geïnteresseerden boeken zelf een bezichtigingsmoment binnen de tijdvakken die jij openzet, zonder dat daar telefonisch overleg voor nodig is. |
| Leadbeheer | CRM & Relatiebeheer | Iedereen die op een object heeft gereageerd, wordt vastgelegd met interesse, budget en financieringsstatus, zodat opvolging niet van het geheugen van de makelaar afhangt. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Kopers en verkopers hebben één dossier met contactgegevens, bezichtigingen en correspondentie, in plaats van verspreide notities per medewerker. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Foto's, plattegronden, energielabel en identiteitsdocumenten horen bij het object en zijn direct terug te vinden zodra het dossier compleet moet zijn. |
| Contractenkluis | Documenten & Workflow | De opdracht tot dienstverlening en de koopovereenkomst staan met looptijd en voorwaarden centraal, met een signaal als een handtekening nog ontbreekt. |
| Digitale handtekeningen | Documenten & Workflow | Koopovereenkomst en opdrachtbevestiging worden rechtsgeldig digitaal ondertekend, zodat een handtekeningronde niet de reden is dat een transport uitloopt. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Courtageafspraken, looptijd van de opdracht tot dienstverlening en eventuele intrekkingsvoorwaarden staan centraal bewaakt per object. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | De courtagefactuur wordt automatisch klaargezet zodra de transportdatum in het dossier bekend is, zodat die niet vergeten wordt tussen twee andere opdrachten in. |
| Keurmerkenbeheer | Kwaliteit & Certificering | Erkenning bij NVM, VBO of VastgoedPRO en de verplichte nascholing per makelaar worden bewaakt op vervaldatum, zodat de erkenning niet stilzwijgend verloopt. |
| Afspraakherinneringen | Agenda & Planning | Kandidaten krijgen vooraf een herinnering aan hun bezichtigingsafspraak, wat het aantal no-shows bij een drukke bezichtigingsdag merkbaar terugbrengt. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Verkopers volgen zelf hoeveel bezichtigingen en biedingen er zijn geweest, zonder dat daar telefonisch een update voor nodig is. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met objecten in verkoop, bezichtigingen deze week en de gemiddelde doorlooptijd tot transport, in plaats van dat handmatig bij te houden. |
| Leadbron-analyse | Marketing & Groei | Zichtbaar wordt of interesse via funda, een aanbeveling of eigen advertenties binnenkomt, zodat je weet waar je marketingbudget het meeste oplevert. |
| Klanttevredenheid (NPS) | CRM & Relatiebeheer | Na een geslaagd transport wordt de tevredenheid van koper en verkoper uitgevraagd, wat weer bruikbaar is bij een volgende aanbeveling. |
| Contactmomenten-log | CRM & Relatiebeheer | Elk telefoontje, bezichtiging en mailtje wordt automatisch gelogd bij het object, zodat een collega die overneemt niet blind een dossier in hoeft te duiken. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een makelaarskantoor, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een makelaarskantoor, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Is het verplicht om met het hele pakket te starten?
Nee. De meeste makelaarskantoren starten met objectbeheer, bezichtigingen, leadopvolging en het documentbeheer. Keurmerkenbeheer en marketinganalyse volgen vaak in een tweede fase.
Onze werkwijze wijkt af van de standaard. Werkt dat dan?
Dan passen we hem aan op jouw procedure, of we bouwen een maatwerkmodule. Een module is een startpunt; de inrichting volgt jouw proces.
Kan er later een module bij zonder dat de inrichting omvalt?
Ja. Een nieuwe module wordt aangesloten op je bestaande objecten, klanten en dossiers. Wat je betaalt zijn de uren voor die uitbreiding, geen tweede implementatie.
Is er iets specifiek voor kantoren die ook verhuur bemiddelen?
Verhuurbemiddeling loopt via dezelfde objectstructuur, met een eigen dossiertype voor huurovereenkomsten en een andere courtageberekening dan bij verkoop.