Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om meteen alles aan te zetten: installatiebeheer, storingsdienst, contracten, keuringen en dashboards tegelijk. Bij een koeltechniekbedrijf werkt dat averechts, omdat de storingsdienst pas goed functioneert als installatiegegevens en koudemiddelregistratie al op orde zijn. Zet je de SLA-bewaking aan voordat de basis van installatiebeheer klopt, dan escaleert het systeem op basis van onvolledige gegevens en mist het juist de installaties waar het risico het grootst is.
Daarom beginnen de meeste koeltechniekbedrijven met de branchemodule, installatiebeheer en het F-gassenlogboek. Draait dat een paar weken stabiel, dan voegen we storingsdienst en contractenbeheer toe, en pas daarna keuringsbewaking en marge-analyse, omdat die leunen op een compleet en actueel installatiedossier.
De modulesets voor een koeltechniekbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: installaties en koudemiddelregistratie
De branchemodule voor koeltechniek vormt het fundament: installatiegegevens, koudemiddelinhoud en het verplichte logboek op één plek, waar de rest van je bedrijfsvoering op aansluit.
Storingsdienst en planning
Voor het moment dat een supermarkt of horecazaak midden in de nacht belt en een monteur binnen het uur nodig heeft.
Geld: facturatie en marge
Contractwerk en spoedwerk buiten contract vragen elk hun eigen afhandeling, maar wel vanuit dezelfde klant- en installatiegegevens.
Onderhoud en garantie
Voor de periodieke lekdichtheidscontrole, het keuringsdossier en de garantiebeoordeling per installatie.
Wat elke module doet voor koeltechniekbedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een koeltechniekbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Koeltechniek & installatie | Branchemodules | De branchemodule zelf: koudemiddelregistratie, verplichte logboeken en installatiegegevens per klant. Zonder deze basis heb je bij elke andere module alsnog geen actueel beeld van welke installatie waar staat. |
| Installatiebeheer | Service & Buitendienst | Houdt per klant bij welke installatie waar staat, met koudemiddeltype, inhoud en historie, direct beschikbaar voor een monteur die 's nachts wordt opgeroepen. |
| Servicecontracten | Service & Buitendienst | Legt per klant de reactietijd en contractvoorwaarden vast, zodat bij een storingsmelding meteen duidelijk is welke afspraak geldt. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Signaleert voordat het persoonscertificaat van een monteur voor het werken met koudemiddelen verloopt, zodat je niemand inzet die niet meer bevoegd is. |
| Storingsregistratie | Service & Buitendienst | Vangt storingsmeldingen op met adres, klachtomschrijving en urgentie, direct zichtbaar voor de dienstdoende monteur van de 24-uursdienst. |
| Buitendienstplanning | Service & Buitendienst | Plant reguliere onderhoudsbeurten naast spoedmeldingen, met de dichtstbijzijnde bevoegde monteur automatisch voorgesteld. |
| Monteursvoorraad | Service & Buitendienst | Houdt bij welk koudemiddel en welke onderdelen op elke bus liggen, zodat een monteur niet eerst langs het magazijn hoeft bij een nachtelijke storing. |
| Service-SLA-bewaking | Service & Buitendienst | Bewaakt de afgesproken reactietijd per contract en escaleert automatisch als een supermarkt met spoedcontract te lang moet wachten. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Factureert onderhoudscontracten periodiek en automatisch, zodat je administratie zich kan richten op het afzonderlijk gefactureerde spoedwerk. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Factureert spoedwerk buiten contract met het juiste nachttarief, herleidbaar naar de oorspronkelijke storingsmelding. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Maakt van elk contract een kostendrager, zodat je ziet welke klant of installatie structureel meer onderhoud kost dan de contractwaarde dekt. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Toont openstaande storingen, reactietijden en verlopende lekdichtheidscontroles op één scherm. |
| Onderhoudsplanning | Service & Buitendienst | Plant de verplichte periodieke lekdichtheidscontrole per installatie automatisch in op basis van koudemiddelinhoud en wettelijke termijn. |
| Meterstanden & inspecties | Service & Buitendienst | Registreert keuringen van drukhoudende onderdelen met datum en uitkomst, direct terug te vinden bij een volgende controle. |
| Garantiebeheer | Service & Buitendienst | Legt per installatie onderhoudsgeschiedenis en lekdichtheidscontroles vast, nodig om een garantieclaim op een compressor of onderdeel te beoordelen. |
| Storingsanalyse | Service & Buitendienst | Herkent installaties met terugkerende storingen, zodat je een structureel probleem kunt aankaarten in plaats van steeds hetzelfde lek te verhelpen. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een koeltechniekbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een koeltechniekbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules meteen afnemen?
Nee. De meeste koeltechniekbedrijven starten met de branchemodule voor installatiebeheer en het F-gassenlogboek, en breiden daarna uit met storingsdienst en contractenbeheer.
Is de 24-uurs storingsdienst een aparte module?
De storingsdienst zelf regel je met je team; de module zorgt dat meldingen, bereikbaarheid en busvoorraad op elk moment inzichtelijk zijn, ook midden in de nacht.
Wat als een module niet helemaal aansluit op onze manier van werken?
Dan stemmen we tijdens de implementatie velden, logboekindeling en checklists af op jouw proces. Blijft er iets over dat structureel afwijkt, dan bouwt je consultant daar een aparte module voor.
Kost het veel moeite om later nog een module toe te voegen?
Nee, die module bouwt voort op de klanten en installaties die al in het systeem staan. Je betaalt uitsluitend de tijd die nodig is om die ene module in te richten.